新時期人事檔案管理淺析

金雪梅

（安達市檔案局 黑龍江 安達 151400）

人事檔案是我國各級各類國家機關、社會團體和企業事業單位在人事管理活動中形成的記述和反映某人德才表現，以個人為單位組合起來，以備日后查考的文件材料。由此可見人事檔案是每個人自然情況、學歷、社會經歷的原始記錄，它真實客觀地反映了個人思想品德、政治信仰、業務能力、工作狀況、獎懲等方面情況。它的原始性、真實性和完整性，決定了人事檔案具有憑證作用和法律效應。在組織部門選人用人、人才流動、職稱評聘、調資、參加社會保險等方面起著依據作用。

一、人事檔案管理面臨的狀況

1.對人事檔案的認識問題

人事檔案與每個人的工作、生活密切相關，但它不是時刻都在發揮作用，人們往往在用的時候想起了它，不用的時候不聞不問，領導不重視，工作人員責任淡薄，人事檔案管理工作處于被動應付的局面。由于認識不到位，服務觀念不強，人事檔案管理發展緩慢，跟不上檔案服務信息化、網絡化的要求。觀念陳舊，服務意識差，管理水平相對落后，造成檔案管理混亂，嚴重制約著人事檔案服務功能的正常發揮。

2.檔案工作人員存在的問題。

第一，用人隨意性。因人事檔案不能直接產生經濟效益和社會效益，所以不被看重。許多單位把人事檔案管理工作簡單化，不可能把優秀人才放在檔案管理崗位，也沒有根據人事檔案的特點考慮、篩選合適的檔案員，導致一些檔案員不能勝任信息時代的檔案工作。新時期的檔案員不但要具備人事檔案專業素質，也要有計算機操作及網絡技術能力。

第二，缺少專職人員。人事檔案管理的處境如同雞肋，負責人事檔案工作的人員通常兼任其他工作。這樣檔案管理未必是檔案員工作的重心，兼職檔案員沒時間熟悉人事檔案業務，更沒有時間學習和補充人事檔案專業知識和相關的業務知識，工作中難免出現紕漏。

第三，人員不穩定。人事檔案工作是一個專門性工作，有自己一套完整的理論、法規和方法，具有獨立的范圍、任務和程序。熟悉人事檔案業務需要一個過程，而忽視人事檔案工作業務性強、專業化程度高的特點，把人事檔案管理工作視為見習崗位，工作人員經常流動，勢必造成人事檔案管理混亂，給檔案利用帶來很多麻煩，一些人因檔案中缺少證明材料，漲不了工資，辦不了社保，享受不到社會福利待遇，人才流動受阻等，讓當事人產生諸多不滿，成為影響社會和諧的因素。

二、加強人事檔案管理的措施

首先，要強化檔案工作人員思想意識，從領導到工作人員都要充分認識人事檔案在人事工作中的重要作用，清楚人事檔案的社會價值。本著對組織和個人負責的態度，重視和加強人事檔案工作。其次要找準工作的重心，從約束管理型向服務管理型轉變。人事檔案管理是基礎，服務是宗旨，把人事檔案的工作重點轉移到服務上來是形勢的需要，要服務人力資源開發的大局，做好檔案管理工作。

其次，要以發展的目光看從事檔案管理工作，根據長遠的需要選用合適的人員負責人事檔案工作。從事人事檔案工作的人員要具備熟悉人事工作、熟悉檔案工作、能應用計算機及網絡技術等能力。同時，人事檔案工作是一項保密性很強的工作，工作人員必須堅持原則，樹立牢固的保密觀念。檔案員要通過學習、業務培訓，不斷豐富專業知識，提高業務技能，優化知識結構，以滿足新時期檔案工作的需要。

第三，要建立健全工作制度。人事檔案管理是一個動態過程，在人事檔案材料的收集補充、檔案材料的鑒別、檔案的移交和轉遞、檔案的登記、借閱、檢查等環節中都要建立相關的規章制度，并在實際工作中不斷完善，以保證人事工作的政策性、紀律性，人事檔案內容的連續性、完整性，歸檔材料的真實和精煉。避免有人無檔，有檔無人的現象發生。

第四，要以提供完美的服務為目標，處理好保密與公共服務的關系。盡量減少因管理不善造成的漏洞。在社會多元化、資源網絡化的今天，傳統的管理方法已不適應社會的需求，必須以創新的精神改進人事檔案管理手段，在人事檔案管理工作中落實和踐行科學發展觀。要加大現代化管理進程中軟、硬件的投入力度，建立復合型檔案管理員隊伍；加快檔案資源信息化，檔案保護現代化，檔案利用網絡化的速度；提高人事檔案管理的科技含量，為社會提供快捷、高速、準確的服務。

人事檔案管理工作既要規范化管理，又不能墨守成規。隨著形勢的發展變化，人事制度改革的繼續深入，探索和研究人事檔案新的管理模式勢在必行。應堅持以服務為宗旨，以創新的服務理念為指導，采取積極措施，把握人事檔案工作的發展方向，把人事檔案管理工作融入民生、民利工程中，體現人事檔案的社會價值，發揮人事檔案的特殊作用。