淺談如何做好地勘單位人事檔案管理工作

劉瑞馨

（黑龍江省煤田地質局 黑龍江 哈爾濱 150001）

人事檔案是社會公共信息非常重要的一個組成部分，是跟隨每個人一生，與個人關系最為密切的一種檔案，是我國人事管理制度的一項重要特色。人事檔案不僅是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，還與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。目前出境、計算工齡、工作流動、考研、考公務員、轉正定級、職稱申報、辦理各種社會保險，以及升學等都需要人事檔案。沒有人事檔案，不但辦不了上述事宜，連基本的個人經歷都很難證明，根據國家政策，沒有檔案最直接的影響是無法辦理退休，也領取不了養老金。因為退休年齡不是以戶口本或身份證決定，而是以個人檔案中記載的出生年齡來決定，因此每個人一定要妥善保護好自己的人事檔案。作為檔案管理人員，更加應該盡職盡責，本著對自己的職業負責，對他人負責的態度，做好檔案管理工作。

根據幾年來從事檔案管理工作的經驗，本人談一下對地勘單位人事檔案管理工作的幾點看法。

一、人事檔案管理工作中存在的問題

地勘單位作為一個專業技術性較強的單位，在生產上有別于其他單位，具有特殊性。在檔案管理方面，既存在與其他單位相同的共性，也有自己的個性問題。

（一）檔案管理不夠嚴格

由于地勘單位比較分散，有的單位不在同一座城市，人事檔案管理工作也比較分散。在職稱審批，工資晉級的時候，不僅加大了檔案管理人員的工作量，經常往返于單位所在地和職稱工資審批地兩座城市之間，還容易造成工作中的疏漏。此外，如果條件允許的單位，能夠建立獨立的檔案室，檔案管理人員可以在檔案室整理和查閱檔案；如果條件不允許，檔案的保密性很難保證。尤其一些基層單位沒有制定嚴格規范的檔案借閱手續，容易出現檔案管理中的紕漏。受地勘行業相對閉塞及歷史因素影響，部分職工在行業內部“結親”，有的一家三口或父子同在一個單位工作，還有的祖孫三代都是地勘職工，“裙帶”關系非常嚴重，既容易出現檔案管理人員保管自己或者直系親屬檔案的現象，又容易出現個別人利用職權，對檔案進行修改、圖抹等現象。按照《干部檔案工作條例》中的規定，“任何個人不得查閱或借用本人及直系親屬的檔案，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。”

（二）檔案作用發揮不大

人事檔案詳實記載了一個人的思想品質、業務水平、個人能力等綜合信息，是選拔優秀人才的第一手資料。如果檔案管理人員不能充分利用人事檔案中的有效信息發現人才、培養人才，優秀人才不能被及時發現和啟用，不僅是一種人才的浪費，更是單位的損失。目前，大多地勘單位的檔案管理人員，通常所學專業并非本崗工作，或者沒有經過專門的崗位培訓，他們對檔案管理工作認識不夠，不懂得如何利用檔案內的有效信息，有針對性的制定人才培養和人才發展計劃，也缺乏主動思考、主動研究檔案管理工作的積極性。基本都是在完成檔案資料建檔工作之后，將檔案直接裝入檔案柜，需要查找資料的時候，再進行查找，平時也不進行整理和研究，僅局限于一種簡單的檔案保管行為，檔案的作用發揮不大。

（三）沒有建立人事檔案管理系統數據庫

簡單的檔案管理方法，早已不適應現代檔案管理工作的需要，更不適合地勘單位這種對專業技術人才需求較大的單位。建立人事檔案管理系統數據庫，已經成為現代檔案管理工作的一部分，也是檔案管理工作未來的發展趨勢。沒有建立檔案管理系統數據庫，是地勘單位在人事檔案管理工作中存在的普遍問題，從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，缺乏對人事檔案的科學管理，既浪費時間，又增加了檔案管理人員的工作量。建立適合地勘單位發展特點的人事檔案管理系統數據庫，是每一位地勘檔案管理工作人員需要思考和解決的問題。

二、解決辦法

為了防止和減少上述現象的發生，筆者認為地勘單位的人事檔案管理人員，應從以下幾方面做好檔案管理工作。

（一）認真細化，加強監管

首先，對于各單位黨政領導和負責檔案管理人員的人事檔案，應由上一級人事管理部門統一管理，本單位的其他人事檔案由人事部門進行管理。其次，人事檔案管理部門應對所有人事檔案中的重要信息進行檔案備份。作為檔案管理人員，對于一些重要人事信息，尤其是為單位帶來經濟效益的技術人才的檔案信息，應該作為電子文檔進行備份保存。既防止人為篡改檔案資料，又為經常查閱和使用的檔案提供了方便。再次，加強對合同工人事檔案的管理工作。自從2003年以來，隨著全國煤炭形勢好轉，在國際、國內兩個市場的擴張，地勘隊伍對專業技術人才的需求不斷增加，對臨時工、中長期合同工的需求也呈直線上升趨勢，尤其是對中長期合同工的需求加大。往往經過一段時間的培養與鍛煉，這些合同工已經發展成會生產、懂業務的技術工人，可以作為成手使用，但是工期一結束，大多地勘單位便與工人之間解除了勞動合同關系。當地勘單位再次需要這種成手工人的時候，不僅需要花費相當多的時間和精力重新培養，還影響到施工的進程。所以為勞動合同技術工人建立檔案，做好信息儲備，并且通過制定相應的優惠政策，為地勘隊伍保留部分成手勞動合同工人，當地勘隊伍需要這些人的時候，他們能夠馬上上崗工作，這樣對地勘單位和合同工雙方都是一種約束和保障。

（二）利用檔案信息優勢，制定人才培養發展計劃

通過人事檔案可以了解一個人的特長和優勢，地勘單位的檔案管理人員，應該允分利用人事檔案中的有效信息，把專業技術人才作為人才培養和人才發展的戰略重點，為地勘單位更好地培養和發展人才。首先，對專業技術人員和管理人員進行細化和分類。根據分類的特點和需要，有針對性地制定人才培養和人才發展計劃。使不同類型、不同崗位的人才能夠學習、掌握最新的崗位知識，提高他們的業務水平。其次，通過業務培訓，激發各類人才的工作潛力，提升他們對本崗工作的認知與認可程度。通過人才培訓發展工作，增加了工作效率，又發揮了人才效能的最大化，做到人盡其才。尤其現在蓬勃發展的地勘單位對專業技術人才的需求越來越強。根據檔案信息對專業技術人才進行評估，通過制定人才培養發展計劃，既為地勘單位發展培養和儲備了人才，又體現了人事檔案管理工作的成效。

（三）建立人事檔案管理系統數據庫

人事檔案是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，如果把人事檔案中的信息資料建成管理系統數據庫，每次查找人事檔案信息的時候，只要通過電腦中的人事檔案管理系統數據庫就能完成。不僅為檔案管理工作人員節省了大量的工作時間，還為人才培養發展計劃提供了方便。尤其象地勘單位這種對專業技術人才要求較高的單位，建立一套完整詳盡的人事檔案管理系統數據庫，不管什么時間，需要什么樣的人才，通過檔案管理系統，都能夠快速、準確的找到第一手資料，為地勘單位人才培養和發展儲備信息。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程，而且和各單位的具體情況有一定的關系。如領導重視程度，是否統一認識，計算機技術人員同檔案業務人員協同配合，在建數據庫的時候，要面向應用，突出重點，建立“活庫”，并且通過網絡聯接形成開放的分步式數據庫群，這樣才能使自動化系統效率大大提高。

[1]鄧紹興.完善干部人事檔案工作管理體制的管見.檔案與建設，2008（1）.

[2]魏勤政.關于人事檔案所有權的思考.檔案學通訊，2008（1）.

[3]王運紅.人事檔案丟失案的法律思考.蘭臺世界，2007（19）.