對財務(wù)軟件中“逆操作”功能的研究

王曦東

財務(wù)軟件在現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理過程中應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大，手工會計逐漸被淘汰是歷史發(fā)展的必然趨勢。現(xiàn)在的財務(wù)軟件功能繁多，在很多方面實現(xiàn)了自動化。軟件能夠做到批量審核、自動記賬、自動結(jié)轉(zhuǎn)、自動對賬、自動結(jié)賬等功能。這些高效的自動化功能受到了廣大的財務(wù)人員的歡迎，但是很多財務(wù)軟件也提供了引起爭議的逆操作功能，例如取消主管簽字、取消出納簽字、反審核、反記賬、反結(jié)賬、反初始化等功能。這些逆操作功能雖然并非盡善盡美，但在當(dāng)前階段也屬于財務(wù)軟件的常用功能。本文對財務(wù)軟件“逆操作”的功能進(jìn)行了闡述，并提出了自己的一些想法和建議，以期逆操作功能進(jìn)一步的完善。

一、取消主管簽字

憑證填制后，經(jīng)審核和出納簽字后（涉及現(xiàn)金或銀行業(yè)務(wù)的憑證）就可以記賬，不需要設(shè)置主管簽字。但是，也有許多企業(yè)中為加強(qiáng)對會計人員制單的管理，常采用經(jīng)主管會計簽字后的憑證才有效的管理模式。即其他會計人員制作的憑證必須經(jīng)主管簽字才能記賬。使用前提是：在基礎(chǔ)設(shè)置-選項中選擇“憑證必須經(jīng)主管簽字”。而且，在這種模式下，主管和制單人不能是同一人。以用友軟件為例（以下文章如無特殊指出均以用友軟件為例），憑證經(jīng)主管簽字后，會在憑證上方蓋上主管的名章。一經(jīng)蓋章憑證便不能修改。主管簽字的逆操作為取消主管簽字（或可叫做“銷章”），方法很簡單，只要再執(zhí)行一次主管簽字，選擇取消即可。主管簽字和取消主管簽字不涉及到數(shù)據(jù)在不同系統(tǒng)文件之間的流動，不會影響到數(shù)據(jù)處理。所以對取消主管簽字功能爭議不大。

二、取消出納簽字

出納憑證由于涉及企業(yè)現(xiàn)金的收入與支出，應(yīng)加強(qiáng)對出納憑證的管理。出納人員可通過出納簽字功能對制單員填制的帶有現(xiàn)金銀行科目的憑證進(jìn)行檢查核對，主要核對出納憑證的出納科目的金額是否正確。使用前提是在基礎(chǔ)設(shè)置-選項中選擇“出納必須經(jīng)主管簽字”。出納簽字和憑證審核簽字無時間上的沖突，任何一個先做都可以。取消出納簽字也只需要再執(zhí)行一次出納簽字功能，選擇取消即可。本功能同樣不會影響數(shù)據(jù)處理，存在爭議不大。

三、反審核

反審核又稱“取消審核”，它是審核的逆向操作，就是將已經(jīng)審核的會計憑證取消審核標(biāo)記，使之恢復(fù)到審核前的狀態(tài)。具體操作方法分為兩種，單張取消審核和成批取消審核，只需再次執(zhí)行審核命令，選擇單張或成批取消審核即可。

需要注意的是預(yù)算審批通過的憑證，只能進(jìn)行審核，不能進(jìn)行其他操作。而在取消審核時，無論預(yù)算管理系統(tǒng)返回何值全部認(rèn)為成功，系統(tǒng)只提示不進(jìn)行控制。反審核功能同樣不會影響數(shù)據(jù)處理，存在爭議不大。

四、反記賬

在財務(wù)軟件中，并不存在手工意義上的賬簿，所有的賬簿數(shù)據(jù)均以數(shù)據(jù)庫文件方式存放于系統(tǒng)之中。從系統(tǒng)內(nèi)部的處理過程來看，記賬處理實際上是會計數(shù)據(jù)在不同數(shù)據(jù)庫文件之間的傳遞。是系統(tǒng)把已審核的記賬憑證從臨時憑證庫轉(zhuǎn)移到正式憑證庫中，同時由正式憑證庫數(shù)據(jù)自動更新產(chǎn)生本月最新的科目發(fā)生額余額數(shù)據(jù)，當(dāng)輸出日記賬、明細(xì)賬和總賬時，從正式憑證庫和科目發(fā)生額余額庫中取數(shù)據(jù)。

反記賬就是將已經(jīng)登記入賬的會計憑證予以取消記賬，使之恢復(fù)到記賬前的狀態(tài)。它是記賬的逆操作，也是會計信息化系統(tǒng)中的一個概念。反記賬是將已記賬的憑證通過記賬的逆向過程，恢復(fù)到記賬前的狀態(tài)，簡言之，就是把已經(jīng)登記的任何月份賬簿記錄擦掉。

在一般情況下財務(wù)軟件隱藏了反記賬功能，如需要使用需要激活本項功能。在總賬-期末中，雙擊對賬功能，按ctrl+H鍵，可以激活“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”功能，在總賬中雙擊“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”，并輸入操作員口令即可運行反記賬功能。

發(fā)現(xiàn)已經(jīng)輸入并審核通過或者登賬的記賬憑證有錯誤的，可以采用紅字憑證沖銷法或者補(bǔ)充登記法進(jìn)行更正；記賬憑證輸入時，紅字可用‘—’號或者其他標(biāo)記表示。”而反記賬功能明顯違背了上述功能，所以反記賬功能一般只在因為記賬過程中斷電或其他原因造成中斷后等條件下才能夠使用。但很多財務(wù)人員違背了反記賬功能的初衷，單純?yōu)榱诵薷腻e誤憑證而使用本功能，為弄虛作假留下了一定的隱患。筆者認(rèn)為在使用財務(wù)軟件初始階段，因為對軟件功能的不熟悉確實可能造成較多的錯誤憑證，這種情況下可以使用反記賬功能，但隨著對軟件功能的了解，應(yīng)在3-6個會計期間后取消反記賬功能，以降低風(fēng)險。同時執(zhí)行反記賬功能可能會影響到其他子系統(tǒng)自動生成的憑證，使用需要格外謹(jǐn)慎。

五、反結(jié)賬

“反結(jié)賬”就是將已審核記賬并已結(jié)轉(zhuǎn)下月的會計賬簿數(shù)據(jù)恢復(fù)到以前月份各會計賬簿的發(fā)生額和余額的狀態(tài)，即對已經(jīng)完成結(jié)賬操作的月份的賬返回到結(jié)賬前的狀態(tài)，以便增加新的憑證或修改原有憑證。具體步驟為執(zhí)行總賬-期末-結(jié)賬命令，進(jìn)入“結(jié)賬”窗口，選擇要取消結(jié)賬的月份，按“Ctrl+Shift+F6”鍵，系統(tǒng)彈出“確認(rèn)口令”窗口，讓操作員在該窗口中輸入口令即可，系統(tǒng)將快速地取消結(jié)賬操作，使各種賬簿記錄恢復(fù)到未結(jié)賬前的狀態(tài)。

反結(jié)賬功能強(qiáng)大，有的財務(wù)軟件甚至提供向前數(shù)個月甚至跨年度的反結(jié)賬功能，可以說也是目前弊病最多、爭議最大的功能模塊。筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)盡量減少反結(jié)賬功能的使用，特別是跨年度反結(jié)賬的功能，以期最大限度降低弄虛作假的風(fēng)險。

六、反初始化

“反初始化”功能可以修改初始數(shù)據(jù)，反初始化時不能隨意選擇時間，只能在初始化結(jié)束的哪個期間操作。反初始化一般不會刪除你已經(jīng)錄入的數(shù)據(jù)例如憑證、固定資產(chǎn)卡片、業(yè)務(wù)單據(jù)、現(xiàn)金和銀行記錄，反初始化主要目的是修改初始數(shù)據(jù)，當(dāng)然有時候為了修改啟用期間也必須反初始化。反初始化功能的使用頻率在財務(wù)軟件建賬初期非常高，此功能可以有效降低財務(wù)賬套在未來使用中出錯的可能性。

七、如何完善財務(wù)軟件的逆操作功能

完善上機(jī)操作日志記錄。盡管執(zhí)行逆操作功能存在一定的負(fù)面效應(yīng)，但完全禁用逆操作是不可取的。對于已記賬不管是否已結(jié)賬的錯誤憑證，應(yīng)采用“紅字憑證沖銷法”或者“補(bǔ)充登記法”進(jìn)行更正，但本月出現(xiàn)憑證差錯較多或會計數(shù)據(jù)混亂時，在系統(tǒng)管理員和會計主管授權(quán)的前提下，可執(zhí)行逆操作以修正和恢復(fù)會計數(shù)據(jù)。在執(zhí)行逆向操作時，要求操作人員填寫相應(yīng)的上機(jī)操作日志記錄，且不允許修改或刪除上機(jī)操作日志，在上機(jī)操作日志中產(chǎn)生有痕跡地修改記錄，為后期稽查留下線索。

完善操作員的權(quán)限分配，避免濫用逆操作功能。當(dāng)出現(xiàn)會計差錯時，執(zhí)行逆操作功能的操作員必須同時得到系統(tǒng)管理員及會計主管授權(quán)，才能實施，或者在得到授權(quán)許可的前提下仍需要兩名以上的操作員同時操作，且需要各自輸入口令，通過利用牽制機(jī)制來避免會計數(shù)據(jù)被非法篡改。另外，還應(yīng)規(guī)定進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的當(dāng)月使用逆操作功能的次數(shù)，若超過規(guī)定使用的次數(shù)，本月將禁用此項功能，這在一定程度杜絕了財會人員工作態(tài)度的隨意性。

當(dāng)前對于財務(wù)軟件逆操作功能的設(shè)置產(chǎn)生了很多爭議，我們只有在加大監(jiān)督機(jī)制的前提條件下?lián)P長避短，才能夠讓我國的財務(wù)軟件中的逆操作從設(shè)計到管理體制都得以日趨完善。