高校檔案管理者的職業走向

張慶杰，頊迎芳

（1.長治學院 組織部，山西 長治 046011；2.長治學院 人事處，山西 長治 046011）

高校檔案管理者的職業走向

張慶杰1，頊迎芳2

（1.長治學院 組織部，山西 長治 046011；2.長治學院 人事處，山西 長治 046011）

隨著信息化時代的日益發展，檔案由紙質時代逐步向電子時代邁進，高校檔案信息的提供利用也越來越朝著電子信息化方向發展。讓年輕化、專業化的管理人員介入，新老之間相互交流，實現傳承、創新與突破；讓信息化、技術化的方法手段介入，兼顧紙質檔案和電子檔案，實現檔案管理的銜接與蛻變，是高校檔案管理者的職業走向。

高校；檔案；四化兩介入

隨著信息化時代的日益發展，檔案的紙質時代已經逐步向電子時代邁進，高校檔案信息的提供利用也越來越朝著高效信息化方向發展。我們在傳承、保留與創新之間要凸顯“高效”、“利用”和“安全”，所以年輕化、專業化、信息化、技術化是高校檔案管理者的職業走向。

一、高校檔案管理者的現狀與存在的問題

目前處在“夾縫時代”的高校檔案管理者有許多觀點、理念、知識、技能上的“缺氧斷電”現象，存在的問題需要高校領導層關注和重視。

（一）低學歷、老齡化致使其知識、技能不能及時與當前形勢接軌

許多高校都習慣把學歷層次較低或年齡偏大的教工安置在檔案館（室），認為檔案管理者只是收集、登記、整理、裝訂等一些簡單工作，他們更能安得下心，更能坐得住，而年輕人不適合這樣的崗位。除了思想上的不重視，筆者認為這種觀念已經遠遠落后于檔案事業的發展速度了。低學歷的人在學習和把握一些抽象理論與技術含量較高的技能上（如軟件的開發與利用）會比較吃力。年齡偏大的人對于接收新觀念、新思想、新事物、新技術、新手段從心理上會有排斥感，從掌握程度講也會滯后于年輕人，如果再談及轉化和創新應用會有更多的障礙。當然筆者這里說的是普遍性，不代表所有個體、個案。

（二）非專人、非專業導致檔案管理水平和信息化水平低下

目前許多高校并沒有建立起綜合檔案館，教工人事檔案、學生檔案、文書檔案實質上都由其相關部門獨立管理，如人事檔案在組織部或人事處，這些檔案的管理人員多半都在本部門兼職，在日常工作中常常都是其他事情趕在前面做，檔案放在最后管。日積月累，許多人事檔案不能及時處理，出現了手續不完備、信息不齊全，不能及時歸檔等現象，所以專人專管很重要。

高校檔案缺乏專業性的人才和團隊。馮惠玲教授提出檔案管理要“推行文檔一體化全程管理、使文件、檔案工作由點為線；提高信息管理、知識管理水平，提高智能化信息服務，使文件、檔案管理由線到面；開展社會化服務，使文件檔案信息服務由面為網。”[1]而要實現點、線、面、網的結合必須要有專業化的管理人才和管理隊伍，需要專業化的管理者以他們的專業知識為契合點，結合實際，在實踐中連成專業技能的線，從而串成檔案信息的面，織成社會服務的網。

（三）管理重心未變降低了學校各項工作的速度

由于傳統的檔案管理理念在許多檔案工作者心中根深蒂固，檔案管理沒有真正從傳統的“手工管理”模式中解放出來，缺乏“現代化管理”的理念和技術。加拿大檔案學家特里·庫克指出：一個全新知識體系及相應的工作模式的建立”，“不是舊事物的簡單修補，甚至不是新策略的謀劃，而必須以基本概念、基本理論、基本定義的根本性轉換為前提”，同時倡導“必須停止扮演實體保管員的角色，而成為概念、知識的提供者”。[2]

（四）技術滯后影響檔案實體及信息安全

“制度防線、環境防線、技術防線、人員防線、保密防線”[3]這五道防線是實現檔案實體與信息安全的重要保障。目前許多高校檔案管理者在建立檔案安全體系上仍然停留在過去簡單的制度建設和八防措施上，對于新的諸如“異質備份”、“異地備份”技術手段不理不睬。對于檔案軟件的開發利用維護技術依然陌生。管理隊伍老齡化又從另一方面削弱了信息化檔案安全的壁壘。

二、高校檔案管理者的職業走向

通過分析當前高校檔案管理的現狀，筆者認為目前許多高校的檔案管理人員存在低學歷、老齡化、非專業、少技術等問題，這些問題的存在不僅會直接影響到高校檔案事業發展，同時也會影響到學校教職工的利益，影響學校發展的水平和速度，所以高校檔案管理者必須確立新的職業走向——“四化兩介入”。即讓年輕化、專業化的管理人員介入，新老之間相互交流，實現傳承、創新與突破；讓信息化、技術化的方法手段介入，兼顧紙質檔案和電子檔案，實現檔案管理的銜接與蛻變。

三、“四化兩介入”走向的具體實施

“四化兩介入”的模式走向需要“以人才引進為契機，以扎實技能為核心，以信息建設為動力，以檔案安全和開發利用為目的”，從而實現高校檔案管理的良性運行機制。

（一）制定合理的人才引進計劃，分階段引進人才

高校檔案工作不是一蹴而就的，需要分階段、分步驟進行。各個高校可以根據本校的具體實際，既要照顧到“老人”，也要適時補充新人，分批次、按比例為高校檔案館（室）引進學歷和專業層次較高的年輕教工專門從事檔案工作，逐步實現高校檔案管理隊伍的年輕化、專業化，不斷優化管理隊伍的年齡結構、專業結構、學歷結構。

（二）啟動檔案管理人員培訓進修機制

各個高校應該定期安排檔案管理人員外出學習，尤其是上級部門召開的重要會議和培訓班要積極參加，從而領會國家新的政策、法規和文件精神，及時指導工作。還可以通過個人進修，或去其他高校、企業、行業觀摩學習，或在各類檔案學會論壇中交流等方式不斷提高檔案管理者的理論素養，強化專業知識和業務能力，提高管理水平。

（三）“軟硬兼施”，加快高校檔案信息化建設步伐

檔案管理必須要走信息化的道路，實現手工管理向現代化管理的轉變。首先，高校領導要從思想上高度重視檔案信息化工作，然后劃撥資金為檔案室配備檔案電子化所需要的硬件和軟件形成電子檔案，實現檔案館藏“物理空間”與“邏輯空間”的對接和轉變，實現檔案“實體整合”與“概念整合”[4]的對接和轉變，以更快的速度、更有效的方式為學校干部選拔任用、職稱晉升、工資變動等涉及教工利益信息及時傳遞給相關部門。

（四）強化技術防線，保障檔案實體與信息安全

在檔案的開發利用過程中要堅持“預防為主、防治結合”的方針，對于實體檔案要注意物理的、化學的、人為的因素，對于電子檔案要有效運用電腦加密、防止病毒入侵、異地異質備份等技術手段，強化制度防線、環境防線、人員防線、技術防線、保密防線，保證實體檔案和電子檔案的信息安全。

［1］馮惠玲.拓展職能——“夾縫時代”檔案職業的生存之策，中國首屆檔案學博士論壇論文集［M］.北京：中國人民大學出版社，2001.105.

［2］特里·庫克（加）.電子檔案與紙質文件觀念：后保管與后現代主義社會里信息與檔案管理中面臨的一場革命［J］.山西檔案.1997，（2）：8-9.

［3］楊冬權.在中央和國家機關檔案工作會議上的講話［J］.中國檔案，2011，（5）：19.

［4］覃兆劌，葉海燕.現代檔案職業觀與檔案工作者角色［J］.檔案.2003，（5）：9.

G270

A

1673-2014（2012）04-0114-02

2011—05—08

張慶杰（1983— ），男，河南信陽人，助理館員，主要從事檔案管理與研究工作。

頊迎芳（1980— ），女，山西懷仁人，檔案館員，管理學碩士，主要從事檔案管理與研究工作。

（責任編輯 單麥琴）