專職輔導員體制下班級學生干部隊伍矩陣模型組織管理初探

吳慰春

（鹽城工學院，江蘇 鹽城 224000）

專職輔導員管理工作主管部門多，頭緒多，任務繁瑣；管理幅度大，一般要帶六個班（甚至更多），兩百多個性格不同的學生。只有依靠和充分發揮班級學生干部隊伍在大學生自我教育、自我管理和自我服務中的作用，輔導員才能把工作做好，因此要充分認識學生干部的角色和作用。他們作為輔導員的助手，幫助輔導員完成各級部門下達的任務；作為學生利益的代表，與代表學校的輔導員溝通信息，起橋梁和紐帶的作用；作為學生中的優秀分子，在各方面起模范表率作用；作為學生骨干，組織動員全班同學，調動大家的積極性。如果能夠充分發揮學生干部的這些作用，輔導員就一定能把工作做得更好。但是輔導員必須意識到，他是在指揮一支隊伍，一個組織，而不是簡單的一個個人。因此要把責任班級學生干部隊伍進行整合，形成一個整體。相同的學生干部通過不同的組織結構組合，他們所體現出的力量會存在明顯的差異。實踐證明，沒有哪種組織結構是無條件最優的，只有充分發揮組織資源的力量并且有利于實現組織目標的組織結構才是最理想的。［1］

本文借鑒組織行為學關于組織結構、激勵的成果，探討如何把幾個班級的學生干部隊伍有機地組合起來，形成一個整體，充分發揮團隊協作的力量，通過組織變革來提高專職輔導員的管理績效。

一、從金字塔形到矩陣形的組織結構變革

組織結構是指對工作任務如何分工、分組和協調合作。組織結構直接影響組織的績效、組織的管理、員工的行為等多個方面。組織結構的類型多種多樣，最常見的有金字塔形和矩陣形。金字塔形結構最典型例子是軍隊。［1］矩陣制組織又稱規劃－目標結構組織，是在直線職能制垂直形態組織系統的基礎上，再加一種橫向的領導系統。它把按職能劃分的部門和按產品（或工程項目、服務項目）劃分的小組結合起來組成一個矩陣，使每一名組織成員，既同原組織保持組織上和業務上的聯系，又參加產品或項目小組的工作。［2］組織結構設計的基本影響因素有四個：環境、戰略、規模和技術。就技術而言，隨著計算機和網絡等信息技術的發展，出現了各種新的溝通方式，使管理的跨度不斷拓展，時空距離大大縮短，傳統的管理層級逐步弱化，組織間的界限更加模糊，組織形式更加扁平化、低結構化。最為典型的就是“虛擬組織的出現”。［2］在輔導員工作中，博客、飛信、QQ群等網絡溝通工具已經得到普遍運用，為實現組織結構變革提供了有利條件。

班級學生干部隊伍金字塔形組織結構如圖一 （為便于解釋，模型作了簡化，下同）。其缺點有：

（1）協作效率低下。班長承擔的任務過重，而其他班干部任務過少，學生干部的工作主動性、積極性、創造性不高，班委會成員聯系松散，缺乏團隊精神，對一些團隊任務無能為力，自我管理水平、管理自動化程度差。

（2）不利于學生干部的教育和成長。由于任務過重或鍛煉不足，其他班干部與輔導員的接觸少，培養不夠，學生干部的成長緩慢。同時這種官僚結構更強調服從，而不是發揮個體的創造性，與民主平等的時代思想，與教育者的目的背道而馳。

（3）輔導員工作低水平重復。由于以上兩個原因，輔導員要花更多的時間和精力來指揮和控制，充當消防員的角色，無暇進行深度思考，工作容易流于簡單和粗放。

圖一：班級學生干部隊伍金字塔形組織結構圖

針對輔導員管理工作的主要特點，把幾個班的學生干部隊伍進行整合，在班委會的縱向結構上，加上以職能劃分的橫向結構。如把各班生活委員集中在一起，組織成一個生活管理小組，這個小組的每個成員都負責本班的班費管理和助學工作，在輔導員指導下協助完成學校助學工作部門布置的工作。從中選出一個生活小組負責人作為輔導員的專項工作助理，負責跟蹤工作全過程。增加一個職能小組結構，與學校職能部門對應，既完成各個上級部門布置的工作，又在各個班級落到實處，提高了工作效率。

在明確規定各個崗位職能的前提下，采用矩陣型組織結構，可以解決傳統組織結構的一些弊端。班級學生干部隊伍矩陣型組織結構如圖二。它的優點是：

（1）能提高協作效率。由于合理分工，組織結構扁平化，減少管理層級，調動了更多學生干部的力量。通過職能小組，把同類班干集中在一起，便于相互溝通和學習，能夠同時提高個體效率和協作效率。

（2）促進學生干部隊伍發展成熟。得益于更多的實踐和培訓機會，以及社會助長作用，學生干部進步更快。再通過選拔、配置、輪換、淘汰等手段，以及團隊協作經驗的積累，促進組織發展成熟。

（3）輔導員工作壓力減輕，工作滿意度提高。在抓一些具體工作的時候，輔導員的管理幅度并沒有擴大。可以設立職能小組負責人作為輔導員的助理，直接接受輔導員的指導，其他干部在他的具體領導下完成專項工作。輔導員只要在一些關鍵環節上把關，由小組負責人跟蹤全過程。工作變得輕松，輔導員變得愉快和自信。

（4）有利于輔導員工作向更高水平發展，把更多時間和精力用來解決整體和個體的問題。

職能小組的成員來自不同班級，相互之間不太熟悉，可能存在溝通不良的情況。職能小組成員從上級部門或輔導員處接受專項任務后，需要到本班級去落實。除了完成專項任務必備的技能外，還需要結合本班的實際情況，獲得其他班委尤其是班長的支持與配合，運用班委會集體的力量一起推動。每個學生干部都處在兩個小組中，良好的溝通成為做好工作的基本前提。為此需要提高溝通水平，一方面要創造條件增進了解，一方面要學習溝通技能。由于有可能發生糾紛，矩陣結構需要召開很多費時的協調會議，為此必須使班委會例會制度真正執行起來，并發揮作用。

圖二：班級學生干部隊伍矩陣模型組織結構圖

二、矩陣模型組織的實施

由金字塔形結構到矩陣形結構是一次比較大的組織變革，需要認真計劃，穩妥實施。

1.工作任務分解與崗位設置。輔導員把上面的千條線梳理一下，對工作進行歸類合并形成幾大項任務，然后分配到相應的學生干部崗位，做到任務明確、不留空白、無重疊。對一項任務設計工作流程，分清有幾個環節組成。明確界定輔導員與學生干部、職能小組組長與組員、班長與班委各自的職責，這些都可以通過輔導員與學生干部的共同討論來確定。

2.學生干部選拔、配置和輪換。對于高年級，通過公開選舉的方式按照得票多少決定任用；對于低年級，可以采取輔導員推薦任命主要學生干部加選舉的方式選拔。對決定任用的學生，根據性格、性別、經驗和能力合理搭配，使之在性格、能力、經驗上互補，更好地發揮團隊合作的效力。可以根據學生個人的申請和班長的意見，讓學生在不同崗位之間輪換，使能力得到更加全面的鍛煉，同時也增進相互理解。

3.學生干部培訓。按培訓內容可以分為態度和能力的培訓。培訓的目的在于使學生干部端正態度，明確責任，激發做好工作和服務同學的熱情；同時提高溝通、協調、組織，以及認真細致完成工作的能力。按規模可以分為全體學生干部培訓，職能小組和班委會、團支部的培訓。前一種培訓每個學期舉行1-2次，后一種可在輔導員布置相關工作時進行。培訓可以采取輔導員講授、有經驗的高年級優秀學生干部傳幫帶、學生干部之間的經驗交流等形式，努力把學生干部隊伍建設成學習型組織。輔導員也可以根據經驗和觀察找學生干部個別談話，針對具體工作，提出改進方法和提升工作技能的建議。

4.總結與考核。各個班干部總結在自己職責范圍內班級取得的成績和存在的不足，總結經驗與教訓，班長和職能小組組長匯總形成班級和職能小組工作總結報告，向班級同學和輔導員述職匯報。然后根據貢獻、能力、班級群眾反應給予評分，分ABC三個等級。對考核優秀的學生干部，輔導員給予優先推薦入黨、評先進等精神獎勵。最后召開全體學生干部大會，進行工作經驗交流，表彰先進，使學生干部相互激勵，共同進步，而對受到違紀處分的學生干部，馬上撤換。

三、班級學生干部的激勵

基于提高管理績效和實現教育目標的雙重考慮，輔導員應該滿足學生干部個人發展的需要，而正確的激勵是有效的工具。激勵理論有很多種，如馬斯洛的需求層次理論、奧爾德弗的ERG理論、赫茨伯格的雙因素理論、麥克利蘭的成就型激勵理論、期望理論、公平理論等。公平理論之所以值得重視，是因為如果組織成員感到自己受到不公平待遇時，就會尋找這樣那樣的方式求得平衡，重新找回公平感。消極怠工、爭獎金、要待遇，乃至“跳槽”等，常常是由“不公平”感引起的。［2］麥克利蘭認為人的成就感是可以培養的，具體可分為四個步驟：努力獲得有關自己工作的反饋，以建立獲得成功的信心；選擇一種獲得成功的模式，如學習模仿杰出人物和成功者；主動尋求改變自己的形象，把自己設想為某個追求成功和尋找刺激性挑戰的人；個體要根據現實情況審時度勢，提出切實可行的目標，避免產生不切實際的幻想。［2］結合學生干部群體的特點，在激勵學生干部時應重點關注公平、尊重和成就感三個方面。

首先要注意公平。如組織發展、評獎評優等要嚴格按照規章制度標準，充分認識和考慮學生干部的現實表現，同等條件下優先考慮能力強貢獻大的學生干部。該給予的激勵的一定要給，不該給的不能無原則地給。如在評助學金中，主要按照家庭經濟困難程度來確定，而不能無故偏向學生干部，防止學生干部相互比較，感覺受到不公平待遇，而產生消極情緒和行為，降低個人積極性和組織凝聚力。為此要完善學生推優、評優機制。其次要給予學生干部充分的尊重，及時給予積極的反饋。在工作上多與他們商量，多聽取他們的意見，而不是自己一個人做決定。輔導員要及時肯定學生干部的辛勤工作。要抓住學生干部渴望成功、有所作為的心理，努力培養學生的成就感。輔導員對學生干部的工作及時給予明確的反饋信息，宣傳學生中校友中的成功典型，幫助學生干部尋找目標和達到目標的路徑；對工作出現失誤的學生干部，要在肯定工作熱情的同時，及時糾正其錯誤的行為和思想，既保護他們的工作積極性，又防止工作出現問題，降低學生干部的威信，讓他們在實踐中提升能力，培養自信。

矩陣型組織結構有效解決了輔導員管理任務重、管理對象多的難題，使組織結構扁平化，減少管理層級和自上而下的溝通環節，使更多學生干部得到輔導員的直接指導和幫助。不同班級和職務的學生干部分工、分組與協調合作更明確，組織結構更加健全，形成了一支完整而高效的隊伍。輔導員抓住實施的各項環節，強化考核和激勵，就能充分調動班級干部隊伍的力量。要特別注意增強班委會集體決策的功能，指導班長和班委成員召開班委會例會，通過討論統一認識和行動，把各項工作在本班落到實處。要協調好班委會和職能小組兩個組織的力量，揚長避短，充分發揮各自的優勢，實現完全意義上的班級自主化管理，提升班級管理效能。

［1］胡君辰，楊永康.組織行為學［M］.上海:復旦大學出版社，2002.7.

［2］徐康寧，李東.經濟管理基礎［M］.南京:東南大學出版社，2001.9.