對高校學生檔案管理工作的三點反思

郭海霞

（長治學院 歷史與旅游文化管理系，山西 長治 046011）

對高校學生檔案管理工作的三點反思

郭海霞

（長治學院 歷史與旅游文化管理系，山西 長治 046011）

高校學生檔案的管理工作涉及到學生思政素養、專業特長、潛在能力等各項指標，是社會各部門首次擇取畢業學生最權威、最直接、最實際的依靠資料。按照規定，無論是個人、集體，還是國家企事業部門，凡所涉及的各種文字、聲像、圖表等形式多樣的信息載體，都是我國檔案法界定的檔案內涵。高校是實踐黨的教育路線的重要部門，為了更好地在新形勢下執行黨的教育路線，高校的學生檔案工作必須做到與時俱進，在十七大精神的指導下，為更好地完成新世紀的人才培養任務而不斷奮斗。

學生檔案；管理；長效機制

按照《中華人民共和國檔案法》的規定，檔案工作屬于我國現代社會的政治、經濟、文化等事業發展中的人事歷史紀錄范疇。這項工作涉及到人才思政素養、專業特長、潛在能力等各項指標，是社會各部門首次擇取畢業學生最權威、最直接、最實際的依靠資料。按照規定，無論是個人、集體，還是國家企事業部門，凡所涉及的各種文字，聲像，圖表等形式多樣的信息載體，都屬于我國檔案法界定的檔案內涵范圍。高校是我國社會主義文化事業的重要組成，高校學生檔案的管理工作對高校的科研、教學和學生思政、學習、生活以及就業等工作意義重大。對之進行行之有效的管理，這不僅是我國檔案法賦予高校的權力，也是高校在社會主義建設事業中應盡的義務。但是，從現狀來看，高校學生檔案工作與社會發展水平存在一定差距，對此，筆者重點探討以下三點內容。

首先，在社會發展過程中，高校學生檔案存在問題。從改革開放以來，四十多年了，專門以高校學生檔案為中心的法律條文卻不多。在檔案法的框架下，有不少相關條文只是“兼顧”或“涉及”的性質，專門為之立法的則不多。[1]這種情況是不符合我國當前社會的發展要求的，尤其是在高校擴招政策實施之后，當“包分配”等舊政策廢止，人才市場、崗位競聘等新事物出現之后，原有的不足與弊端就顯得非常突兀，有些地方甚至到了影響正常工作的地步。可以說，在我國經濟改革與社會發展的“動”的態勢下，與意識形態關系較緊密的高校的改革步伐就顯得略微滯后。但是，筆者認為，高校是一個非常復雜、多面的文化機構，所承擔的社會角色不止一面，在思政、理論之外，它還有經濟、改革、民生與建設和諧社會的另一面。因此，高校學生檔案——這個在改革之前和之初主要以記錄個人政治成分、家庭出身、思想狀態等政治訴求為主的工作，在今天應加上、突出時代賦予的另一方面內涵，即適合信息化社會和和諧社會建設的全方位、長期的信息管理。

現代社會要求高校學生檔案必須確保以學生為主體的信息建設工作全面、準確、及時、方便和實用。學生檔案不只是學生階段性的紀錄，一旦過時就作廢為一堆“廢紙”，而是一個個人在學生階段的學習、生活、考試成績的可靠文件。這項工作說到底是對社會主義人才的培養、使用、交流和發展的全程監督和管理，是對每一個個人的成長的歷史紀錄，也是社會對人才的擇取、歸類、適用于管理的原始依據。簡言之，高校學生檔案不但是高校為“學生”走向社會之前所作的一份思想政治鑒定書，也是高校為其“產品”走向國內、國際兩個市場之前所制定的產品說明書。從后者的意義上來說，我們的高校學生檔案工作還有許多亟待完善之處。

其次，對學生檔案工作的認識有待改變。正如前文所說，隨著改革開放的推進，高校學生檔案的內涵變得更加豐富。高校在從事教育工作的同時，也在無形中參與社會經濟的管理工作，這里不但有理論的純正、意義的嚴肅，也有個效益的提高的問題。我們難以想象在人才發現、使用、交流十分重要的當今社會，作為人才培養與管理的重要環節的高校，卻不能及時、準確地提供行之有效的學生檔案。而這正是當前高校學生檔案工作的不足之處。當然，從程序上來說，學生走入高校時有學籍檔案，從高校走向社會時也有，當這些裝在袋子里的文件更多時候只是一種手續，甚至形式，只例行公事地有“十多個公章、七八張相片、一些手印”[2]之類，未能充分發揮其信息交流、人才擇取的憑依的作用。在此類程序化的檔案之中，常見的不足是很多的，不健全的管理制度是其中之一。現在，不少高校的檔案管理模式為師生二分制：認識、組織等部門主管學校老師員工檔案，學生處、各系和就業指導中心主管學生檔案。前者受重視程度明顯大于后者：有明確的制度建設，而且不斷在更新之中；有專人專事專款，軟硬件設施齊全；有統一的模式要求，有方便的錄入與查詢渠道，有物質與虛擬兩套系統，有專職專業管理人員等等。而這些正是后者所缺少或者不全的地方，只要改變對學生檔案意義和重要性的認識，那么從制度建設到檔案管理諸環節的不完善之處就容易發現，并能及時改進了。

最后，應建設高校學生檔案的專門化的、長效管理機制。學生檔案的管理，與社會經濟效益密切相關，管理者應積累經驗，科學探索，結合各高校特色走出一條便捷高效的管理之路。首先在時間上必須是長效的，應從學生在高中時的體檢、思政、學習成績、高考試卷到大學時期的軍訓考核表、各科成績表、獎懲情況表、入黨材料、社團活動、科研成果表、畢業登記、工作去向等內容對學生的個人發展信息做一“動態”紀錄。在此過程中，從中學到大學，從學校到社會，學生檔案的管理與學生培養必須是同步的，環環相接的，不能因時、因地而有形式上或重視程度上的差別。這就不僅僅是高校一家的職能范圍所能做到的事，這里要求政府牽頭，多部門協作，統一管理，全面全程落實。只有這樣，學生檔案的建設和管理的長效機制才能真正建立。其次，學生檔案管理必須走專業化之路，有學有專長的專業人員從事此項工作的理論和實踐，而不能僅僅由學生處或系辦工作人員“順便”兼管。在此基礎上，應具備專門的硬件設施，專款運作，有專業化的工作流程和制度保障。這些專業化的要求，可以確保此項工作從建檔到查詢的可靠、便捷，避免人財物的浪費，避免重復勞作和低效率使用等現象。在形式上，比如紙張規格、填寫時的筆墨要求、簽章與否、圖表模式、相片大小、頁面模式、日期方位與大小寫區別等等細節，都應有詳細的規定。這樣，行之既久，漸成行規，專業化也就是職業化，就是習慣乃至文化。這樣，學生檔案的管理就走出了高校圍墻，成為信息社會建設的一分子了。

黨的十七大對我國新形勢下的教育路線有明確規定：“要全面貫徹黨的教育方針，堅持育人為本、德育為先，實施素質教育，提高教育現代化水平，培養德智體美全面發展的社會主義建設者和接班人，辦好人民滿意的教育。優化教育結構，促進義務教育均衡發展，加快普及高中階段教育，大力發展職業教育，提高高等教育質量。重視學前教育，關心特殊教育。更新教育觀念，深化教學內容方式、考試招生制度、質量評價制度等改革，減輕中小學生課業負擔，提高學生綜合素質。堅持教育公益性質，加大財政對教育投入，規范教育收費，扶持貧困地區、民族地區教育，健全學生資助制度，保障經濟困難家庭、進城務工人員子女平等接受義務教育。加強教師隊伍建設，重點提高農村教師素質。鼓勵和規范社會力量興辦教育。發展遠程教育和繼續教育，建設全民學習、終身學習的學習型社會。”高校是實踐黨的教育路線的重要部門，為了更好地在新形勢下執行黨的教育路線，高校的學生檔案工作必須做到與時俱進，在上述精神的指導下，為更好地完成新世紀的人才培養任務而不斷奮斗。

［1］這類常見的規定都以學生管理規章為主，比如普通高等學校學生管理規定、高等學校學生行為準則、高等學校校園秩序管理若干規定等，此外涉及到學生檔案內容的還有各校制訂的學生守則之類的“內部文件”.

［2］王萬森.新時期文學作品選讀［M］.北京：高等教育出版社，2006.25-26.

G472.4

A

1673-2014（2012）04-0116-02

2011—06—07

郭海霞（1979— ），女，山西長治人，助理館員，主要從事辦公室檔案管理的理論和實際工作。

（責任編輯 王建華）