淺談高職院校檔案工作創(chuàng)新的途徑

程 苑

（無錫市廣播電視大學(xué) 江蘇 無錫 214021）

隨著高職院校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大以及教育體制改革的不斷深入，高職院校檔案工作在學(xué)校管理中的地位和作用日益突出。與此同時，由于信息技術(shù)在學(xué)校管理和教學(xué)中的應(yīng)用，產(chǎn)生了大量的電子文件，使檔案形成的數(shù)量、載體門類迅速增長，傳統(tǒng)的檔案管理方式和服務(wù)模式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)高職教育發(fā)展的需求，制約了學(xué)校檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。面對出現(xiàn)的新情況、新問題，檔案工作如何創(chuàng)新，如何更好地為教學(xué)、科研和社會服務(wù)，已經(jīng)成為當(dāng)前高職院校檔案工作必須面對的重大課題。

一、高職院校檔案工作創(chuàng)新的重要性

高職院校檔案工作作為學(xué)校管理的重要組成部分，是一項不斷發(fā)展的工作，其創(chuàng)新不僅是高職院校信息化、網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化的需要，也是學(xué)校檔案工作自身發(fā)展的需要。

（一）高職院校檔案工作創(chuàng)新是時代發(fā)展的需要

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，高職院校檔案工作發(fā)生了深刻的變化，檔案工作面臨著檔案信息網(wǎng)絡(luò)化、檔案信息需求個性化、檔案信息資源開發(fā)利用形式多樣化以及文檔一體化管理等多方面的挑戰(zhàn)。面對這種新形勢的變化，高職院校檔案管理工作的創(chuàng)新迫在眉睫，為此只有積極探索檔案信息化建設(shè)的管理模式，用創(chuàng)新思維解決現(xiàn)實存在的問題，才能使檔案工作在創(chuàng)新中實現(xiàn)發(fā)展，在發(fā)展中實現(xiàn)創(chuàng)新。

（二）高職院校檔案管理的創(chuàng)新是推動檔案工作發(fā)展的內(nèi)在動力

在社會發(fā)展步伐不斷加快的信息時代，檔案管理工作也逐漸從傳統(tǒng)的手工操作和以檔案實體保管為重點，向現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化信息管理為主的方向發(fā)展，它的每次創(chuàng)新都是檔案管理工作者智慧的結(jié)晶，也是學(xué)校檔案工作保持蓬勃生機(jī)的力量源泉。因此，高職院校檔案工作要保持與時代同步發(fā)展，就必須與時俱進(jìn)、大膽創(chuàng)新，改革傳統(tǒng)的管理模式，以創(chuàng)新理念指導(dǎo)檔案工作實踐，通過提高檔案人員素質(zhì)、轉(zhuǎn)變思想觀念、豐富檔案信息資源、推進(jìn)數(shù)字化建設(shè)、拓展檔案信息開發(fā)利用等途徑更好地發(fā)揮學(xué)校檔案的價值。

二、高職院校檔案工作的現(xiàn)狀

高職院校檔案工作是學(xué)校管理中的一項十分重要的基礎(chǔ)性工作，檔案工作的好壞是衡量學(xué)校管理水平的一個重要標(biāo)志。近年來，高職院校認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹《檔案法》和《檔案實施辦法》，檔案工作取得了初步的成績。但從整體上看，高職院校檔案工作無論在人員素質(zhì)、思想觀念、管理方式和利用服務(wù)等方面都存在著與學(xué)校事業(yè)發(fā)展不相適應(yīng)的地方，需要不斷地改進(jìn)。主要表現(xiàn)在：（1）檔案工作人員思想觀念陳舊，工作思路狹窄，整體素質(zhì)有待提高。一些檔案工作人員認(rèn)為檔案就是整理、保管，其工作習(xí)慣停留在原有的管理模式和已有的工作基礎(chǔ)上，開拓創(chuàng)新意識不強(qiáng)，業(yè)務(wù)素質(zhì)不能適應(yīng)信息化建設(shè)的需要。（2）檔案管理方式、手段落后，檔案信息資源得不到充分的開發(fā)和利用。目前個別高職院校的檔案管理仍采用傳統(tǒng)的手工管理方式，不能適應(yīng)現(xiàn)代信息化發(fā)展的要求；一些學(xué)校即便使用計算機(jī)管理，也只是簡單的目錄錄入，不能進(jìn)行文件、檔案全文檢索和利用，從而制約了學(xué)校檔案工作的發(fā)展和創(chuàng)新。（3）檔案服務(wù)內(nèi)容單一、服務(wù)方式被動，不能滿足學(xué)校和社會利用檔案的需要。一些高職院校檔案室藏結(jié)構(gòu)單一，特色不明顯，檔案編研工作滯后，缺乏對檔案信息資源的深度開發(fā)加工，造成可供利用的檔案資源不多。還有一些學(xué)校檔案管理的重點仍放在收集和保管上，檔案管理停留在建檔、管檔、你查我找的被動、單一的服務(wù)方式上。

高職院校檔案工作的現(xiàn)狀制約了學(xué)校檔案服務(wù)功能的有效發(fā)揮，必須通過不斷創(chuàng)新，才能使學(xué)校檔案工作充滿生機(jī)和活力。

三、高職院校檔案工作創(chuàng)新的途徑

（一）提高檔案工作人員素質(zhì)，更新思想觀念

作為一名檔案工作者不僅要具備良好的思想素質(zhì)和職業(yè)道德操守，更要有扎實的專業(yè)知識結(jié)構(gòu)和較強(qiáng)的信息處理能力與終身學(xué)習(xí)能力，檔案人員的素質(zhì)高低，直接關(guān)系到學(xué)校檔案工作服務(wù)的質(zhì)量。信息化社會為檔案工作帶來機(jī)遇，也帶來挑戰(zhàn)，檔案人員一方面要加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，不斷提高職業(yè)道德修養(yǎng)。另一方面還要加強(qiáng)專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，有計劃、有步驟地進(jìn)行繼續(xù)教育培訓(xùn)，不斷更新知識，提高對相關(guān)學(xué)科知識的擴(kuò)展能力。同時檔案工作人員還要改變過去傳統(tǒng)的觀念，勇于創(chuàng)新、不斷提出創(chuàng)新辦法，在實踐中不斷進(jìn)行檔案工作的探索與創(chuàng)新，以工作實績?nèi)〉迷趯W(xué)校應(yīng)有的地位和發(fā)展空間。

（二）創(chuàng)新檔案管理方式，提升檔案管理水平

目前，高職院校檔案工作面臨著電子檔案的出現(xiàn)、信息技術(shù)的應(yīng)用、新型檔案載體的保管等諸多挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理方式、手段很難適應(yīng)高職教育發(fā)展的需求，必須進(jìn)行大膽的創(chuàng)新。在創(chuàng)新檔案管理方式上要用現(xiàn)代化管理手段替代傳統(tǒng)的手工管理，建立室藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文索引數(shù)據(jù)庫等工作，依托校園網(wǎng)，進(jìn)行文檔一體化建設(shè)，開展校內(nèi)文件材料網(wǎng)上立卷歸檔，實現(xiàn)檔案檢索自動化，使學(xué)校檔案管理更加規(guī)范化與科學(xué)化，檔案管理水平更上一個新臺階。

（三）創(chuàng)新檔案服務(wù)內(nèi)容，提高檔案服務(wù)質(zhì)量

檔案資源建設(shè)是檔案工作的基礎(chǔ)，豐富的檔案信息資源是服務(wù)學(xué)校和社會的必要條件。為此，高職院校檔案工作應(yīng)立足實際，強(qiáng)化檔案資源建設(shè)在檔案服務(wù)創(chuàng)新中的基礎(chǔ)地位，不斷豐富室藏結(jié)構(gòu)，多層次、多渠道采集檔案信息資料，不僅要收集好教學(xué)、科研、學(xué)生管理資料,還要注重個人成果方面的資料收集，建立名人檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、榮譽(yù)檔案等門類，形成自己的室藏特色與服務(wù)特色。加強(qiáng)檔案的編研和檢索工作，全方位、多層次開發(fā)檔案信息資源，以滿足學(xué)校教學(xué)、科研和管理對檔案信息資源的需求，最大限度地發(fā)揮檔案的作用。

（四）創(chuàng)新檔案服務(wù)方式，提升檔案服務(wù)水平。

服務(wù)是檔案工作永恒的主題，也是檔案工作長久發(fā)展的內(nèi)在動力。高職院校檔案工作要有所作為必須找準(zhǔn)檔案工作的切入點，充分考慮利用者的需求，設(shè)立網(wǎng)上查檔、電話代查服務(wù)；建立現(xiàn)行公開文件查閱中心；圍繞學(xué)校中心工作，有針對性地開發(fā)檔案，并利用檔案網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢,將檔案信息及時、有效地傳遞給領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門利用,實現(xiàn)檔案服務(wù)由被動服務(wù)向主動服務(wù)，由單一服務(wù)向多元服務(wù)的轉(zhuǎn)變。

總之，高職院校檔案事業(yè)的發(fā)展離不開創(chuàng)新，只有通過不斷地創(chuàng)新，才能更好地為學(xué)校和社會服務(wù)，才能促進(jìn)學(xué)校檔案事業(yè)的可持續(xù)的發(fā)展。

[1]范文春.檔案工作創(chuàng)新初議[J].理論觀察，2006（1）.

[2]柴坤.高校檔案工作服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新[J].番禺職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2008（3）.

[3]范軍豪.加強(qiáng)高校檔案管理創(chuàng)新工作的點滴思考[J].教育教學(xué)論壇，2010（18）.