淺談如何做好新時期的學校檔案工作

黑龍江 李家文

淺談如何做好新時期的學校檔案工作

黑龍江 李家文

隨著我國高科技產業化進程的逐漸加快，正在向信息網絡化、資源共享化方向發展，這一切都使傳統的檔案管理模式與利用方式發生了深刻的變革。加強檔案的資源建設、實施現代化管理、推進檔案工作的法制化進程已經尤為今后工作發展的必然趨勢。

一、加強檔案的收集和整理

中專學校檔案資料的收集要全，不分巨細，悉數保存，原始的東西往往是最寶貴的東西，只有在廣博的收集留存的基礎上，才能所謂“取精用宏”。中專學校資料的收集工作主要有以下幾種類型：

一是人員資料。每年師生員工變動較大，中專學校要抽出專人搞好人員資料的收集整理工作，幫助教師建立個人檔案，并幫助他們整理保存，這樣不少教師，尤其是成績顯著的教師一定很重視這項工作，這必將對教職工產生不小的凝聚和促進作用。教職工個人資料每年要由教職工本人填寫一次，學生情況由班主任填寫。

二是圖片資料。中專學校每年要舉行各類活動，諸如學術交流、崗位培訓、教學觀摩、來訪接待、采訪錄相、師生獎懲及各種會議等等，這些活動都要留下珍貴的圖片資料，并按年度登記保存。

三是新聞報道和論文刊發資料。這主要是指在國內外各類報紙、刊物及電視、電臺上發表的圖片和文字報道資料，平時要注意收集、存檔。教職工撰寫發表的論文資料，也要整理好編印成冊，全部歸檔保存。

四是要撰寫《學校年鑒》。按時間順序依次記載中專學校一年中的各項工作和各類活動。

五是建立榮譽檔案。這是指中專學校和師生每年獲得的各類榮譽獎勵，要認真建冊登記，并將獎品的照片、證書的復印件及原件(師生個人的原件由本人收藏)作為資料存檔。

六是非文字資料。這主要包括中專學校的校舍、遺跡、繪畫、文物、歌謠及視聽資料等，都要留心收集，認真建冊登記存檔。

二、合理運用現代化科學技術

隨著社會科技的進步，檔案管理的現代化、信息化已是新時期檔案事業發展的重要方向。中專學校檔案現代化管理主要體現在兩個方面：一方面是利用現代化高科技手段提高檔案工作效率，克服以往檔案工作的人工操作的落后性，不斷地添置現代化的設備，如利用計算機進行檢索，檔案的縮技術、掃描技術、傳真技術、網絡技術及現代化的檔案保護技術，使檔案工作從落后的手工操作走向現代化的管理；另一方面是利用現代化管理手段推進文檔一體化的管理，克服學校各部門之間歸檔材料銜接不緊、重復勞動等問題，通過計算機技術對文件、檔案的全部信息進行統一管理，把文件信息的生成到檔案信息的轉化，以至檔案信息的全文提供及利用實行一體化管理，讓中等專業學校檔案室不僅成管理部門，更是一個信息供應中心。

三、加強人員配備，搞好檔案實施

中專學校各類檔案要實行統一保存和科學管理，并配備思想好、責任心強、熟悉學校工作、懂得辦學規律、有較好政治素質和較強業務能力的同志負責，檔案工作人員不僅要“具備檔案業務知識”，還要具備“相應的科學文化知識以及現代化管理技能”。同時，要建立健全檔案工作人員崗位責任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料保密制度等各項規章制度，嚴格按規章辦事。此外，還要加強硬件建設，這是提高檔案水平的基礎，也是保障檔案管理質量的最佳手段，要配備六防(防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠咬)實施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規范。

四、加強檔案法制建設

1.加強學習，不斷提高檔案法律觀念。只有加強對檔案法律、法規的學習，才能不斷提高和緩領導、檔案工作人員以及社會各界的檔案法制觀念，真正做到有法可依、有法必依、執法必嚴、違反必究。一要認真學習《檔案法》及有關規定，掌握其內容和具體要求。二要加強對檔案法律、法規知識的培訓，不斷提高檔案法制建設水平。三要依法治檔，強化檔案法律的權威，維護檔案法律的尊嚴。四要加大檔案法制宣傳教育力度，不斷增強遵守《檔案法》及相關法規的自覺性。

2.強化監督職能和力度，健全檔案行政執法程序。要規范檔案行政執法行為，履行職責，嚴格執法，依法管理檔案。要建立法制監督隊伍，對各機關、團體、企事業單位檔案工作進行執法監督檢查，真正做到依法治檔，實現檔案事業管理的程序化、制度化，檔案業務管理的規范化、現代化。要嚴肅查處違法案件，表彰獎勵先進。

3.正確處理檔案工作與檔案法制建設的關系。眾所周知，實行統一領導，分級管理，維護檔案的完整與案例，便于社會各界利用，是檔案工作的基本原則，這一基本原則是在長期的檔案工作實踐中逐步確定的。而檔案執法正是為了堅持檔案工作的這一基本原則，防止和個人做出危害檔案事業的行為，以鞏固有利社會關系和社會秩序。因此，各級檔案部門要正確處理檔案工作與檔案法制建設的關系，依法管理檔案事業。

中專學校切實重視起檔案管理工作，科學合理地開發學校檔案資源，不僅可以為學校的改革和發展提供理論支持，也可以把握發展趨勢，為深化教育教學改革、強化內部管理、提高辦學效益等提供參考資料，為領導正確決策、科研工作、處理重大問題提供依據，還能使學校工作正常化、規范化地開展，有利于宏觀調控教育工作。加強中等專業學校的教學檔案管理，有助于加強和完善學校的科學管理體制。有利于學校的教育教學工作的健康發展。學校檔案管理工作是學校各項評估工作的重要內容，我們應加快改進中等專業學校檔案管理工作，以適應新形勢發展的需要，為提高教學質量，提升教育品質，創立學校品牌做出積極的貢獻。

（編輯 呂智飛）

（作者單位：哈爾濱市商業學校）