如何做好高校二級學院的教務管理工作

丁春霞

（南京曉莊學院 生物化工與環境工程學院，江蘇 南京 211171）

教務管理人員是高校各二級院系管理本學院教務工作的得力助手，是各種教學管理信息上傳下達的橋梁，是聯系學校、教務處及各院系的紐帶，是院系常規教學教務管理的重要崗位。因此教務管理人員做好教務管理工作對高校的協調、可持續發展具有重要意義。

一、教務管理人員應該加強主動服務意識，不斷提高服務水平。

教務管理是高校管理工作的重要組成部分，是維系學校教學機制正常運轉的樞紐，因此加強教務管理隊伍的建設及人員素質的提升就尤為重要。教務管理部門雖然是職能部門，但是教務工作本質上是服務性工作，涉及學校諸多部門。工作繁雜瑣碎。既為學校的教學服務，又為一線的教師服務；既要保證教學信息能夠及時傳達給老師和學生，又要保證老師和學生的意見和建議準確快捷地傳達給相關部門。可以說離開了服務，教務管理也就失去了它存在的價值和意義。教務管理人員應該樹立 “干一行愛一行才能通一行”的觀念，無論學習還是工作，熱愛學習才能學得好、學得精，熱愛工作才能干得好、干得精。對工作有了熱度，那么就能降低工作的難度，提高工作效率。教務管理人員應該以教師和學生為本，在工作中處理好管理和服務的關系，樹立管理就是服務的理念，進一步增強服務意識，以師生的需要作為開展教務管理活動的出發點，在教務管理中少一些強制，多一些服務。加強主動服務意識，不斷提高服務水平，是提高教務管理質量的關鍵。

二、教務管理人員應該加強培養綜合協調能力。

教務秘書工作是一項復雜的系統工作，工作過程就是對圍繞教學活動的若干環節進行科學排序，加以整理，提供服務。實踐中，教學秘書可將雜亂、隨機、零散地分布在教學活動這條主干線上的工作內容化整成以周、以月、以學期、以學年為單位的具體工作時間段，以點連成線再連成面，分析具體工作中各個環節隱藏的潛在聯系和規律，總結工作過程中什么事項應即辦，什么事項可緩辦，什么事項應追蹤，什么事項可連帶辦等等，積累寶貴的實踐業務經驗，進一步摸索出實踐業務技巧，提升自身的工作業務能力。教學秘書在行政上受學院和系部領導指導，在業務上還受教務處指導，崗位信息獲取和行政指令來源是多渠道的。這就意味著教學秘書須根據信息來源或者工作指示來回上下跑動，及時上傳下達，及時反饋，力求工作的實時性與實效性。教學秘書對工作要想做到亂中有序、心中有數，就必須學會勤記，形成簡明扼要的工作日志，然后根據工作日志上具體事項的輕重緩急以及連貫性整理思路，最后條理清晰、層次分明地將繁冗的工作事項逐項科學有序地展開。如此一來既能保證按時按質地完成工作任務，又能避免因為工作任務累積所致的疏漏。即便是有所疏漏，根據日志也能及時做出反應，采取相應的措施加以補救。二級學院秘書工作是一項復雜的系統工作，關系到學院教學工作的質量。所以要求教務秘書對自己的業務內容有充分的了解和把握。如了解學校教學管理的規章制度；參與課程、教學大綱、教學計劃的制定和執行；做好教師授課計劃的驗收上交，每學期公共課、必修課、選修課的排課等。教務秘書應具備資料的收集和歸檔處理能力，確保各項資料的完整、安全和有序。因而教務秘書既是教學活動基層的組織者之一，又是教學管理的承擔者，還是教學改革的促進者，工作性質十分重要，必須有較強的責任意識。教務秘書必須有服務意識以及自我犧牲的品質、樂于奉獻的精神、進取創新的意識和嚴肅認真的工作態度；熱情服務，提高服務質量，及時、準確、全面、周到地為教學工作服務，把自身與教學事業融入學校發展建設中，發揚敬業愛崗的奉獻精神，保質保量完成所承擔的工作任務。教務管理工作所具有的承上啟下、協調左右、聯系內外的特性，要求教務管理人員在構建和諧人際關系過程中，必須具備綜合協調能力。較強的綜合協調能力是對教務管理人員高效、高速地完成任務的客觀要求。教務管理人員要充分發揮組織協調功能，溝通協調領導與教師、學院與學院、教師與教師、學生與學生、教師與學生之間的關系。

三、教務管理人員應該具備良好的溝通能力。

現代教學管理活動處處離不開必要的溝通和有效的協調。在日常的教學管理中，經常有不和諧的因素存在。教學秘書要在協調的基礎上溝通信息，化解矛盾，融洽關系，統一認識和行動，保持良好的教學秩序，取得較好的教學效果。教務秘書在處理院系內外的教學管理事務中處于核心地位，不僅有案頭工作，而且要更多地與人溝通，與各部門協調。這就要求教務秘書在堅持原則的前提下，靈活地處理各方面的關系，做到自覺服從上級，主動配合同級，熱情對待下級，在日常工作中減少不必要的摩擦和爭端，創造一個和諧的工作氛圍，提高工作效率。比如在課表排定過程中，要征詢教師意見，事先考慮到教師居住地離學校的遠近，是否要接送孩子上下學等問題，在不影響教學的前提下，對確有困難的教師給予時間上的調整，盡量處理好幾方面的關系，排出能讓教師、學生、領導都滿意的課表。教務秘書除了完成日常教學中所涉及的工作任務，有時還要面臨關系到老師、學生個人利益的許多非常規性問題，比如認真統計參與年底二次分配的各項工作量，認真審核學生考試成績并提供精準的成績排名信息，解除師生的后顧之憂等。教務秘書還需處理好與其他各院系教務秘書之間的協調關系，比如組織非英語專業的學生進行大學英語模擬考試，就需要各個院系的秘書與大學英語教學部的秘書協調好考場、考試時間等問題，共同組織完成考試。教務秘書需要協調好與學校各職能部門之間的溝通。教務秘書的工作職責中，最基本的就是每學期組織落實完成各項教學工作，如專業教學培養方案的修訂、教材征訂、期末考試工作等教學活動，都由教務秘書協同分管教學的副院長與教務處及其他職能部門共同合作完成。協調是在溝通的基礎上進行的。教務秘書隨時接受并完成教務處下達的工作任務，同時隨時接受并完成院系下達的工作任務，這就要求秘書學會借助有效的溝通來協調院系與學校職能部門之間的關系，根據任務與任務之間的內在關聯靈活地調整工作節奏和工作環節，把握工作的正確方向，保證高質高效完成教學工作任務。由此可見，教務秘書必須具有良好的協調溝通能力，與方方面面都建立起一種穩定默契的關系，才能順利地開展工作。

四、教務管理人員應該提高自身的業務素質。

教務管理人員必須具備較高的計算機操作水平。學校辦學規模的不斷擴大，對教學管理方法提出了高要求，于是需要處理的表格和數據信息量非常大，只有利用計算機進行數據處理，才能及時準確地發現并反饋、解決問題。這就要求教務管理人員在熟練使用常規辦公軟件的同時，還要深入學習并熟練掌握一些教務管理軟件，包括數據庫、網絡及打印機、復印機使用的知識也要具備。教務秘書業務工作不單是簡單的重復工作，而要利用現代化的管理手段、科學化的管理模式、先進的管理方法去藝術性地完成好基層教學管理工作。因此，教務管理人員應該加強自身的業務培訓，掌握新的信息和技術，使知識和技能得到及時不斷的更新、補充和提高，更好地運用好現代化的管理系統，使紛繁復雜的工作簡約化、程序化、制度化，提高教學與管理的工作效率。在具體工作環節中，要以一種不斷學習、刻苦鉆研的態度投入到實際工作當中去。工作性質不變，工作內容也不變，只要工作的方法變了，思路變了，效果自然也就大不同。教務秘書除了掌握一般的辦公軟件操作之外，還必須學會熟練運用基于網絡技術的教務管理信息系統，在提高專業理論水平的同時注重電腦操作能力的培養，鉆研現代信息化管理技術，并和本職工作相結合，嫻熟、高效地應用教務管理信息系統。

五、教務管理人員必須具備嚴格的紀律觀念。

教務管理必須具備嚴格的組織紀律觀念，還要有強烈的保密意識和高度的責任心以及規范的職業行為。要遵守各項規章制度，嚴格要求自己。如果在工作中遇到違法亂紀的行為，要根據制度追究當事人的責任，該上報的絕不隱瞞，該處理的決不手軟，堅決不能因為一己私利而徇私舞弊，不得瞞報、漏報或不報；要做到心胸坦蕩，忠于職守，不為金錢利益所誘惑，對利用職權之便而弄虛造假、徇私枉法的行為要堅決抵制和打擊。教務管理人員只有具備了嚴格的組織紀律觀念，才能促進良好學風、教風和校風的形成和鞏固。比如說，教務管理人員在處理學生的學籍和畢業證書等問題時，一定要事實確鑿、公平公正，以防隨意辦事和憑經驗辦事，還要特別注意不能感情用事。與此同時，教務管理人員要勇于堅持原則和勇于采納正確意見，努力排除各種外界的干擾，自覺地維護學校的各種政策和制度的權威性。在審核查對應屆畢業生的畢業資格時，要根據畢業生每學期所執行的教學計劃來審核，全面系統地整理畢業班學生各學期課程所取得的成績，對那些轉學、轉專業或者留級降級及退學等存在學籍異記錄的學生的成績，更是要特別地加以關注，嚴格把關，以確保數據不出任何差錯；如果審查出學生不具備畢業資格，則需要客觀地說明真實可信的依據和理由，一旦發現問題，及時查明原因，提出有效的解決辦法，并落實到位；如有特殊及意外情況，要及時上報到學院教務處，由教務處妥善處理。

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