山西省科技館展品檔案管理初探

郝小燕

（山西省科技館，山西 太原 030024）

隨著科學技術的不斷發(fā)展和人們物質(zhì)文化生活的不斷提高，人們對精神文化生活的需求越來越高，科技館作為國家經(jīng)濟、科技、社會進步的窗口，成為現(xiàn)代文明程度的標志之一。

山西省科技館原建于20世紀80年代，位于太原市迎澤西大街上，占地面積較小，建筑設施、設備已經(jīng)趕不上時代發(fā)展的需求，展廳布局不合理，小、低，展品滯后。2009年山西省政府決定在太原市長風商務區(qū)建立新的科技館，占地4.69 hm2，總建筑面積2.8萬m2，總投資2億元，具有常設展覽、專題科普展覽、科學實驗、科技培訓、天象演示與天文觀測等多項功能。展覽占了很大的比重，展品是最基本的數(shù)據(jù)，所以必須加強展品檔案的管理。

1 展品檔案的形成

檔案具有原始記錄性。檔案是人們在各種活動中直接形成的，不是事后編撰的，是最直接、最可靠的。

1.1 展品檔案工作實行集中統(tǒng)一管理的原則

凡是有形成和產(chǎn)生展品檔案的部門科室，應按照檔案室的統(tǒng)一規(guī)定和要求，做好展品檔案的形成、收集、整理、歸檔、立成案卷工作。形成的展品檔案要經(jīng)整理立卷之后，應及時或分階段向檔案室移交存檔。各單位或個人不得分散保存、私自留存或銷毀。

1.2 需要歸檔的展品檔案，應較好地反映客觀事實，突出重點

各種檔案歸檔時，應附上文字說明，包括事由、時間、背景等要素，例如，展品“動作捕捉”的錄像資料，是通過“動作捕捉”設備向觀眾展示用于虛擬現(xiàn)實、游戲、人體工程學研究、模擬訓練、生物力學研究等許多方面的影像。到目前為止，常用的技術從原理上可分為機械式、聲學式、電磁式和光學式，同時，不依賴于專業(yè)傳感器，直接識別人體特征的運動捕捉技術很快將走向?qū)嵱谩Ｋ奶攸c和優(yōu)點是選擇觀眾喜愛的卡通人物，通過運動捕捉裝置捕捉自己的動作，使選擇的卡通人物做與自己相同的動作。歸檔的聲像資料應清晰，并能反映展品的主要內(nèi)容和真實面貌，文字說明應字跡工整，表述準確、簡練。

1.3 檔案室的工作管理

檔案室有責任檢查指導各部門展品檔案材料的形成、收集、整理和歸檔工作。各部門需積極配合檔案部門的監(jiān)督、檢查和指導。

2 展品檔案的歸檔范圍

（1）上級領導來館里視察的活動資料。

（2）本館和全國各兄弟館之間展品方面的交流資料。

（3）展品在展廳的實際擺放情況資料。

（4）實物、文字、聲像制品等情況資料。

（5）其他具有重大意義和保存價值的資料。

3 展品檔案的管理、開發(fā)和利用

3.1 提高檔案管理人員的業(yè)務水平

學習和了解“檔案管理學”、“文書學”、“科技檔案管理”、“檔案保護技術”、“檔案人員職業(yè)道德”、“檔案法律知識”等知識，懂得如何在收集、整理、保管利用等工作方面做到標準統(tǒng)一，例如技術檔案材料中各種圖紙的保管及其耐久性。技術檔案是從形式來說的，是由文字材料、技術報表、技術照片和技術圖紙等部分組成，前兩者的制成材料與文書檔案的制成材料相同，耐久性與保管方法相同，底圖用紙的耐久性比起草圖及公文用紙來講，耐久性差，時間久了容易變脆、變色、不耐折，易斷裂，保管中要統(tǒng)一規(guī)范。

3.2 保護展品檔案，充分認識展品檔案工作的重要性

展品檔案入庫后，需及時對其內(nèi)容及質(zhì)量進行審查、核實、整理，因為展品檔案包括文書檔案、聲像檔案（照片檔案、錄用檔案）、儀器、設備方面的文件材料；基本建設、工程設計、施工方面的文件材料；聲像制品資料以聲像形式記錄下來的各種資料。電子文件是指，在數(shù)字設備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體上，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡上傳輸?shù)奈募Ｃ扛粢欢螘r間對磁帶U盤進行檢查，編輯總目錄、分目錄、卡片等，統(tǒng)一存放、統(tǒng)一管理，庫房條件要符合檔案存放管理規(guī)定標準，嚴格控制溫濕度、光對檔案文件的破壞，有害氣體與灰塵對檔案的影響，霉菌和有害昆蟲對檔案資料的影響。

作為省城十大建筑中最具辨識度的建筑，科技理念在新館的建筑中體現(xiàn)得淋漓盡致。在設計上，以“時間切片”的空間理念體現(xiàn)科技時代的不斷進步。完整形體的扭動削減，立面石材與玻璃幕墻由中間至兩側(cè)的漸變節(jié)奏，彰顯出建筑自身的力量美和韻律美。穹頂球幕影院的設計更是別出心裁，在地球狀形體的建筑內(nèi)部，應用聲、光、電等多種高新科技手段，體現(xiàn)出科技與藝術完美的交會融合。每個部門都可以利用展品檔案舉辦多種形式的報告會、展覽會、編輯綜合性的專題畫冊、資料片等，積極利用現(xiàn)有的展品檔案，為科技館的建設和發(fā)展服務，還可以和外單位聯(lián)合開發(fā)利用展品檔案資料，為社會發(fā)展提供服務。