對重點建設項目檔案收集與整理的粗淺看法

崔偉華

（哈爾濱投資集團有限責任公司 黑龍江 哈爾濱 150000）

隨著經濟的速猛發展和政府的加大投入，許多重點建設項目不斷開工和完工，在工程前期工作、施工和竣工等各階段，都形成了大量有價值的檔案。要保管好這些檔案，更好地為重點建設項目工作服務，首先就要做好重點建設項目檔案的收集與整理工作。

一、重點建設項目檔案的收集范圍

重點建設項目檔案是指重點建設項目的提出、立項、審批、勘察設計、施工、監理、竣工投產全過程中形成的，具有保存價值的，應歸檔的各種載體的文件材料。其收集范圍主要包括以下幾個方面：

1.立項審批文件。主要包括項目建設書及批復、可行性研究報告、項目評估、環境預測調查報告，設計任務書、計劃任務書等。

2.設計文件。包括初步設計、技術設計、施工圖設計技術材料，專利文件，設計計算書，關鍵技術試驗、總體規劃設計、設計評價、鑒定及審批材料等。

3.施工技術文件。主要包括施工定位測量、地質勘探資料：質保書、試驗報告；隱藏工程驗收記錄；工程記錄及測試、沉降、位移、變形、監測記錄；圖紙會審、變更設計通知單、技術核定單等修改數據；工程質量事故報告及處理記錄；工程質量檢查、評定資料；焊接試驗記錄、報告、施工檢驗、探傷記錄；設備、管線及電氣、儀表施工安裝記錄、質量評定、事故處理報告等等。

4.竣工文件。主要包括建筑安裝工程總量表、工程說明、竣工圖、測試記錄、隨工檢查簽證、記錄、工程變更單、重要工程質量事故報告、已安裝設備明細表。竣工圖主要包括：總平面圖、建筑、給水、排水、煤氣、通訊、暖通、監控、電梯等專業竣工圖；建設用地范圍內地下綜合管網圖（含管線接口位置）等等。

5.監理文件。主要包括監理通知、備忘錄、報告、會議紀要；施工質量分析；監理規程；合同管理文件、三控制文件、協調文件等。

6.設備文件。主要包括設備、材料采購合同、出廠質量合格說明；設備、材料裝箱單、開箱記錄；設備圖紙使用說明書；設備安裝調試記錄等等。

7.竣工驗收文件。主要包括工程竣工驗收報告；工程設計總結、監理總結；質量評審材料；環保、勞動安全衛生、消防、檔案等竣工驗收審批文件；竣工驗收會議決議文件、驗收證書及驗收委員會簽字名單；項目評優報獎申報材料、批準文件及證書等。

二、重點建設項目檔案的整理

建設項目檔案的整理，就是在遵循檔案材料形成規律，保持材料之間的有機聯系，便于保管和利用的原則下，對文件材料進行分類、組織保管單位和編目工作。

1.分類。按工程項目分類法分類，就是按照一個基本建設項目的全部材料為單位劃分類別。在一個項目之內，可以按單項工程或專業性質劃分屬類。

2.組卷。按建設項目立項、設計、施工、竣工四個階段分別組卷。項目立項階段，按項目申報、地質勘探、工程征地等環節分別組卷。設計階段按設計程序分別組卷。可根據材料的多少，分別組成一卷或數卷。施工階段一般按單位、單項工程或專業組卷，組卷時文字材料在前，圖樣材料在后。工程竣工驗收階段的文字材料，一般單獨組卷。

3.卷內文件排列。建設項目按依據性材料、基礎性材料、工程設計（含初步設計、技術設計、施工設計）、工程施工、工程竣工驗收等順序排列。

4.案卷的項目。⑴編寫案卷頁號。以有書寫內容的頁面編寫頁號，正面寫在右下角，反面寫在左下角。不裝訂的以件為單位編寫件號，并加蓋檔號章。⑵填寫卷內目錄。主要是序號、文號、責任者、題名、日期、頁次的填寫。⑶填寫備考表。卷內備考表填寫卷內文件材料的件數、頁數，以及在組卷和案卷管理中需要說明的問題。

5.編制檢索工具。主是編制總目錄、分類目錄、底圖檔案目錄等。

重點建設項目檔案是整個建設項目工作的重要組成部分，只有把項目檔案工作做好，整個建設項目工作才有一個完美的結局。