論新形勢下對高校教學秘書素質的要求及隊伍建設

劉燕華

（東莞職業技術學院，廣東 東莞 523808）

論新形勢下對高校教學秘書素質的要求及隊伍建設

劉燕華

（東莞職業技術學院，廣東 東莞 523808）

高校教學秘書是學校院系、教師和學生溝通的橋梁和紐帶。教學秘書是高校教學管理成員之一，是基層管理者，在新形勢下，教學秘書的工作在教學管理中隨著高校的發展日益突出.本文結合自己近5年在高職院校從事教學秘書的工作實踐和體會，分析新形勢下高校教學秘書應該具備的教學管理素質，并提出了建設教學秘書隊伍的措施.

高校教學秘書；教學管理；管理素質；隊伍建設

“教學是立校之本，科研是強校之路”，教學工作是高校重中之重的工作，而教學管理的好壞直接影響著教學工作的好壞，而教學秘書又是教學管理好壞的關鍵所在，顯而可見，教學秘書素質的高低、能力的大小、工作質量的好壞直接影響到高等學校的發展和未來.因此，教學秘書必須在新的形勢下，不斷提高自己的綜合能力和業務素質，發揮助手秘書、組織協調等作用.而且，作為高校必須重視教學秘書工作，提高教學秘書的職業素質，讓教學秘書工作成為高等院校實施教學管理可持續發展的重要保障.

1 新形勢下教學秘書在高校教學管理中的“角色”及定位

教學秘書是高校教學管理基層的管理者和執行者，它是接受院領導和教務處的業務指導，是系領導實施教學管理的得力助手，是聯系老師與學生之間教學活動的橋梁和紐帶，起到承上啟下、協調溝通學校教學管理工作信息渠道的作用.

總的來說,教學秘書扮演的是“服務教學、服務教師、服務學生”的角色，其定位應該是高校中的教學管理者，即協助系主任和教務處做好教學常規管理工作.在新時代下，教學秘書不能僅滿足于做一般教學管理工作，而且還要充分發揮自己的主觀能動性，不斷提高自己的綜合能力和業務素質，做好院系領導的“助手秘書”，同時發揮組織協調、教學改革等作用，特別對學生進行“管理育人”的等作用：

1.1 發揮助手秘書作用

教學秘書主要協助院領導管理全院教學工作，院（系）領導是決策人，而教學秘書是決策執行者.作為院（系）領導，在管理上不可能面面俱到，那么，教學秘書在執行決策以及處理一些突發性、偶發性事件時，根據當時的情況，在不違背原則的情況下可以靈活處理.如臨時調課、停課等

1.2 發揮組織協調作用

教學秘書的組織協調的目的就是使學校的教學資源的有效配置和教學效應得到最佳發揮，所以在學期開始，就要完成上令下達，下情上報工作，要將學校、教務處的各項規章制度以及相關規定傳達到學院各位老師或學生，而且要做到及時準確，使教學工作井然有序.處理師生關系上，要使全院成為一個堅強的整體，擰成一股繩，不僅要靠領導的力量，還有賴于教學秘書發揮組織組織協調作用，協調各種關系，緩和矛盾，營造和諧、友善的工作氛圍.

2 新形勢下對高校教學秘書的素質要求

綜上所述，教學秘書不只是服務教學、服務教師、服務學生的“通信員”、“勤雜工”，教學秘書對高校的教學質量管理起了相當大的作用.在新形勢下，高校教學秘書工作內容多，范圍大，且不限于一般教學管理工作，協調、服務、監督和管理等工作要做得面面俱到.在繁重但又看似平常的工作中，要認真細致，如果協調不好，可能造成教學事故，嚴重影響教學質量和教學秩序.因此，在新形勢下對一位優秀的教學秘書應具備良好的職業基本素質可概括為：具備四種能力，樹立兩種精神，認真履行好崗位職責.

2.1 具備四種能力

2.1.1 具備過硬的文化專業知識和計算機操作技能.高職院系專業多，專業性強，課程又各具特色，這就要求教學秘書除了應具備本學科專業知識以外，還應熟悉本部各專業的人才培養方案、培養目標、培養要求、主要課程、主干學科和實訓環節、教學進程安排、各課程的學分分配等，以便更好的協助系主任制定開課計劃和有關課程設置及相關問題做出合理的解釋，因此教學秘書還必須熟悉的應用計算機進行相關的教學管理工作，既能提高工作效率，又能降低誤差.

2.1.2 具備高水平的表達能力.教學秘書必須具有良好的書面表達能力，如起草清晰、簡明的文件，整理材料寫出概括、嚴謹的報告等等;同時應具有口頭表達準確、簡潔、生動、流暢的能力，并能將二者有機地結合起來，產生良好的整體效應.

2.1.3 具備較強的組織和應變能力.教務秘書經常要組織一些教學輔助活動，如召開期中教學質量評估座談會，期末考試動員會等活動，這就要求教務秘書要表達清晰，善于把握時機，組織安排妥當，形式要多樣，內容要豐富，期待達到理想的教育、教學目的.同時，高校教學秘書要注重提高自身在教學管理工作中的應變能力，對于突發的教學事故采取有效的處理辦法，可以在一定程度上給教師、學生挽回不利的局面.

2.1.4 具備良好的溝通協調能力.溝通協調能力就是要做好信息傳遞，處理和反饋工作；做好上情下達，下情上呈的工作.教務秘書在處理系內外的教學管理事務中處于核心地位.這就要求教務秘書既要堅持原則，又要在原則允許的情況下做出靈活的處理，注意處理個人與領導和外界的關系，做到自覺地服從上級，主動地配合同級.不能簡單地把自己看成是“傳聲筒”和“收發室”，尤其是要努力創造一個良好的環境，化阻力為動力，更好的實現工作目標.

2.2 樹立兩種精神

2.2.1 既要有奉獻精神，又要有方法.教學秘書扮演的是“服務教學、服務教師、服務學生”的角色，面對性格迥異、受教育程度、生活環境不同的教師和學生，使教學秘書的服務對象有了特殊性，服務的難度加大.由于教師和學生是學校的主體，因此，教學秘書的工作必須具有奉獻精神，建立在真心誠意服務的基礎上，急教師所急，解學生所難，任勞任怨，全心全意為教師和學生服務.同時，教學秘書的工作又有必須有方法，就是要求教學秘書必須具有彈性的人格魅力，具藝術性的說話口碑、與時俱進的創新思維，能高標準、高質量的全力以赴保障好、組織好、完成好各項工作.

2.2.2 既要有敬業精神,又要有服務意識.教學秘書的工作主要是服務性工作，很多是瑣碎的，任務繁重，這就要求教學秘書既要有敬業精神，又要有服務意識.教學秘書必須把服務作為基本職能，充分認識和理解服務的崇高偉大，樹立自覺服務的角色意識，在教學活動中甘當配角，真誠熱愛配角這一角色，把自己的全部熱情和精力投入到服務活動中去，像春蠶吐絲一樣一絲不茍、嚴謹認真，富于主動精神和責任感.

3 建設高素質的教學秘書隊伍之可持續發展措施

由上面我們可以看出，教學秘書隊伍作為教學管理隊伍的主力軍，發揮助手秘書、組織協調、教學改革等作用.但是在高校中，教學秘書總是處于弱勢群體，無論在職稱評審上，還是業務學習和干部選拔上都得不到應有的重視；另外，教學秘書的思想政治意識談薄，綜合素質參差不齊.因此，建設一支可持續發展的教學秘書隊伍，提高管理水平，是高等院校迫切急需研究的課題，也是高等院校實施教學管理可持續發展的重要保障.具體措施如下:

3.1 轉變觀念，重視教學秘書工作，完善教學秘書管理體制是先導

教學秘書責任大，精神壓力大，但是長期得不到重視，更有甚者說：教學秘書的工作就是“跑腿的差”和“傳話筒”，為此教學秘書隊伍的思想波動，工作中，看不到自己的未來和希望，因此，明確教學秘書相應的職責和權利，確保工作的順利進行，穩定教學秘書隊伍，激發教學秘書工作的積極性和主動性都起來非常重要的作用.

首先，建立健全績效機制，細化績效考核，從定量和定性兩方面進行評價和評估，重點考核教學秘書的“績”，給予優秀的教學秘書雙重獎勵即物質獎勵和精神獎勵，讓每一位教學秘書都能感覺到有良好的發展前途與方向，增加其優越感和歸屬感.

其次要明確教學秘書的職責范圍,賦予其適度的管理權限,以體現教學秘書崗位的重要性；使其感覺到重視，更好的穩定教學秘書隊伍.

再之,必須建立人才隊伍合理流動機制，高校應及時補充新生力量，為教學秘書的晉升和轉崗提供儲備力量.因此，要預先做好培養開發,以“老”帶“新”,縮短新秘書進入角色時間,這將對教學管理工作起到非常重要的穩定作用.

3.2 嚴格要求，加強學習提高，強化教學秘書的綜合素質是關鍵

高校教學秘書工作不同于一般的行政管理工作,是一項科學性、知識性和實踐性很強的工作，所以教學秘書不僅要有思想理論知識而且要有熟悉的業務水平.在新形勢下，要建立健全這樣一支專業水平過硬的教學秘書隊伍，就要求教學秘書要系統地掌握教學管理的知識,熟悉學校教學管理的各項規章制度,還要熟悉掌握本部門的教學特點,了解相關部門的教學特點.只有具備以上的教學管理知識，才能不斷更新教學理念，才能更好的提高管理水平，實現“內行”管理.

同時，各級領導應給予教學秘書提供一系列的培訓，外出參觀學習的機會，定期研討、組織學術活動、接觸新思想、新理念，共同提高業務水平；給教學秘書進修的機會，加強理論知識的學習和綜合素質的提高，關注前沿的教育教學方面的動態，提高自身的綜合素質，提高管理水平.

3.3 注重規范管理,強調教學管理的創新能力的提升是質的飛躍

教學管理的創新是教學秘書順利完成教學管理工作的重要條件，也是教學秘書工作能力強弱的重要體現，有了科學的工作方法，教學秘書工作才能收到事半功倍的效果.從教學秘書工作的特點看，配合新時期高校教學管理改革和發展的需要，教學秘書要從以下幾方面努力探索教學管理的新途徑、新方法和新思路：

3.3.1 首先，工作方法要創新，教學秘書要打破傳統的、呆板的工作方法，提高應急處理能力，不斷更新教學管理知識和理念，努力探索科學的方法，便自己的工作能力和水平不斷提高.科學的管理方法為教學管理工作的順利完成提供了重要條件.

3.3.2 其次，工作手段創新,在日新月異的網絡時代，教學秘書要充分計算機和網絡技術，使之成為教學管理的重要途徑,，通過校園信息平臺發布教學管理文件等，培養師生每天上校園信息平臺去查閱相關信息的習慣，從而提高工作的效率,使教學管理工作更快捷、更高效.

總之,了解教學秘書的工作內容，明確其應具備的基本素質，重視教學秘書隊伍建設,注重對他們的培養與提高,支持和尊重他們的工作，提供合理的職業發展空間，創造條件激發他們的工作積極性和能動性,提高工作效率,使他們增加工作的優越感和歸屬感，對穩定教學秘書隊伍,保證教學活動的順暢進行起到非常重要的作用.與此同時,教學秘書也要注重自我完善,這樣才能真正為提高高校教學管理水平和培養高質量的學生奠定堅實的基礎.

〔1〕賈玲.淺議院系教務秘書工作在高校的地位與作用——兼談教務檔案工作 [J].江蘇教育學院學報 (社會科版),2005(11).

〔2〕孫靜.淺析如何做好新時期高校教學秘書工作[J].太原大學教育學院學報，2009（B06）.

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