重慶煙草行業(yè)物資分類編碼規(guī)則構(gòu)想

田 松，董世雯

(重慶市煙草專賣局(公司)，重慶 400023)

為了進(jìn)一步規(guī)范行業(yè)物資采購(gòu)的行為，促進(jìn)行業(yè)資產(chǎn)管理軟件物資采購(gòu)部分的統(tǒng)一稱謂，統(tǒng)一口徑，根據(jù)國(guó)家局固定資產(chǎn)分類與統(tǒng)一代碼編制規(guī)則和市局(公司)物資采購(gòu)管理辦法(渝煙局〔2011〕203號(hào))的要求，結(jié)合行業(yè)物資集中采購(gòu)情況，特提出行業(yè)物資分類編碼規(guī)則的構(gòu)想。

一、編制目的

1)統(tǒng)一物資概念。對(duì)行業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中所耗的每一個(gè)物品概念進(jìn)行統(tǒng)一定義和分級(jí)分類，使組織不同的管理及信息系統(tǒng)對(duì)同一物品使用的定義語(yǔ)言保持一致性。

2)進(jìn)行編碼控制。對(duì)行業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中所耗的每一個(gè)物品進(jìn)行統(tǒng)一編碼，并根據(jù)編碼在分級(jí)分類系統(tǒng)中進(jìn)行一對(duì)一的排序，使組織不同的管理及信息系統(tǒng)對(duì)同一物品使用的排序編碼唯一。

3)嚴(yán)格過(guò)程管理。定義唯一編碼唯一，便于行業(yè)通過(guò)資產(chǎn)管理軟件從物資采購(gòu)計(jì)劃、立項(xiàng)、審批、采購(gòu)、簽約、履約、質(zhì)檢、保管和使用全過(guò)程流程固化、系統(tǒng)控制、統(tǒng)計(jì)分析和成本歸集。

4)業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化。行業(yè)所有物資，從種類、品類、品名、品規(guī)及其他屬性各個(gè)層級(jí)，一碼到底;從計(jì)劃、采購(gòu)、質(zhì)檢、保管、領(lǐng)用、盤(pán)存、核算各個(gè)環(huán)節(jié)，分級(jí)使用。

二、術(shù)語(yǔ)定義

物資:指企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理過(guò)程中所消耗物品的各種生產(chǎn)資料。

物品:指行業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理過(guò)程中所耗的物質(zhì)實(shí)體及與辦公、生活消費(fèi)有關(guān)的所有物件。

種類:依據(jù)物資本身的性質(zhì)、特點(diǎn)劃分的門(mén)類。

品類:指一組相關(guān)聯(lián)的或可相互替代的物品或服務(wù)。

品名:品類的從屬，產(chǎn)品或商品的名稱，是指能使某種物品區(qū)別于其他物品的一種稱呼或概念。品名在一定程度上體現(xiàn)商品的自然屬性、用途和主要的性能特征。

品規(guī):品名的從屬，產(chǎn)品或物品的具體化，直接體現(xiàn)一種物品的具體規(guī)格、屬性、特性、用途，或物品的主要原料、成分、工藝等。

代碼:表示特定事物或概念的一個(gè)或一組字符。

編碼:給事物或概念賦予代碼的過(guò)程。

三、分類分級(jí)

參照國(guó)家局固定資產(chǎn)分類與統(tǒng)一代碼編制規(guī)則和行業(yè)物資采購(gòu)管理辦法，結(jié)合重慶煙草實(shí)際，將全市行業(yè)使用的所有物資分為四個(gè)種類，每一個(gè)種類分為四級(jí)，即第一級(jí)是種類，第二級(jí)是品類，第三級(jí)是品名，第四級(jí)是品規(guī)。

1)第一級(jí)種類。將全市行業(yè)使用的所有物資按使用性質(zhì)、使用環(huán)節(jié)或業(yè)務(wù)形態(tài)分為四個(gè)大類，即煙葉配套物資、卷煙配套物資、生產(chǎn)類備品備件物資和管理類物資。

2)第二級(jí)品類。將每個(gè)大類的物資按功效、屬性和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程的不同環(huán)節(jié)進(jìn)行歸集，如煙葉配套物資中的煙種、肥料、農(nóng)膜、農(nóng)藥、烤房等。

3)第三級(jí)品名、第四級(jí)品規(guī)。按照品名、品規(guī)的內(nèi)涵或行業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中的實(shí)際使用情況，一些物資可以劃分到三級(jí)，一些物資可以劃分到四級(jí)。

4)為便于物資管理、統(tǒng)計(jì)和成本歸集，幾個(gè)種類或品類通用的物資，按物資的使用環(huán)節(jié)或業(yè)務(wù)形態(tài)細(xì)分到各個(gè)種類的品類、品名、品規(guī)之中。如薄膜，農(nóng)用薄膜分入煙葉配套物資，物流用薄膜分入卷煙配套物資;照明設(shè)施，生產(chǎn)用照明設(shè)施分入生產(chǎn)類備品備件物資，辦公用照明設(shè)施分入管理類物資。(電動(dòng)機(jī)，農(nóng)用電動(dòng)機(jī)分入煙葉配套物資，煙葉復(fù)烤、物流分揀用電動(dòng)機(jī)分入生產(chǎn)類備品備件物資，辦公電動(dòng)機(jī)分入管理類物資。)

5)隨著生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的不斷發(fā)展和實(shí)際需要，本編碼可以增加分類和分級(jí)，逐漸擴(kuò)充和完善。

四、代碼設(shè)置

1)一物一級(jí)，一品一碼，每種物資只有一個(gè)唯一的編碼。

2)根據(jù)國(guó)家局固定資產(chǎn)分類與統(tǒng)一代碼編制規(guī)則的設(shè)置要求，第一級(jí)大類從01～06屬固定資產(chǎn)，為了便于今后固定資產(chǎn)大類的補(bǔ)充，所以行業(yè)物資采購(gòu)編碼第一級(jí)大類從10開(kāi)始，依序編碼;第二級(jí)到第四級(jí)從01～99依序編碼。

3)本編碼采用層次碼結(jié)構(gòu)，將行業(yè)使用的物資編碼確定為四級(jí)，由8位數(shù)字組成，每級(jí)2位數(shù)字。一般情況下，一至三級(jí)為分類碼，通過(guò)類別代碼對(duì)照表可以查詢其類別歸屬;四級(jí)以下為特征碼，體現(xiàn)各物品之間的區(qū)別。

以“200孔浮盤(pán)”編碼10030201為例，如圖1所示。

圖1 編碼結(jié)構(gòu)

前六位數(shù)100302為分類碼，后二位數(shù)01為特征碼:10表示一級(jí)代碼(種類)—煙葉配套物資，03表示二級(jí)代碼(品類)—育苗物資，02表示三級(jí)代碼(品名)—浮盤(pán)，01表示四級(jí)代碼(品規(guī))—200孔浮盤(pán)。

4)由于同類物品間會(huì)有多個(gè)區(qū)別屬性，為了方便確定編碼位數(shù)，在確定特征碼時(shí)，每類物品可以盡量找出2～3個(gè)備用特征碼。200孔浮盤(pán)，如果根據(jù)保管、核算、統(tǒng)計(jì)的需要，須確認(rèn)其材質(zhì)、產(chǎn)地、購(gòu)進(jìn)時(shí)間或其他屬性時(shí)，可以按需再下延編制五級(jí)六級(jí)特征碼。

5)當(dāng)各類物資分解到三級(jí)，有的物資已經(jīng)是具體實(shí)物形態(tài)時(shí)，后面的層級(jí)直接引用第三級(jí)的名稱，并加所在層級(jí)的編碼。

重慶煙草煙葉配套物資分類編碼如附表。

五、使用要求

1)行業(yè)資產(chǎn)管理軟件系統(tǒng)如果采用本規(guī)則，各單位實(shí)施物資采購(gòu)、使用時(shí)，可以按照本編碼在行業(yè)資產(chǎn)管理軟件系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行操作。

2)采用本編碼允許根據(jù)實(shí)際情況按環(huán)節(jié)分級(jí)，編制物資采購(gòu)計(jì)劃，可以采用到三級(jí)品名;實(shí)施物資采購(gòu)，采用到四級(jí)品規(guī);物資保管、領(lǐng)用、盤(pán)存、核算，采用到最后一級(jí)。

3)未納入本編碼而生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)又必需的物資，建議報(bào)請(qǐng)市局(公司)統(tǒng)一增加。

附表 重慶煙草煙葉配套物資分類編碼

續(xù)表1

續(xù)表2