論高?；n案數字化的必要性和緊迫性

王 玲

（大連大學，遼寧 大連 116622）

論高校基建檔案數字化的必要性和緊迫性

王 玲

（大連大學，遼寧 大連 116622）

由于現代社會的不斷發展，高校基建檔案也受到了廣泛的重視.電子郵件、電子文書及電子報表等大量電子文件的出現為實現基建檔案數字化提供了良好的基礎.高?；n案數字化建設不但能夠提升基建檔案信息資源的共享程度，而且還有利于對檔案信息進行快速檢索，從而提升辦公的效率.本文闡述了基建檔案數字化的基本涵義，分析了基建檔案數字化需要的條件，并提出了高?；n案數字化的必要性以及緊迫性.

高校；基建檔案；數字化；必要性；緊迫性

隨著近年來我國高等教育的不斷迅速發展，高等院校的規模也在持續擴大，基礎設施自然也在增加，從而使高校基建檔案的重要性更加凸顯出來，實施科學管理已經勢在必行.然而，當前大量高校的基建檔案管理尚處于傳統的管理模式之下，在查找與利用時存在著一些不便之處.怎樣在數字化時代讓高校的基建檔案能夠不斷發展？這就需要應用現代信息技術來加快基建檔案數字化的步伐，從而推進高?；n案的數字化進程，這是高等院校檔案人員應盡的工作責任.

1 基建檔案數字化的基本涵義

所謂基建檔案數字化，主要是指運用電子計算機技術、掃描技術、攝影技術、數據庫技術以及多媒體技術等諸多高新技術，將各類載體的基建檔案轉化成為一種數字化形態的檔案信息，并運用數字化形式來存儲、利用，并通過計算機實施科學化管理，建立起更加有序的檔案信息庫，從而及時提供給利用者，以提供資源的共享.當前，大量高校所保存的基建檔案依然是以紙質或者照片載體形式而存在著的，只能適應于傳統意義上的管理以及傳播形式，因而難以實現數字化.基建檔案信息的資源價值不但無法充分地體現出來，而且還無法適應數字檔案館如今的發展形勢.因此，基建檔案數字化的內容可表現為：基建檔案數字化設施建設、檔案目錄信息數字化建設，檔案目錄數據庫建設、載體檔案數字化建設、檔案影像數據庫或者多媒體數據庫建設、高?；n案數字化鑒定建設等等.

2 基建檔案數字化需要的條件

2.1 電子文件能夠提供數據方面的支持

鑒于信息技術的不斷發展，辦公的自動化、標準化以及網絡化已經逐漸趨向于健全完善，由此，電子郵件、電子文書、電子報表、電子圖紙等大量的電子文件開始產生.電子文件的數據支持不會受到時間與空間等方面的影響，能夠實現資源的共享，從而為實現基建檔案數字化提供了良好的數據基礎.

2.2 數字化技術的支持已經趨向于成熟

現代多媒體技術和辦公自動化系統、檔案專業管理軟件的廣泛運用，已經實現了高等院?；n案工作從收文、發文、歸檔、電子存儲等許多環節的基建檔案數據轉換.通過運用于基建檔案工作的計算機軟件與硬件系統的大力技術支持，能夠為基建檔案數字化建設提供更好的基礎運行環境.

2.3 網絡建設為基建檔案數字化提供了基礎性條件

中國的網絡構架已完全形成，并且具備了網絡條件.可以說，通信網絡與計算機網絡建設為電子檔案的集中管理奠定了較好的基礎條件.高等院校的校園網絡建設已經為電子檔案的集中管理提供了良好的技術支持，并在網絡環境下提升信息資源的共享程度，而民眾信息意識的提升也為電子檔案的集中化管理創設出了較好的社會環境氛圍.

3 高?；n案數字化的必要性

3.1 適應基建檔案利用方式多元化的需要

高?；n案是在高校規劃、建設與管理過程中所直接形成的一種真實記錄，儲藏著豐富的信息資源.積極開發基建檔案信息是更好地發揮出基建檔案作用與價值的有效方式.作為基建檔案的一種重要存儲介質，當前我國高校的基建檔案載體主要是紙質檔案.這類傳統的紙質檔案存儲空間相當大、維護的成本偏高、查閱不夠便利，而且多數是由利用者到高校檔案室加以查閱.查閱者首先應當說明所要利用的基建檔案的內容，填寫查檔申請表格，再由檔案員通過檢索的方式來查找出所需要的檔案原件，從而供利用者進行查閱或者復印.這一利用方式具有大量問題，尤其是頻繁使用檔案原件，容易造成破損.所以，傳統意義上的檔案利用手段無法滿足目前的現實需要.也難以適應當前數字化時代高校基建檔案的不斷發展.實施檔案數字化，不但能改進高校基建檔案的利用形式，而且同一份基建檔案能夠同時提供給全體需要它的查閱者共享，而不會再受到時間、空間等方面的限制.

3.2 適應基建檔案數量急劇增加的需要

由于我國高等教育事業的不斷發展，高?；n案的數量在快速增加，如果還是依賴于傳統意義上手工管理根本無法滿足檔案現代化管理的要求，尤其是鑒于高等學校辦公自動化系統以及數字化信息平臺的投入使用，這就為高校基建檔案的數字化建設提供了良好的平臺.高等院校數字化校園建設對基建檔案數字化以及信息化提出了新的更為迫切的需求.

3.3 適應高校數字檔案館建設的需要

高校基建檔案的數字化在實質上是實現高校綜合檔案館的檔案管理從傳統管理方式走向現代管理方式的重要手段.基建檔案是高校檔案體系中十分重要的組成部分，也是高校數字檔案館建設的基礎環節.如今，各所高校均在全力推動數字化檔案館建設.假如基建檔案未能實施有效的數字化整理與加工，那么建設高校數字檔案館的目標自然也就無法實現.

4 高?；n案數字化的緊迫性

4.1 基建檔案數字化是高校檔案管理發展的必然趨勢

鑒于高校辦公自動化系統、檔案專業管理軟件的逐步運用，高校檔案的形成方式也出現了相當大的變化.比如，各類文件的起草、簽發、催辦以及歸檔等發文的全過程均在計算機中進行，這一變化就顯示出高校基建檔案工作更多的是要建立機讀式檔案.

4.2 基建檔案數字化是高校檔案一體化管理的迫切要求

實現高校檔案的一體化管理能夠便于保持基建檔案間的相互聯系，從而發揮出整體上的優勢，有利于高校基建檔案的保管及利用.高校以前關于文書檔案、科技檔案、產品檔案以及基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統意義上的分類方法將被打破，取而代之的則是要在信息集成系統當中對各管理模塊以及流程加以設計.高?；n案數字化能夠極大地促進高?；n案的一體化管理程度，從而實現信息的共享，并能提升基建檔案的利用率.使用計算機來管理檔案，能夠實行基建檔案的自動編目、檢索與統計，并且依據不同的要求編制出全宗目錄、分類目錄以及目錄索引等內容，以實現基建檔案的標準化管理.

4.3 基建檔案數字化是當前計算機技術發展的必然產物

計算機技術可謂是如今新技術革命中的一項先導技術.在文件管理中，應當充分應用計算機來實施文件接收、查找、借閱、鑒定應當銷毀的文件等檔案利用管理工作.在高?；n案的管理進程中，應當利用計算機來開展檔案收集、整理、編制檢索等，而且還可用在庫房管理之中.在基建檔案的鑒定管理上，應當運用計算機的各項功能.另外，計算機運用也將更加廣泛地運用基建項目檔案，比如可以編制出大型的索引，以為檔案編研人員提供服務，并且進行檔案統計.

5 結束語

總的來說，高校基建檔案數字化已經成為計算機信息技術以及高校數字檔案館建設的重要產品，也是各種新型數字化文件、檔案信息化建設的重要結果.為了切實推進基建檔案數字化建設，應當積極轉變基建檔案現工行作機制，從而讓基建檔案能夠煥發出生機與活力，促進社會的不斷進步與發展.高?；n案數字化建設有利于大學檔案信息資源的深度開發與利用，從而提升大學檔案信息資源的共享化程度，并且促進基建檔案信息的遠距離傳輸，以求提升高等院?；üぷ鞯霓k公效率，進而促進大學基建檔案工作的跨越式發展.

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