企業大型慶典活動的組織與體會

文/杜鵬程

企業大型系列慶典活動是企業根據自身改革發展的要求，所組織開展的向社會各界展示企業形象的一種組織行為。系列慶典活動的規模與氣氛代表著企業的實力與風范。成功籌備組織好企業慶典活動，往往能起到回顧歷史、總結經驗，展示成就、提升形象，凝心聚力、促進發展的良好作用。

一、系列慶典活動的成功組織，必須得到企業高層領導的高度重視

不論什么工作，上級支持，就意味著成功一半。慶典一經決定舉行，就要及時成立由企業主要領導、具體承辦部門負責人及相關人員組成的慶典籌備組織機構，對此全權負責。慶典籌備組織機構人員組成的高層化，可以確保為慶典活動提供強有力的組織和資源保障。在慶典籌備組織機構內，根據慶典活動具體工作需要，下設會務組織、現場接待、文字資料、新聞報道、安全保衛、財務后勤等若干工作小組，分工負責，銜接到位，責任到人，狠抓落實，保證慶典活動圓滿完成。山西焦煤在組織十周年慶典活動中，成立了由董事長、黨委書記和總經理任組長，其他班子成員任副組長，機關各部門部室負責人和各子分公司董事長、黨委書記為成員的領導組及辦公室。領導組相繼召開十周年慶祝活動動員大會、畫冊及專題片招標會和協調會議，提出了“統籌兼顧、文化引領、廣泛參與、多辦實事、務實節儉”的活動原則，確定了“總體籌劃、注重結合、貫穿全年、漸進推進”的總體安排，以及以“最高的熱情、最嚴的要求、最好的展示”搞好活動的工作要求。

二、系列慶典活動的成功組織，必須及早制定全面、具體、操作性強的慶典活動總體策劃

一要及早謀劃。企業系列慶典活動一般內容多、持續時間長、要求標準高、面臨難度大、參與人數多，需要及早謀劃，心中有數。2011年是山西焦煤建企10周年紀念日，但是企業從2010年10月就召開相關會議，明確了活動的指導思想和主題。2010年12月29日，集團黨委以黨發99號文下發《關于開展慶祝山西焦煤成立十周年活動的通知》，對慶祝活動指導思想、宣傳內容、活動原則、主要活動、組織領導等作出總體安排，明確要求將慶祝十周年各項活動的重點放在總結經驗、宣傳成就、展示風貌、提升形象等方面。這些，為集團公司成功舉辦慶祝活動奠定了堅實的思想基礎，各子分公司、各單位、各部門以高度的責任感和飽滿的政治熱情及時啟動各項工作。

二要體現特色。慶典是慶祝活動的一種形式，要求每一項具體活動都盡可能組織得熱烈、歡快而隆重，不論是舉行慶典的具體場合、慶典進行過程中的某個具體場面，還是全體出席者的情緒、表現，都要體現出紅火、熱鬧、歡快、喜悅的氣氛。這樣的慶典活動能塑造企業良好形象，展示企業雄厚實力和美好的發展前景，展示企業員工良好精神面貌和干部隊伍的凝聚力、戰斗力，擴大企業在社會各界的影響力。山西焦煤在十周年慶典活動中，用創新的思維、務實的理念搞好創意設計、協調組織、檢點落實等各項工作。安排部署了以走進特殊群眾送溫暖、走向社會助他人、走進社區建家園、走進農村促和諧、走進客戶謀發展為主要內容的“五走進”公益活動。利用社會公益日活動代替大型慶典活動，簡樸務實，方式新穎，大雅不俗受到內外較高評價。

三是主題明確。企業系列慶典活動，旨在全方位檢閱廣大干部職工的業務素質、工作作風、組織能力、道德情操，充分展示各級各部門扎實有效的組織能力和全體干部職工文明向上的優良素質，完美展示焦煤精神和文明風尚，必須有明確主題。山西焦煤把開展十周年慶典活動，作為推進企業轉型翻番、跨越發展的重要舉措，緊緊圍繞回顧歷史、總結經驗、展示成就、弘揚精神、激勵員工、促進發展的主題，從不同側面展現主題、豐富主題，使紀念活動都具有豐富的思想內涵和鮮明的主題特色，給人以啟發、教育和激勵。

三、系列慶典活動的成功組織，必須統籌安排，把握重點

開展好系列慶典活動，是全體干部職工政治生活中的一件大事喜事。必須顧全大局、協調配合、通力合作，從領導層到執行層，各個方面密切配合才能保證活動圓滿成功。

一要精心制作慶典宣傳資料、文化產品、紀念禮品，生動展示企業成就和良好形象。山西焦煤在十周年慶典活動中，通過編印《聚焦》畫冊、舉辦《轉型翻番、跨越發展》牌板展、制作《聚焦》電視專題片、編撰“十周年文化系統叢書”從不同側面研究總結了焦煤發展的寶貴經驗和規律，用不同文體和一片真情回顧了山西焦煤10年來的輝煌歷程，抒寫了對焦煤的無限熱愛與忠誠。

二要精心擬訂好慶典的具體程序。一般堅持三個原則，一是時間宜短不宜長，慶典儀式應以一個小時為限。二是程序宜少不宜多。三是如果有文藝節目宜雅不宜俗。

三要精心確定好慶典出席人員和邀請函等工作。慶典的出席者通常應包括上級主管部門領導和地方黨政領導、企業主要合作單位領導和重點客戶、離退休老領導和勞動模范、新聞單位領導等，以上名單一經確定，就應早發出邀請。鑒于慶典的出席人員甚多，牽涉面極廣，故不到萬不得已，均不得將慶典取消、改期或延期。

四要精心組織安排好來賓的接待工作。通過主辦方熱心細致的接待工作，使來賓感受到主人真摯的尊重與敬意，從而使每位來賓都能心情舒暢。慶典的接待人員，原則上應由年輕、精干、形象較好、口頭表達能力和應變能力較強的對口接待部門負責人和青年員工組成。接待小組成員的具體工作有以下幾項：來賓的迎送、來賓的引導、來賓的陪同、來賓的招待。

五要精心布置好慶典儀式的現場。慶典會場選擇時，需要通盤考慮的主要問題有：一是地點的選擇。在選擇具體地點時，應結合慶典的規模、影響力以及本單位的實際情況來決定。慶典活動舉行場地確定后，應提前組織進行考察，集合慶典設備用品的數量、大小及參加活動的人員數量，必須考慮到治安、交通、環保、消防等方面的不利因素，做好應急防范準備。同時慶典會場臨近水源、電源的設置要合理、保障安全。二是環境的美化。在反對鋪張浪費的同時，應當量力而行，美化慶典舉行現場的環境，烘托出熱烈、隆重、喜慶的氣氛。三是場地的大小。在選擇舉行慶祝儀式的現場時，現場的大小應與出席者人數的多少成正比。四是音響的準備。在舉行慶典之前，務必要把音響準備好，在慶典舉行前后，播放一些喜慶、歡快的樂曲，對于播放的樂曲，應先期進行審查。五是要充分考慮季節和天氣因素，做好相應的應急預案準備。

四、企業系列慶典活動的成功組織，關鍵在于密切配合，狠抓落實

企業慶典活動各參與部門必須及時溝通，密切配合，責任到位，精心實施，保證活動的有序開展。一般包括如下幾個方面。

一要營造濃厚的慶典氛圍。通過群眾廣泛參與的各種豐富多彩的活動，增強職工的慶典意識和參與度。山西焦煤在十周年慶典活動中先后組織開展了“春滿礦山”迎新春活動、“頌歌獻給黨、放歌贊焦煤”歌詠比賽、“慶祝建黨90周年活動”“職工籃球賽”“風雨十年路、感恩焦煤情”等活動。冠名參加了“山西焦煤杯”華夏古文明·山西好風光旅游有獎知識競賽、“在太行山上”群眾歌詠演唱會等大型活動。各子分公司積極組織開展紀念座談、演講報告、論壇交流、文藝演出、體育競賽、歌曲演唱、詩歌朗誦、書法攝影展、短信祝福等豐富多彩的文化活動，既轟轟烈烈、富有聲勢，又務實節儉、富有深度，體現了多樣性、立體化，增強了感染力。

二是精心策劃和組織好新聞宣傳工作。在十周年慶祝活動中，山西焦煤緊扣主題、強勢引導，形成了上下結合、內外互動、高潮迭起的“戰役式”宣傳效應。在對內宣傳上，充分發揮報紙、網站、電視“三位一體”的綜合優勢，推出《發展的足跡》《精彩十年路，跨越新征程》《十年記憶》等欄目，圖文并茂地回顧了焦煤十周年的輝煌歷程，反映了上下喜慶十周年、開局“十二五”的精神風貌。在對外宣傳上，積極爭取省委宣傳部支持，將焦煤成立十周年宣傳報道與“走轉改”活動有機結合，組織30多家主流媒體、40余名記者，深入4大產業公司進行 “山西焦煤行”采訪報道，用獨特的視角，鮮活的語言展開了全方位、高密度、多角度、持續性的宣傳報道。

三要選擇資質好的專業禮儀公司。為使慶典活動達到預期的效果，起到其應有的作用，避免活動的脫節，應該將慶典活動的全過程交給經驗豐富、實力雄厚、信譽良好的專業禮儀服務公司來完成，可使主辦方節省精力、專注于會務組織和來賓接待方面。

四要加強與地方政府和公安部門的協調。應提前一周左右將慶典計劃報地方政府和公安部門審批，最好當面接洽，爭取對方的支持。在活動結束后，對地方政府、公安和交通主管部門的主要負責人應及時予以回訪，表示感謝，增進友誼，以便形成長期的合作關系。

五是建立例會制度，強化調度跟蹤。慶典活動前期籌備中涉及方方面面的事情比較多，慶典籌備組織機構應每日召開會議，及時溝通情況，研究布置相關工作，明確細節銜接方面的原則和要求，落實慶典議程、會場布置、現場音響、電源（含備用電源）、天氣狀況、防雨預案、安全保衛、交通和車輛安排等方面的細節安排和銜接，做好各項應急預案，明確會場秩序維護和發生緊急情況時的疏散順序。在慶典活動前兩三天提前組織檢查落實和預案演練，便于具體工作人員執行。

總體來看，山西焦煤通過成功組織十周年系列慶典活動，充分展示了企業改革發展的巨大成就，起到了內聚人心、外樹形象的良好作用，有效提升了企業的形象地位、美譽度和軟實力；進一步增強了廣大干部職工的自豪感、責任感和使命感，振奮了干部職工的精神，凝聚了大集團的力量，有效地促進了廣大干部職工更加自覺地團結在山西焦煤旗幟下，立足本職，努力拼搏，為企業發展建功立業；再次昭示了山西焦煤大氣磅礴的“內核力”和厚重勃發的原動力。