談檔案知識服務內涵及實現方法

吳亞娟

（伊春市計劃生育技術服務站 黑龍江 伊春 153000）

檔案作為社會檔案的重要組成部分，檔案工作依托社會這一知識密集型組織。檔案知識服務就是從檔案信息資源中將各種顯性和隱性知識，通過對用戶的知識需要和問題環境的分析，將檔案信息識別、組合、創新、集成的知識提煉過程，是有針對性地解決用戶問題，最大限度滿足日益復雜的社會公眾對檔案信息知識的需要的深層次信息服務。實現檔案知識服務，不僅是檔案服務觀念上的轉變和深化，更是檔案事業科學發展的必然要求。

一、檔案事業發展的內涵與檔案知識服務

（一）檔案事業發展的內涵

檔案事業作為社會事業的一部分，它的發展不可避免地要受到當時發展理論的影響。在建國后的相當長時間內，我國檔案事業的發展在“增長理論”的影響下，走的是規模增長的道路，把檔案事業的發展單純理解為檔案館（室）數量的增多、館藏檔案數量的增加、檔案工作者隊伍的擴大，并且往往以上述數量指標作為發展的目標加以追求。在這種發展戰略的指導下，檔案事業的發展出現了重外延輕內涵、重數量輕質量、重自身規模輕社會效益的傾向。其結果是割斷或削弱了檔案事業與社會的聯系，使檔案事業的發展陷入盲目的、自我封閉的狀態之中，無法與社會建立起協調發展的關系。而社會是檔案事業發展的重要外部環境，缺乏良好的社會環境檔案事業的發展也就成了無本之木，無源之水。進入到80年代后，在“協調發展理論”的影響下，我國檔案界的有識之士提出了檔案事業要與經濟、社會協調發展的觀點。這種新的發展觀追求的不再是檔案事業的自身規模，而是檔案事業社會功能的發展，把檔案事業的社會效益的提高作為發展的目標。因為，檔案事業社會功能的大小并不完全取決于檔案事業本身的規模，而更重要的是取決于檔案事業與社會需求的協調能力。只有從社會需求的角度來把握檔案事業發展的規模及其方向，并著力于提高檔案館（室）的工作效率和檔案信息資源的開發利用率，檔案事業的社會功能才能相應地發展，最終使檔案事業與社會建立起相互促進、相互協調的緊密關系。檔案事業的可持續發展則是在強調檔案事業與社會經濟相互協調、同步發展的同時，重點把人的發展擺到檔案事業發展的中心位置上來。一方面要明確檔案事業在人類自我發展中的地位和作用，另一方面要明確人自身的發展在檔案事業發展中的地位和作用。

（二）檔案知識服務

檔案知識服務是指以最大限度實現用戶滿意為目標，不僅為用戶提供具有憑證性質的信息服務，還通過與用戶信息、知識交流活動，發揮檔案人員自身知識和智慧，提供知識性、創新性、效用性、個性化的檔案信息服務。這種檔案知識服務的價值取向定位在“知識”的價值和“服務”的價值。

其中，知識價值包含著顯性知識和隱性知識的價值復合于一體。由于檔案本身具有憑證價值和情報價值（參考價值），在傳統的檔案價值效用發揮中人們更關注的是檔案的憑證價值，而情報價值的效用則往往處于忽視與弱化狀態。檔案知識服務從檔案價值效用的角度來看，就是在于保持檔案具有的憑證價值的基礎上，通過挖掘、聚集、整合獲得知識創新，使檔案的情報價值提升，檔案信息不僅是原始態的信息，而且是具有相當價值的情報信息。

因為基于這一服務理念和價值取向，使檔案知識服務不同，傳統的檔案信息服務，是帶有前瞻性的研究活動，是對檔案信息資源的深層次開發利用，檔案知識服務所關注的不再是為用戶是否提供了信息，而是通過服務是否解決了用戶的問題。

檔案知識服務工作標志是以靈活的服務模式充分利用和調動檔案工作者的智慧所進行的特定問題的分析、識別、創新為標志，而不再是以規模化的檔案資源收藏與組織為標志，其突出特點在于以檔案利用者需求滿足的高效性、深入性、徹底性的知識型服務。

從檔案管理工作的發展演變和未來趨勢，可以分為實體管理階段、信息管理階段和知識管理階段。知識管理階段是檔案管理的高級階段，知識服務是檔案服務的高級階段，檔案知識服務作為檔案事業持續發展的核心和最終目的，體現了關注知識價值、重視提供知識、強調應用知識的理念，這也正是知識管理的核心價值觀念，是檔案管理向知識管理方向發展的內在要求和必然趨勢。

二、檔案知識服務內涵

（一）服務需求的知識化

由于檔案用戶從群體屬性是社會用戶群體。其中，科技用戶群體在數量上批量化、服務需求上階段化（需求集中化），使得檔案服務需求因不同群體呈現不同需求規律。因此，深化對服務需求的分析，認識用戶群體檔案信息需求的規律是檔案知識服務的基礎。然而，長期以來，對檔案用戶的用戶需求分析（包括用戶跟蹤），卻常常被人們忽視（幾乎沒有開展這項工作），對于檔案服務現有用戶的保持、潛在用戶的開發都成為空談。

從本質上看，用戶的信息需求實質上是知識的需求。用戶利用檔案目錄檢索系統是為了找到某些檔案；找到并查閱檔案是為了獲得某方面的知識以解決某個問題或求證某一事實；無論是檔案信息還是檔案實體都不是用戶真正需要的東西，用戶真正需要的是知識。

（二）服務來源的知識化

服務來源的知識化，在于檔案知識組織。正如美國未來學家奈斯比特所言：“我們淹溺在信息海洋中，卻不得不面臨知識饑渴。”僅僅依靠傳統的檔案組織方法無法發現與利用蘊含在檔案信息資源中的深層次的知識。要從海量的檔案信息資源中找出事物之間、事件之間內在聯系，必須依靠新的基于知識的組織方法。檔案從館藏數量來說，檔案館藏的全宗數量增加，案卷數大幅增加，在這樣的浩瀚檔案信息中，利用傳統的檔案查詢方式，很難發現這些檔案內容之間的不一致性，甚至無法知道哪些檔案提及用戶需要的信息。在服務過程中就存在著查詢困惑和難題，傳統的服務只能提供機械的查詢服務。但通過知識組織，對有關檔案內容進行知識標引，分析出檔案中的所有知識單元，加以系統組織，這樣就能很方便地發現淹沒在檔案資源中有關知識之間的相互聯系。

（三）服務價值的增值化

檔案知識服務價值增值化最具特征的體現在于文史研究。近年來，文史研究已成為檔案研究和發展的重要內容。然而，由于歷史本身的紛繁復雜，加上多重目標的現實服務需求，文史研究必須從多角度來解讀，用多元化的方法來指導，以多樣化的方式來呈現，最后形成的文史研究成果，不再是簡單歷史資料的羅列和堆砌，而是對文化內涵準確解讀。

三、實現職校檔案知識服務的途徑

（一）檔案人員的角色轉變和素質的提高

角色轉變是一個思想意識問題。以特里·庫克為首的檔案學者們呼吁，檔案人員應該“停止扮演保管員的角色，而成為概念、知識的提供者”，把著眼點從信息上轉移到知識上（探尋、傳播、理解），實現從傳統檔案服務到知識服務的過渡，從而“重新坐回上帝的身邊”。檔案人員素質提高是實現檔案知識服務的根本。知識服務不是館藏有什么用戶就用什么，而是要求更多的、主動的、前瞻性的服務，如何保證檔案服務人員充分發掘、利用腦中的隱性知識，這就要求檔案服務人員樹立學習的觀念，并將學習的觀念貫穿始終，檔案部門也將成為一個學習型組織。

（二）知識服務機制的建立

檔案資源經過多年的建設已初具規模，為實現檔案知識服務、知識庫的建設打下了堅實的基礎。但僅有資源基礎和條件還遠遠不夠，還需要相應的知識服務機制的構建。知識服務機制是以解決用戶實際問題和滿足知識需求為目標，包括知識傳遞機制、反饋機制、服務評價機制，在幫助檔案部門與檔案用戶之間進行實時溝通、交流的基礎上，檔案部門實現針對個性化的知識的挖掘、提煉和信息整合，提出解決用戶問題的方案，實現檔案知識服務。

（三）傳統的檔案信息服務的深化、延伸

將知識服務理念引入到檔案服務是一個新理念，但并不是對傳統檔案信息服務簡單否定和替代，而應以發展的觀點來看，檔案知識服務是傳統服務的深化和延伸。

檔案知識服務最大限度滿足用戶的信息、知識需求，幫助用戶應用知識、解決問題，提升檔案服務層次，強化了檔案信息情報價值，從本質上看，體現了“以人為本”的核心理念，是檔案服務可持續發展的思想在檔案事業的具體實踐，檔案知識服務必將為檔案服務帶來生機和活力。

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