企業檔案信息資源開發利用的途徑

張春梅

（黑龍江北大荒農墾集團總公司北安分公司 黑龍江 北安 164000）

本文從改善檔案利用的環境、搞好檔案信息化建設、提高檔案工作人員素質、加強檔案法制建設、提高服務水平諸多方面深刻論述了企業檔案信息資源開發利用的途徑。通過有效地開發利用檔案信息資源，挖掘信息能量，使檔案工作始終緊扣企業的脈搏，堅持與企業改革發展同步，更好地為企業經濟發展服務。以適應社會信息化進程的需要，切實轉變和變革檔案信息服務方式，更好地為企業經濟建設服務。

加入世貿組織后，我國經濟正處于一個產業結構大調整的變革時期，國有企業同樣面臨著加快發展、擴大再生產和進行戰略性改組與推進的深化改革。新時期做好企業檔案信息資源的開發利用工作，對于維護企業的合法權益，促進企業經濟快速發展，具有極其重要的意義。因此，開發檔案信息資源，適應社會信息化進程的需要，切實轉變和變革檔案信息服務方式，更好地為企業經濟建設服務，已成為檔案信息部門的重要任務。作為企業檔案部門，要抓住當前難得的發展機遇，認真探索開發利用企業檔案信息資源的新途徑，使企業在市場經濟條件下，適應新形勢，迎接新挑戰，促進企業經濟和各項事業全面發展。

一、以電子化管理為突破口，利用現代化手段，搞好檔案信息化建設

企業要想適應深化改革和經營機制轉變的需要，就必須從實際情況出發，建立和擁有一套適合本企業的檔案資料信息管理網絡系統。以往的檔案工作形式和內容，已不足以適應新形勢下企業發展的需要。因此，企業檔案部門迫切需要運用當今高新技術知識和創新開發檔案信息資源，借助于先進的技術手段，強化信息意識，創新服務方式，實現管理現代化，與社會同步并領先做好信息化建設，為企業的改革和發展提供優質服務。

第一，普及使用計算機技術，實現檔案管理自動化。計算機技術的發展和廣泛應用加速了全社會信息化的進程，檔案部門作為信息采集、存儲、傳輸和相互溝通主要渠道，必須充分運用計算機技術高效地處理檔案信息，以極快的速度輸入、存貯和輸出信息，從業務管理到檔案的檢索、編目、編研等方面廣泛應用，提高檔案資源管理和信息開發利用的效率。

第二，運用現代化通信技術，實現檔案信息傳遞網絡化。使計算機技術的優越性得到充分的發揮。要以電子計算機網絡為中心，利用政府電子政務、辦公自動化的契機，借助局域網、廣域網、因特網形成數字化信息鏈，使檔案部門變成為社會服務，為大眾服務的信息集散地。通過實行網絡管理，提高檔案信息的傳輸能力，實現檔案信息的共享，提高工作效率，為利用者提供快捷服務，在企業經濟發展中擔當重要角色。

第三，運用現代光學技術，實現信息存貯高密度化，用縮微膠片、膠卷、全息縮微膠片、光盤等縮微復制品逐步代替印刷品，提高信息存貯密度，節省存貯空間。縮微技術，可全文存貯檔案文件，將縮微影像終端與計算機檢索系統相連接，通過計算機的快速檢索，以檔案縮微品的全文讀出，還原復印或遠距離傳輸等方式提供給利用者。

第四，做好檔案信息深加工工作，為企業提供超前服務。堅持檔案資源與未來發展相銜接的原則，強化信息的吸納、采集工作，不斷豐富、擴充檔案信息資源，在保證檔案材料的齊全、完整的基礎上，不斷豐富檔案內容，優化檔案結構，保證檔案的安全保管和有效利用。

二、以提高檔案工作人員素質為己任，培養和造就一支政治素質高、業務能力強、知識面寬、德才兼備的檔案工作隊伍

企業檔案信息資源的開發利用程度，與檔案人員的知識水平和業務素質有著密切的關系。新形勢下，隨著檔案工作方式由保管型向發展型轉變，檔案的管理手段由手工操作向管理現代化轉變，以及檔案載體形態、管理程序、技術方法發生的相應變化，企業檔案信息資源的開發利用工作，對檔案工作人員的思想素質、工作能力和業務水平提出了更高的要求。

第一，檔案工作人員要有較高的政治素質，較高的思想和政治覺悟，較強的責任心和事業心。檔案工作人員必須通過參加政治理論學習，提高思想政治素質，強化職業道德意識，培養愛崗敬業精神，增強做好檔案工作的責任感和使命感，能夠緊跟時代的步伐，適應時代的要求，具備全心全意為企業服務的職業道德，想企業之所需，急企業之所難，使檔案工作更好地為企業發展服務。

第二，檔案工作人員要有較高的業務素質，具有現代知識結構。既要有檔案專業基礎理論知識和相關學科、邊緣學科知識、法律知識，還要有企業經營管理的業務知識、計算機知識與技能。通過參加培訓和自學相結合的形式，不斷提高、充實完善自己，培養科學管理檔案的治學態度和嚴謹的工作作風，適應檔案管理現代化和開發利用的需要。

三、加強檔案法制建設，為開發利用檔案信息資源提供保障

市場經濟條件下，檔案信息資源的正確合理利用，對于維護企業合法權益和經濟利益，維護社會主義市場經濟秩序，有著極其重要的作用。因此，在企業中必須強化法制意識，進一步加強檔案法制建設，使檔案事業健康成長，為企業發展保駕護航。

第一，依法強化檔案管理體制，加強檔案執法監督，切實履行檔案行政管理職能。檔案行政管理部門要與專業主管部門密切配合，制定群眾性的檔案違法舉報和有關獎懲制度，在檔案利用過程中制訂檔案利用監督措施，使檔案既得到充分利用，又保證《檔案法》和《保密法》的實施。做到有法必依、違法必究，維護《檔案法》的嚴肅性，有效制止檔案信息資源的破壞和流失，保障檔案信息資源的完整與安全。

第二，依法利用好檔案。要充分利用好向社會開放的檔案，按嚴格的程序利用好未開放的檔案，使之為社會主義經濟建設服務。檔案管理要有制度，檔案的收集、歸檔、分類、組卷和編目等要有程序和制度，尤其要做好檔案管理的保密工作，有一套完整的規章制度，通過建立健全檔案工作法律法規，完善相關制度，找出工作薄弱面，加強崗位工作責任制。

第三，依法優化檔案軟、硬件建設。各企業應把加強檔案法制宣傳工作，組織各種檔案業務培訓，增強企業檔案法制意識和法制觀念當作一項重要任務來抓，把檔案管理工作納入企業正常管理軌道。努力改善檔案工作條件，提高檔案管理與服務功能，保障企業檔案在法治的軌道上有效運行與健康發展。

四、以強化服務為宗旨，開拓檔案信息開發利用工作新領域

隨著社會各項事業的全面發展，檔案工作的領域也在不斷拓寬，工作重點已轉移到提供服務上來。企業檔案信息利用工作更要把握服務宗旨，牢固樹立服務的意識，掌握利用者的需求和利用特點，取得最佳的開發利用效果。

第一，更新觀念，樹立積極主動服務的意識。改變過去的被動服務思想，一切活動以企業經營為中心，積極參與企業各項活動，要把檔案管理的目標與企業建設目標統一起來，有針對性地開展窗口服務、推薦服務和專題服務，最大限度地揭示檔案信息，提高利用效率和價值，有的放矢地將信息資源提供給有關部門。同時努力提高服務水平。端正服務態度，熟悉服務對象，掌握服務市場，深入了解利用者的需求，及時有效地為利用者提供有價值的檔案信息。

第二，充分發揮自身的優勢，為企業發展提供超前服務。要不斷探索新的服務方式和工作手段，開展多種形式的檔案信息開發利用工作，如開展專業技術咨詢，代為整理立卷、檔案信息網絡服務等。在擴充服務內容更新服務手段上，實行以檔案為主體的情報、資料、技術圖書、專利文獻等相關信息一體化管理，使靜態信息與動態信息，內部信息與外部信息融為一體，有機結合，達到由單一信息開發變為合成信息開發，拓寬檔案的利用渠道，改善服務功能，增強預見性和主動性，使檔案工作由封閉、半封閉服務向開放式服務過渡。同時鼓勵和支持檔案中介服務，與有關單位聯合開發檔案信息資源，與其他企事業單位簽訂信息服務合同，擴大檔案服務的社會覆蓋面。

社會總是在不斷向前發展進步的，企業檔案信息開發利用工作作為新時期的一項系統工程，在突破原有的思維定勢和固定模式的基礎上，正在積極探索創新不斷向前發展。需要從改善檔案利用的環境、搞好檔案信息化建設、提高檔案工作人員素質、加強檔案法制建設、提高服務水平諸多方面積極開展工作。通過有效地開發利用檔案信息資源，挖掘信息能量，使檔案工作始終緊扣企業的脈搏，堅持與企業改革發展同步，更好地為企業經濟發展服務。