企業檔案管理工作的思考

趙慧英

（黑龍江牡丹江電業局，黑龍江 牡丹江 157010）

隨著我國深化改革的不斷開放，全面建設小康社會的步伐也在加快，在加強物質文明建設的同時，也要加強精神文明建設，而具有提供必要的依據及憑證、提供處理業務和履行職能等參考材料，及提供經驗成果和作為宣傳教育等參考資料作用的檔案，對推動精神文明建設的發展具有極其重要的作用。如何做好檔案管理工作，加強檔案管理是企業精神文明建設和蓬勃發展的有效途徑及對策。

1 檔案及檔案管理

檔案是指國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。

檔案管理是指檔案是各項管理工作的重要組成部分，是生產、經營和管理的一項基礎工作。檔案管理應以統一管理為原則，以科學方法管理檔案的一項專門業務，為企業各項工作活動和企業持續發展提供有效服務。

2 現階段檔案管理存在的問題

2.1 領導不重視

檔案管理工作需要大量的資金和場地投入，需要軟件和信息設備的投入，需要大量的兼職檔案員的協調工作，以保障檔案收集的及時性和完整性。企業領導對檔案管理工作不重視，會降低檔案管理工作的水平。

2.2 檔案管理工作措施不得力

做好檔案管理工作，要有切實有效的工作措施，措施不得力，就會造成檔案管理發展的不得力。措施不得力有以下幾點：

（1）不能發揮檔案資料服務于企業發展的巨大作用，不能使大家關注和重視檔案。

（2）無法建立健全的各級檔案資料收集、管理網絡，不能充分發揮網絡作用，從而造成檔案資料收集不完整、不齊全。

（3）檔案管理不能依法管理，不能全面貫徹檔案管理的各項法律法規和規章制度。

（4）不能與企業的各單位之間協調配合，既得不到各單位的大力支持，又不能為各單位提供服務和幫助。

2.3 檔案管理工作設施不完善

檔案管理工作是一項細致和嚴謹的工作，有句古語說得好，“巧婦難為無米之炊”，所以沒有先進的設施設備，檔案管理工作也就成為“空中閣樓”。沒有專業的檔案設備就不能保證檔案管理的工作質量，不能提高工作效率，不能為檔案管理工作提供堅實的物質基礎。

3 加強檔案管理的途徑和對策

3.1 組織機構和各項管理制度方面

由本企業第一責任者直接主管檔案工作，加大檔案管理工作力度，對本企業的檔案資料進行集中管理，并配備專、兼職檔案人員，加強檔案管理專業力量。完善檔案管理網絡，健全各項檔案工作規章制度，按企業發展的新要求及時修訂檔案員的工作標準、文件歸檔和借閱等管理標準，并將各項標準納入效益獎金考核管理標準中，真正地推動檔案管理工作。

3.2 案卷質量方面

要保證歸檔文件材料齊全、完整、準確，檔案分類、組卷、編目符合國家和行業標準，有效利用檔案信息資源，滿足企業發展的需要，并逐步推進檔案管理信息化進程。

3.3 檔案室建設方面

（1）檔案管理實現了三分開：閱文室與庫房相分開；甲乙卷存放相分開；辦公室與閱文室、整理室等工作場所相分開。

（2）庫房防護措施做到七防：一是防火措施：備用滅火器、消防栓，安裝防火門，消除火災隱患。二是防盜措施：安裝防盜門、防盜鐵窗柵欄，設置好防護設施。三是防塵措施：對密集架上加裝了密封防塵條，門窗上加裝膠條密封，對案卷保潔采用吸塵器。四是防蟲防鼠措施:配備老鼠藥和防蟲藥。安放在需要防治的地方進行有效防治。五是防光措施：安裝鐵制卷鏈窗簾和布制阻光窗簾，庫房使用防爆燈。六是防潮濕和干燥措施：安裝去濕機、加濕機。根據冬夏季節變化，利用去濕機、加濕機把庫房相對濕度控制在45%～60%之間。七是防高溫措施：安裝空調，使庫房溫度控制在14～24℃之間。

（3）在檔案裝具上使用符合國家要求的密集架、資料館、防磁柜等，以滿足案卷存放的要求。

（4）保證檔案信息安全。在使用檔案信息軟件方面：一方面要設置檔案信息查閱權限，限定各部門、部門人員之間各自查閱范圍及權限，避免網上越級查閱而出現的泄密現象；另一方面是對內部保密的文件，如各種會議記錄、信訪案卷、財務檔案、科研案卷、審計和紀檢卷宗等內容的檔案，不進行掃描和電子條目掛接，在物理條件上進行防范，防止泄密。

（5）保證文件所使用的材料耐久性。一是從購物環節上進行控制，不符合要求的載體紙張和檔案盒等材料堅決不使用。杜絕不符合國家規定的書寫介質流入辦公場所。二是在文件形成的部門進行控制，不得使用穩定性不好的書寫介質和不合格的墨水。

（6）加大檔案法律法規的宣傳力度，使企業各個部門、人員歸檔意識提高，檔案及時歸檔。檔案人員也要加大檔案監管力度，保證檔案及時歸檔，確保檔案服務工作。

檔案管理工作是一項長期而持續的工作，需要持之以恒，從各方面、各環節采取對策，不斷加強檔案管理水平，使檔案真實、可靠、完整，從而推動企業的發展和精神文明建設再上一個新臺階。