學校科研檔案管理工作芻議

黑龍江 褚立平

學校科研檔案管理工作芻議

黑龍江 褚立平

當前科研檔案管理中存在著科研管理人員責任心不足，科研檔案歸檔不完整，科研管理制度不健全等諸多問題。作為改進建議，我認為，應該加強科研人員的管理意識，加強重點、重大科研項目的檔案管理，建立科學管理制度，以及推廣科研檔案的開發利用等。

科研檔案管理；科研人員

為了充分發揮科研檔案管理在國家創新體系中的重要作用，全面提高高等教育質量。教學與科研向來作為學校的兩大中心任務，而在新時期利用科研推動教學的趨勢越發明顯。科研管理人員做好對科研檔案的建檔與管理，對保障和提升整個學校科研工作的質量與水平無疑也起著非常關鍵的作用。基于此，本人結合實際工作體會，談一下對科研檔案管理工作的一點淺見。

一、明晰學校科研檔案歸檔范圍

學校科研檔案是學校教師及專職研究人員在從事科研活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等形式的書面材料。要做好科研檔案的歸檔管理工作，前提是需要明晰當前學校科研檔案歸檔的主要范圍。

總體來說，科研檔案包括以下幾項：

1.科研成果檔案：主要包括科研人員出版的著作、發表的論文、撰寫的研究報告以及科研成果獲獎的證書等。同時包括反映上述情況的年度或季度科研統計表。

2.科研項目檔案：主要包括項目申報書、項目合同書、項目審批書（立項書）、調研報告、方案論證、結項報告和結項證書，以及在項目進行過程中所形成的實驗數據、實驗報告等。

3.科研人員檔案：主要包括從事科研工作的人員基本信息，包括研究領域的學科分類、研究方向、研究團隊情況和系所分布等，同時包括科研管理人員的信息。

4.科研管理文件檔案：主要指國家、省級及高校關于科研發展的管理文件和高校年度科研發展總結和規劃等。

二、當前學校科研檔案管理中亟待完善的方面

1.不少科研管理人員對科研檔案管理工作缺乏應有的重視。導致許多檔案管理工作的滯后，甚至落實不到位，出現混亂、缺失、損壞等人為事故，在一定程度上影響了科研人員的持續研究，也使他們的內心受到了一定傷害。

2.一些科研人員出于個人利益考慮而影響到科研檔案歸檔的及時性與完整性。學校科研本身存在著一種潛在的內部競爭，一些科研人員為了個人榮譽、個人利益、知識產權的保密等等，將其在科研工作中的一部分科研資料私自保留，不愿上交學校科研部門，導致應該共享的科研資源不能及時歸檔，從而使得高校科研工作的很多材料不能及時、完整地歸檔，從客觀上影響了科研檔案歸檔的完整性。

3.學校科研工作的廣泛性影響科研檔案形成的系統性。學校科研工作的廣泛性，一是指科研項目的廣泛性，隨著學校科研水平的不斷提高，科研項目的來源渠道不斷拓寬，尤其是各種橫向課題的增多；二是指學校科研工作范圍的廣泛性。學校科研項目研究周期長，不僅包括科研項目研究的準備階段、研究階段、鑒定階段，還包括成果轉化的后續實驗、開發、推廣等過程。

4.科研檔案管理制度不健全。在科研檔案歸檔工作中，檔案部門不能經常與科研管理部門聯系，對于接收來的材料是否完整心中無數，因而大大降低了科研檔案的利用價值。另外，檔案部門雖然建立了一些檔案工作管理制度，但在某些工作環節中，管理制度仍然不夠健全，還缺乏必要的配套措施和有效的制約手段，致使檔案管理部門不能依據有效的規定運作。

5.學校科研部門于檔案管理部門缺乏溝通與協調。一方面，大部分學校認為科研部門主要工作是教學管理即學術工作，至于檔案收集、管理應由檔案部門去做，部門立卷很難推行，學校科研部門對材料收集、歸檔態度冷漠。另一方面，檔案管理部門服務意識淺薄，檔案管理人員只在庫房做一些日常的接收、分類、鑒定、歸檔、保管等常規性工作，很少深入到教學、科研部門，對檔案的重要作用，沒能做到有效的宣傳，在教學科研檔案的收集方面，始終處于被動低溫，人家移交什么就接收什么，不移交也不主動搜集，應該歸檔的珍貴教學實踐和科研材料依然散失在個人手中，結果使教學科研檔案難以發揮應有的作用。部門立卷制度未建立即檔案部門指導、督促工作不到位，致使教學科研檔案在源頭上就出現問題。

三、改進學校科研檔案管理工作的幾點建議

1.提高高校科研人員的科研檔案管理責任心和意識。科研人員是科研檔案形成的主體，科研人員檔案意識的提高，將會使高校科研檔案的管理走上規范化、科學化的良性循環軌道，將會使高校科研檔案管理工作邁上一個新的臺階。

2.加強重點、重大科研項目的檔案管理。重大、重點項目及高級獲獎成果最能反映一所學校的科研能力。這些檔案材料既是學校的歷史見證，又是新技術、新創新的基礎。因此，對重點、重大科研項目應從立項起就實行課題組預立卷歸檔，然后對每個階段產生的技術進步、最新成果、新立項的子課題分年度補倉到科研檔案中去，以免遺漏。

3.建立科學管理制度，理順科研檔案歸檔程序。科研檔案是科研課題科技成果研究的全過程的反映，但又不僅僅局限于某一項科研課題、某一項成果，它是課題及成果之間、學科之間的綜合反映，因而就形成了科研檔案的四個特點：專業性、系統性、集體性、和階段性。為此，必須把科研檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結合起來，走實現科研工作與科研建檔工作兩者協調發展的道路，建立合理的歸檔程序，掌握科研檔案管理工作的規律，保證高校科研檔案的準確、完整、系統。

4.推廣科研檔案的開發利用。科研檔案管理的工作要考慮其開發利用的問題。目前的檔案查閱仍停留在傳統的手工層面上，游離于先進的信息技術之外，主要是靠手工翻閱檔案目錄，查閱起來既耽誤時間，又浪費人力。高校校園網絡化的建設和使用，為科研檔案的管理提供了便利條件，也是檔案能夠充分發揮其提供信息資源職能的前提保證。檔案工作人員應主動以現代管理學方面的知識武裝自己，學習應用現代辦公技術，徹底擺脫長期沿襲的手工管理的方法，利用網絡傳輸，將有關科研文獻、數據、圖紙等科研檔案信息聯機上網，既便于查閱也便于管理。網絡化的管理彌補了手工操作的許多不足，省時省力，既提高了科研檔案信息資源的利用率，也提高了科研檔案的管理效率。

（作者單位：黑龍江鶴崗衛生學校）

（編輯 呂智飛）