試探控制點在醫(yī)院風(fēng)險管理流程中的建立與應(yīng)用

劉 粵 馮石金

深圳市福田區(qū)衛(wèi)生系統(tǒng)財務(wù)管理中心，廣東 深圳 518048

隨著信息現(xiàn)代化及市場經(jīng)濟的迅速發(fā)展，醫(yī)療衛(wèi)生改革的步伐也正在不斷加快，各醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)對內(nèi)部控制制度的建立也給予了相當(dāng)?shù)闹匾暋Ｈ欢糠轴t(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)建立了內(nèi)部控制制度后，管理風(fēng)險依然存在，由于內(nèi)部控制制度的不完善而引發(fā)的經(jīng)濟問題，甚至經(jīng)濟案件仍時有發(fā)生。這主要是由于這些醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)在建立內(nèi)部控制制度時缺乏風(fēng)險管理意識，對管理中各項內(nèi)部控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)缺乏認(rèn)識和把握。因此，在建立內(nèi)部控制制度時理解和建立有效的風(fēng)險控制點顯得尤為重要。

下面，以醫(yī)院的預(yù)算編制和預(yù)算執(zhí)行中的醫(yī)療業(yè)務(wù)收入管理、費用報銷管理及藥品與庫存物資采購管理為例，嘗試探討控制點在醫(yī)院風(fēng)險管理流程中的建立與應(yīng)用。

1 預(yù)算編制

預(yù)算編制的主要風(fēng)險因素

①醫(yī)療業(yè)務(wù)部門不負(fù)責(zé)任或者不了解自身業(yè)務(wù)的未來發(fā)展，導(dǎo)致編報的基礎(chǔ)預(yù)算數(shù)不符合實際情況；②財務(wù)部門提供的數(shù)據(jù)及分析不準(zhǔn)確或者不具有參考價值，影響決策判斷；③預(yù)算決策者對未來發(fā)展方向不明確，對預(yù)算的輕重缺乏把握，導(dǎo)致預(yù)算決策失誤；⑤實際情況超出市場預(yù)期。

2 預(yù)算編制風(fēng)險控制點的建立及相應(yīng)職責(zé)

2.1 醫(yī)療業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人

職責(zé)：建立“誰用款，誰計劃”的責(zé)任理念，通過專業(yè)渠道了解未來的市場動向，協(xié)調(diào)財務(wù)部門獲取相關(guān)的歷史數(shù)據(jù)，向財務(wù)部門的預(yù)算匯總?cè)藛T提供部門預(yù)算數(shù)及依據(jù)。

2.2 財務(wù)部門預(yù)算負(fù)責(zé)人

職責(zé)：及時向預(yù)算部門提供準(zhǔn)確的財務(wù)歷史數(shù)據(jù)，向預(yù)算決策者提供各預(yù)算部門的預(yù)算匯總及分析。

2.3 預(yù)算決策者

職責(zé)：明確單位的未來發(fā)展方向，根據(jù)未來的資金流量，把握各部門預(yù)算的輕重緩急，決策預(yù)算的取舍。

2.4 預(yù)算管理小組

職責(zé)：通過預(yù)算執(zhí)行過程中的預(yù)算調(diào)整來降低預(yù)算誤差導(dǎo)致的醫(yī)院管理風(fēng)險。

3 預(yù)算執(zhí)行

3.1 預(yù)算收入的執(zhí)行

3.1.1 醫(yī)療業(yè)務(wù)收入管理

1.1 醫(yī)療業(yè)務(wù)收入管理的主要風(fēng)險因素 ①醫(yī)療業(yè)務(wù)部門對收入預(yù)算估計不足，執(zhí)行不力。②醫(yī)務(wù)人員未能按照相關(guān)規(guī)定填寫處方或者醫(yī)囑，提供服務(wù)或者藥品時未核對收費信息。③信息管理部門沒有按照經(jīng)審批的計價方案正確并及時的導(dǎo)入收費系統(tǒng)。④收費人員沒有按照處方信息正確填開及使用統(tǒng)一規(guī)定的收費收據(jù)，并形成收費記錄及票據(jù)使用情況登記。⑤財務(wù)部門沒有合理組織收費，審核收費情況，并及時存入指定銀行帳戶。沒有及時組織編制預(yù)算收入完成情況表，并及時提示醫(yī)療業(yè)務(wù)主管及匯報單位負(fù)責(zé)人。⑥醫(yī)療業(yè)務(wù)主管沒有及時掌握預(yù)算收入完成情況，督促業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人積極完成預(yù)算收入任務(wù)，并根據(jù)實際變化情況建議決策層是否調(diào)整預(yù)算。

3.1.2 醫(yī)療業(yè)務(wù)收入管理風(fēng)險控制點的建立及相應(yīng)職責(zé) ①醫(yī)療業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人。職責(zé)：隨時把握市場動向，督促部門人員積極完成預(yù)算收入任務(wù)，并形成相關(guān)工作記錄。若發(fā)現(xiàn)由于預(yù)算誤差或者市場超預(yù)期等原因而無法完成預(yù)算任務(wù)時，應(yīng)當(dāng)及時向醫(yī)療業(yè)務(wù)主管提出預(yù)算調(diào)整要求。②醫(yī)務(wù)人員。職責(zé)：按照相關(guān)規(guī)定填寫處方或者醫(yī)囑，提供服務(wù)或者藥品時核對收費信息。③信息管理負(fù)責(zé)人。職責(zé)：按照經(jīng)審批的計價方案正確并及時導(dǎo)入收費系統(tǒng)。④收費人員。職責(zé)：按照處方信息正確收費、填開統(tǒng)一規(guī)定的收費收據(jù)，并形成收費、票據(jù)使用及繳款情況的記錄。⑤出納。職責(zé)：及時向收費人員收繳當(dāng)天的各項收入，并及時將收繳的醫(yī)療收入存入指定的銀行帳戶，登記日記賬。⑥財務(wù)部門收費管理人員。職責(zé)：合理組織各時點收費人員的排班，及時向收費人員發(fā)放及核銷統(tǒng)一規(guī)定的收費收據(jù)，及時審核收費人員每天的收費、繳款及票據(jù)使用情況的記錄。⑦財務(wù)部門負(fù)責(zé)人。職責(zé)：組織收費人員技能培訓(xùn)，不定期審核各收費環(huán)節(jié)的工作情況，并提出完善建議及落實措施。及時編制預(yù)算收入完成情況表，并及時提示醫(yī)療業(yè)務(wù)主管及匯報單位負(fù)責(zé)人。⑧醫(yī)療業(yè)務(wù)主管。職責(zé)：及時掌握預(yù)算收入完成情況，督促醫(yī)療業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人積極完成預(yù)算收入任務(wù)，并根據(jù)實際變化情況建議決策層是否調(diào)整預(yù)算。

3.2 預(yù)算支出的執(zhí)行

3.2.1 費用報銷管理 ①費用報銷管理的主要風(fēng)險因素；②業(yè)務(wù)部門，對需要辦理的業(yè)務(wù)可能形成的各類費用未提前請示；未對經(jīng)辦人形成的相關(guān)費用按照市場及客觀規(guī)律進行審核。③財務(wù)部門，對相關(guān)的費用請示沒有提出預(yù)算執(zhí)行的意見；沒有核對審批程序是否完成；沒有審核發(fā)票真實性；報銷金額是否與請示相符。④單位負(fù)責(zé)人，沒有按照預(yù)算要求審批費用請示及報銷單據(jù)。

※對此，費用報銷管理應(yīng)當(dāng)建立費用申請流程及費用支付流程。

3.2.2 費用申請流程風(fēng)險控制點的建立及相應(yīng)職責(zé) ①業(yè)務(wù)人員。職責(zé)：對需要辦理的業(yè)務(wù)可能形成的各類費用提出費用申請。②業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人。職責(zé)：對業(yè)務(wù)人員提出的費用申請?zhí)岢鰧I(yè)要求并進行市場價格的審核。③財務(wù)部門預(yù)算執(zhí)行負(fù)責(zé)人。職責(zé)：對申請的費用是否符合預(yù)算要求進行審核。④業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)。職責(zé)：根據(jù)單位的業(yè)務(wù)發(fā)展方向，對預(yù)算內(nèi)的費用申請進行審批，對預(yù)算外的費用申請是否需要調(diào)整預(yù)算提出意見。

3.1.3 費用支付流程風(fēng)險控制點的建立及相應(yīng)職責(zé) ①業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員。職責(zé)：按照費用申請的審批要求合法合規(guī)地執(zhí)行業(yè)務(wù)用款，并獲取合法的報銷票據(jù)。②業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人。職責(zé)：對業(yè)務(wù)人員報銷的業(yè)務(wù)費用按照專業(yè)要求及市場價格進行審核。③財務(wù)部門費用報銷審核會計。職責(zé)：審核之前的流程是否完成，審核執(zhí)行結(jié)果是否與費用申請相符，審核報銷票據(jù)的合法性及附件的完整性，審核報銷單據(jù)是否填寫正確、完整。④單位負(fù)責(zé)人。職責(zé)：根據(jù)費用申請情況、業(yè)務(wù)執(zhí)行情況及審核情況，審批費用報銷單。⑤財務(wù)部門付款會計。職責(zé)：審核之前的流程是否完成，審核報銷單據(jù)填寫的內(nèi)容是否與附件一致，審核報銷業(yè)務(wù)是否與本單位存在債務(wù)關(guān)系，根據(jù)審核情況及時記賬，生成付款憑證。⑥出納。職責(zé)：按照貨幣資金的管理規(guī)定，核對付款憑證、報銷憑證及附件的付款信息，對相關(guān)人員或者單位進行付款。

4 藥品及庫存物資采購管理

4.1 藥品及庫存物資采購管理的主要風(fēng)險因素

①醫(yī)療業(yè)務(wù)部門，未按照部門的業(yè)務(wù)需要提出藥品及庫存物資采購申請。②藥品及庫存物資的管理部門，沒有建立藥品及庫存物資的安全庫存量與儲備定額管理，沒有審核業(yè)務(wù)部門的藥品及庫存物資采購申請，并提出專業(yè)意見。定備③醫(yī)療業(yè)務(wù)主管，沒有根據(jù)實際業(yè)務(wù)需要及業(yè)務(wù)發(fā)展方向?qū)徟幤芳皫齑嫖镔Y采購申請。④藥品及庫存物資的采購部門，沒有按照政府采購和藥品集中招標(biāo)采購的相關(guān)規(guī)定進行采購，并形成采購合同。⑤藥品及庫存物資的管理部門，未對供貨商提供的藥品及庫存物資進行審核驗收入庫。⑥財務(wù)部門，對申請、審批、驗收入庫手續(xù)不完整的藥品及庫存物資采購付款。

4.2 藥品及庫存物資采購管理風(fēng)險控制點的建立及相應(yīng)職責(zé)

2.2.1 醫(yī)療業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人 職責(zé)：按照部門的業(yè)務(wù)需要提出藥品及庫存物資采購申請。

2.2.2 藥品及庫存物資的管理部門負(fù)責(zé)人 職責(zé)：建立藥品及庫存物資的安全庫存量與儲備定額管理，審核業(yè)務(wù)部門的藥品及庫存物資采購申請，并提出專業(yè)意見。

2.2.3 醫(yī)療業(yè)務(wù)主管 職責(zé)：根據(jù)實際業(yè)務(wù)需要及業(yè)務(wù)發(fā)展方向?qū)徟幤芳皫齑嫖镔Y采購申請。

2.2.4 藥品及庫存物資的采購部門負(fù)責(zé)人 職責(zé)：按照政府采購和藥品集中招標(biāo)采購的相關(guān)規(guī)定進行采購，并形成采購合同。

2.2.5 藥品及庫存物資的管理部門負(fù)責(zé)人 職責(zé)：組織相關(guān)人員對供貨商提供的藥品及庫存物資進行審核驗收入庫。

2.2.6 財務(wù)部門藥品會計 職責(zé)：審核藥品及庫存物資采購的申請、審批、合同、驗收入庫手續(xù)是否完整，對手續(xù)完整的單據(jù)生成付款憑證。

總而言之，合理建立內(nèi)部控制流程的風(fēng)險控制點，將有利于明確各責(zé)任環(huán)節(jié)的職責(zé)，最大限度地降低醫(yī)院管理風(fēng)險。由于篇幅所限，在此無法對醫(yī)院管理的所有內(nèi)部控制環(huán)節(jié)一一進行控制點的探討，希望有過這方面思考的醫(yī)院管理人員能夠從中得到一點點啟發(fā)，以期共創(chuàng)良好的工作氛圍，為不斷發(fā)展的衛(wèi)生事業(yè)做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

[1]鄧羽，李向波，錢崇強.醫(yī)院信息化過程中的風(fēng)險管理[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備,2010（8）.

[2]應(yīng)向華，陳英耀，陳潔.醫(yī)院風(fēng)險管理中風(fēng)險的范疇[D].中國科學(xué)院上海冶金研究所，2000.