材料采購內(nèi)部控制缺失風(fēng)險及應(yīng)對

喻素萍

供水企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的連續(xù)性和周期性，決定了供水企業(yè)要不斷地進(jìn)行采購和銷售活動。對采購的過程實(shí)施科學(xué)、有效的管理對降低供水企業(yè)的生產(chǎn)成本以及提高產(chǎn)品的競爭力有著重要的作用。但是供水企業(yè)的材料采購活動牽涉到供水企業(yè)自身的經(jīng)營條件以及外部市場環(huán)境中的眾多因素，想要對它實(shí)施很好的控制是一件工作量大、困難多的艱巨任務(wù)；這就需要我們進(jìn)行整體的策劃與細(xì)致的安排。研究材料采購內(nèi)部控制缺失所帶來的風(fēng)險以及制定相應(yīng)的策略對于指導(dǎo)我們科學(xué)的開展采購工作有著重要的作用和意義。

一、材料采購內(nèi)部控制缺失所引起的風(fēng)險

（一）由采購合同所引起的風(fēng)險

材料采購合同是供水企業(yè)在材料采購之初就采購材料的數(shù)量、質(zhì)量以及運(yùn)輸方式、結(jié)算方式、理賠條款等等與材料供應(yīng)商進(jìn)行共同的磋商而達(dá)成的協(xié)議。材料采購合同關(guān)系著雙方的切實(shí)利益和責(zé)任，具有較強(qiáng)的法律效率。所以說如果對合同的簽訂過程不進(jìn)行控制，將會給供水企業(yè)帶來嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失和經(jīng)營風(fēng)險。主要的風(fēng)險表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.對采購人員的監(jiān)督管理不力，造成采購人員與供應(yīng)商相互串通在合同中虛報(bào)材料價格，給供水企業(yè)造成的不必要損失。在一些中小供水企業(yè)以及非大宗量的材料采購過程中，往往由采購部門的工作人員進(jìn)行自主的采購。供水企業(yè)如果對采購工作人員監(jiān)管力度不夠或者是缺少所采購資料的價格信息以及相應(yīng)的質(zhì)量信息，往往會出現(xiàn)采購人員與材料供應(yīng)商簽訂虛假價格的采購合同，套取供水企業(yè)的資金。

2.合同條款不夠明確，造成采購成本的上升。在采購合同簽訂的過程中，如果供水企業(yè)對材料的市場價格以及制作原料、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等信息準(zhǔn)備不足，往往會造成供應(yīng)商抬高材料供應(yīng)價格的事件發(fā)生，從而給供水企業(yè)帶來了經(jīng)濟(jì)損失。從另一方面來講，關(guān)于材料采購中的運(yùn)輸條款以及結(jié)算條款簽署的不夠明確，往往會造成運(yùn)費(fèi)增加以及結(jié)算不利的情況發(fā)生，從而給供水企業(yè)帶來了有形的、無形的損失。

3.對于合同的執(zhí)行力不夠造成的損失。目前在我國的采購合同中，由于前期的準(zhǔn)備不夠充分，在合同執(zhí)行環(huán)節(jié)不能很好的進(jìn)行材料的檢驗(yàn)以及損耗的確定。致使在出現(xiàn)質(zhì)量問題之后，缺少理賠的證據(jù)從而無法理賠。

4.不正當(dāng)合同給供水企業(yè)造成的損失。在采購合同的簽訂過程中或者是供應(yīng)商的選擇中，往往存在著暗箱操作或者是透漏標(biāo)底的現(xiàn)象發(fā)生，嚴(yán)重的還會出現(xiàn)關(guān)系戶供應(yīng)以及收受賄賂的現(xiàn)象。在擾亂正常市場秩序的同時，也給供水企業(yè)造成了很大的損失。

（二）采購行為內(nèi)部控制不當(dāng)所帶來的風(fēng)險

1.材料采購前期準(zhǔn)備工作不充分所造成的風(fēng)險。等采購計(jì)劃制定以后，供水企業(yè)就會展開市場調(diào)查、質(zhì)量檢驗(yàn)、信用評測以及供應(yīng)商的實(shí)地調(diào)查等活動。如果對這些環(huán)節(jié)的控制力度不夠就會出現(xiàn)信息失真造成所采購材料的質(zhì)量低下、價格偏高、供應(yīng)商服務(wù)水平低等等隱患。

2.采購計(jì)劃制定的不合理，造成整體采購費(fèi)用的增加。在供水企業(yè)的采購行為中，往往存在著這樣一種矛盾。即采購的次數(shù)太多期間出現(xiàn)的檢測費(fèi)用、差率費(fèi)用以及人工成本就越多，從而增加了生產(chǎn)的成本。但是如果一次性大批量的采購又會出現(xiàn)材料的積壓，給供水企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)帶來了很大的壓力。

3.供應(yīng)商選擇不妥當(dāng)所帶來的風(fēng)險。在供應(yīng)商的選擇過程中，通常通過招標(biāo)的形式進(jìn)行性價比以及信譽(yù)比，最終選定供應(yīng)商。但是如果選擇的供應(yīng)商太多，往往使材料的供應(yīng)能力過于分散，嚴(yán)重的可能影響到供水企業(yè)的生產(chǎn)進(jìn)度。如果選擇的供應(yīng)商過于單一，往往無法及時的獲知材料價格波動的消息，從而對供水企業(yè)控制材料采購以及調(diào)整采購計(jì)劃產(chǎn)生不利的影響。

二、關(guān)于應(yīng)對材料采購風(fēng)險的措施與建議

（一）加強(qiáng)供水企業(yè)對市場信息的收集和分析能力

市場信息對于材料采購的定價以及質(zhì)量與價格之間的性價比有著重要的作用和意義。供水企業(yè)想要準(zhǔn)確的控制材料采購的全過程，必須對市場信息了如指掌。主要的市場信息內(nèi)容包括，材料的價格、材料制作原料的價格、材料的產(chǎn)地以及材料的市場價格變動規(guī)律、材料的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)體系等等。加強(qiáng)供水企業(yè)對市場信息的收集與分析能力主要從兩個方面入手。一方面建立供水企業(yè)的信息網(wǎng)絡(luò)，高度關(guān)注供水企業(yè)生產(chǎn)所用材料的市場信息，并進(jìn)行記錄、儲存。另一方面，提高采購工作人員的專業(yè)素質(zhì)水平以及分析能力，以便于制定最為有利的采購計(jì)劃。

（二）建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商的各項(xiàng)考察指標(biāo)進(jìn)行評定

對于依靠招標(biāo)來進(jìn)行供應(yīng)商選擇的供水企業(yè)采購行為，應(yīng)當(dāng)建立供應(yīng)商檔案，并安排專門的人手進(jìn)行管理和記錄。除了對供應(yīng)商的基本信息進(jìn)行記錄以外。還應(yīng)對供應(yīng)商的一些其他指標(biāo)進(jìn)行考察，主要有：供應(yīng)商的資金周轉(zhuǎn)能力、供應(yīng)商的供水企業(yè)形象、信譽(yù)以及供應(yīng)商的生產(chǎn)能力等等。根據(jù)這些指標(biāo)來綜合性的評定供應(yīng)商，對于不符合供水企業(yè)采購要求的供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)及時的取締，并開發(fā)新的材料供應(yīng)商。

（三）建立嚴(yán)格的采購制度以及合同簽訂的控制制度

嚴(yán)格的采購制度主要是指對采購的過程進(jìn)行細(xì)分，并對其過程進(jìn)行嚴(yán)格的控制。主要包括前期的市場信息收集以及供應(yīng)商資料收集、制定科學(xué)合理的采購計(jì)劃、嚴(yán)格審查采購合同的條款以及加強(qiáng)材料入庫前的檢查、檢驗(yàn)。

對采購合同實(shí)施控制主要是對合同的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、周密性及有效性進(jìn)行綜合的控制與管理，以確保采購材料的高質(zhì)量、低價格以及采購合同條款的有利性和理賠的順利性。

（四）實(shí)行材料采購的多部門聯(lián)合作業(yè)

在以往的材料采購活動中，往往是由采購部門或者是管理部門獨(dú)立完成材料采購。基于材料采購的重要性，我們有必要施行材料采購中的聯(lián)合作業(yè)。由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行采購的預(yù)算以及結(jié)算、由質(zhì)量檢查部門控制和檢驗(yàn)材料的質(zhì)量、由生產(chǎn)部門評價材料的使用性能等。多部門聯(lián)合作業(yè)的供應(yīng)商選擇或者是材料采購，對于控制材料采購的多個環(huán)節(jié)具有很大的作用，但是這種做法只適合在招標(biāo)工作中使用。對于小宗材料和季節(jié)性材料的采購上難免出現(xiàn)采購人工成本高的現(xiàn)象，從而得不償失。

（五）制定最高限價的采購政策

在供水企業(yè)的采購過程中，應(yīng)該根據(jù)所需要采購材料的歷史價格紀(jì)錄以及市場價格信息或者是財(cái)務(wù)部門的價格預(yù)算對所采購的材料進(jìn)行最高限價，以避免由于虛報(bào)價格、供應(yīng)商單一給供水企業(yè)帶來的采購損失。

三、總結(jié)

本文主要對材料采購內(nèi)部控制缺失所引起的供水企業(yè)風(fēng)險進(jìn)行分析與探討，并針對性的制定一些措施來有效的防止風(fēng)險的發(fā)生。旨在與同行業(yè)人士進(jìn)行交流和學(xué)習(xí)，為確保供水企業(yè)采購行為的科學(xué)合理進(jìn)行提供有力的支持。