高校圖書館文獻經(jīng)費預算和配置現(xiàn)狀及優(yōu)化述略

殷占錄

(大連外國語學院，116044)

由于信息服務網(wǎng)絡化程度不斷提高，高校圖書館館藏資源結構發(fā)生了變化。新的形勢和變化趨勢如何影響高校圖書館文獻經(jīng)費的預算和分配?高校圖書館文獻經(jīng)費預算和分配的現(xiàn)狀如何?高校圖書館又該以怎樣的方式去提高經(jīng)費使用效率……諸多問題困擾著大多數(shù)高校圖書館。同時，國內(nèi)圖書館界就文獻經(jīng)費的預算和分配尚未有明確結論，很少對全國范圍內(nèi)主要大型高校圖書館的文獻經(jīng)費預算與分配現(xiàn)狀進行全盤摸底和深度分析。為此，筆者對近幾年來東北地區(qū)部分高校圖書館的文獻經(jīng)費預算與配置情況進行了調(diào)查。

1 關于高校圖書館信息需求和經(jīng)費分配現(xiàn)狀的調(diào)查分析

1.1 信息需求調(diào)查概況和分析

高校圖書館在進行信息資源建設時，紙質(zhì)資源和電子資源建設經(jīng)費的合理分配尤為重要。在館藏資源建設上，如何更好地滿足教師和學生需求，應是當前高校圖書館首先需要解決的問題。筆者在大連理工大學、大連外國語學院、大連醫(yī)科大學和遼寧師范大學各發(fā)放300份調(diào)查問卷，對教師和學生獲得信息途徑和使用信息載體的喜好進行調(diào)查，問卷回收率達89%，具體調(diào)查數(shù)據(jù)顯示如下:(1)教師問卷中，通過在圖書館查閱文獻、獲取學術文獻資料的占93%，其它渠道占7%。在圖書館查找紙質(zhì)文獻資料的占65%;而32%的教師選擇了使用圖書館數(shù)據(jù)庫的網(wǎng)上電子資源來獲取重要信息;通過學術會議、講座等方式獲取信息的僅占3%。(2)學生提交的問卷顯示，學生們通過圖書館查找信息的占96%，僅有4%的學生回答是在寢室或其它地方搜集信息。其中在圖書館查找紙質(zhì)圖書的占77%，通過圖書館數(shù)據(jù)庫獲取信息的占23%，并且發(fā)現(xiàn)使用電子資源的學生幾乎都是研究生和大四的學生。調(diào)查還顯示各所院校對于語種的查閱，中文和英文還是高居榜首，達88%，其他語種僅占12%。

雖然調(diào)查的學校性質(zhì)各不相同，但從數(shù)據(jù)看，絕大多數(shù)教師和學生都是通過圖書館獲取信息，并且使用紙質(zhì)資源讀者比例要高于使用電子資源讀者比例，因此，紙質(zhì)文獻目前仍然是高校讀者獲取信息的主要來源。調(diào)查數(shù)據(jù)還顯示，教師使用電子文獻的比例要高于學生，而學生使用數(shù)字資源的大多是研究生和大四的學生。這就說明了一個重要問題:教師、研究生和大四的學生更多地是利用電子文獻來完成學術論文、科研等。可見，隨著電子信息資源急劇增加，讀者獲取信息的方式在改變。然而讀者對電子資源的利用不夠，甚至大部分學生尚未發(fā)現(xiàn)電子資源的優(yōu)越性。這間接地說明高校圖書館對電子資源經(jīng)費的使用效率并不高。

1.2 經(jīng)費預算和配置調(diào)查分析

文獻經(jīng)費預算和配置是高校圖書館對于購置各種信息資源的經(jīng)費按一定標準或規(guī)定進行劃分和使用，使有限的文獻資源建設資金得到合理的分配。當然，預算與配置的過程受很多因素的影響，為此我們對大連部分高校圖書館最近五年的經(jīng)費預算和配置的主要決策隊伍進行了調(diào)查。

1.2.1 經(jīng)費預算的問卷分析

很多高校對于經(jīng)費預算尚未明確到一定程度，沒有建立科學嚴謹?shù)念A算管理機制。［1］但是對經(jīng)費預算大致可分為三種方式:(1)經(jīng)驗預算法，即根據(jù)以往文獻經(jīng)費的預算情況統(tǒng)計數(shù)據(jù)，結合本年度學校下?lián)艿慕?jīng)費情況，并考慮文獻價格漲幅因素進行估算，預算本年度經(jīng)費。在實際工作中，絕大多數(shù)高校圖書館還是采用此種習慣性方法。(2)公式預算法，就是通過一種定量分析方法，分析各種影響因素，涉及到各種數(shù)學公式或模型，據(jù)此來計算并確立最終經(jīng)費的配置情況。(3)切合實際預算法。這種預算方式介于以上兩種預算方法之間，也叫兩者結合法。兩者基本影響因素都要綜合考慮，甚至可以根據(jù)館內(nèi)本年度對文獻的特殊需求而做預算，這樣的方式可以減少根據(jù)領導的偏好或某些博弈結果來分配經(jīng)費的習慣，同時也避免了采取單一方法的缺陷，此方法在實際預算工作中將應用得越來越廣泛。［2］

1.2.2 文獻經(jīng)費配置調(diào)查研究

由于各校迎接評估、圖書館文獻種類不能滿足讀者需求等因素，各高校對圖書館的購置經(jīng)費加大了下?lián)芰Χ取Ｈ欢聯(lián)艿慕?jīng)費畢竟有限，怎樣進行經(jīng)費預算?又如何配置經(jīng)費使其效益更大地發(fā)揮?這些問題正困擾著各館經(jīng)費配置的決策者。帶著諸多問題，我們分析了近五年我國部分高校圖書館經(jīng)費配置表:

表1 部分高校圖書館經(jīng)費配置的平均數(shù)據(jù) 單位:元

表2 部分高校圖書館平均經(jīng)費增長率(%)

由表1、表2分析可知:

(1)各高校圖書館的平均總經(jīng)費走勢持續(xù)上升，教育評估政策、文獻價格漲幅等因素，各高校加大了對圖書館的撥款力度。然而總經(jīng)費增長緩慢，五年平均增長率還不到10%，這在物價不斷上漲的情況下，很可能會導致圖書館信息資源建設經(jīng)費不足，影響圖書館事業(yè)的發(fā)展。

(2)紙質(zhì)資源建設經(jīng)費占總經(jīng)費的百分比很大，每年都在60%左右，說明紙質(zhì)資源的建設仍然是高校圖書館文獻資源建設的重點，特別是2009年教育部要求對地方高校進行教學評估，各大高校圖書館在館藏量上加大了投入，突擊建設紙質(zhì)資源。從而影響了圖書館資源建設的結構比例。［3］但是，從每年的增長率不難看出，紙質(zhì)資源的增長趨勢越來越緩，這說明高校圖書館對紙質(zhì)資源的經(jīng)費投入在逐步減少。

(3)由表2分析，電子資源的增長趨勢是很明顯的，五年平均增長了20%多。說明數(shù)字資源以其多種優(yōu)點已經(jīng)受到廣大讀者的青睞，高校圖書館加大了對電子資源經(jīng)費的投入力度。從電子資源經(jīng)費的增長速率看，在不久的將來，很可能電子資源經(jīng)費在高校圖書館總經(jīng)費中占主導地位。［4］

2 經(jīng)費預算和配置存在的問題

2.1 館藏結構和文獻需求模糊

高校圖書館作為學校教學和科研的支撐機構，需要深入了解教學課程需求和本館館藏資源，特別是新建專業(yè)的增加、學校其它科研項目的立項等。徹底取締傳統(tǒng)觀念下的本位主義和“自給自足”的藏書觀念，提高文獻資源的社會效益和經(jīng)濟效益。隨著圖書館向網(wǎng)絡化、數(shù)字化發(fā)展，高校圖書館可以充分利用信息技術手段提供的可拓展空間來著重建設自己的特色館藏。事實上，真正意義上的館藏建設，就是如何更有效地建設本校的特色資源庫。高校圖書館因其學術研究方向、學科設立的側重點不同，使圖書館或多或少都有自己的館藏特色，這些獨有的或者較別處更豐富的館藏，正是讀者所期望的資源。因此，深入揭示現(xiàn)有館藏的結構和用戶的需求程度，是分配文獻經(jīng)費的基礎。

2.2 經(jīng)費來源單一，投入不足

絕大多數(shù)高校圖書館經(jīng)費的來源是學校財政的下?lián)芙?jīng)費，缺少其它獲取經(jīng)費的渠道。而經(jīng)費來源單一，投入不足使得圖書館每年的文獻建設舉步維艱，要將這僅有的經(jīng)費配置合理化更是難上加難。那么，究竟是什么因素在影響著高校圖書館的經(jīng)費呢?具體有以下兩點:(1)各級領導對圖書館的重要性認識不夠。高校圖書館作為大學的三大支柱之一，是學校的文獻信息中心，在學校的教學、科研活動中，發(fā)揮著重要作用。《普通高等學校圖書館規(guī)程》明確指出:“高等學校圖書館是為教學和科研服務的學術性機構”。高校圖書館經(jīng)費應由學校依據(jù)教育主管部門下達的教育事業(yè)費，按一定比例撥給圖書館。經(jīng)費的劃撥能在一定程度上體現(xiàn)各級領導對圖書館的重視程度。但在大多數(shù)高校中，領導對圖書館的重視程度相對較低，劃撥給圖書館的經(jīng)費往往滿足不了館藏建設需求。(2)經(jīng)費增加與文獻資源價格上漲明顯失調(diào)。目前，文獻價格持續(xù)上漲，尤其是電子資源數(shù)據(jù)庫的使用費逐年增長，外文原版圖書的價格大幅度上升，如TCLC和CLC的原版圖書價格高達2000多元。

2.3 經(jīng)費分配方案過于簡單化，缺少有效分配機制

純粹經(jīng)驗式的經(jīng)費配置方式過于單一化，甚至有些主觀臆斷，無法充分考慮讀者自身的需求特性，難以適應和指導現(xiàn)階段的文獻建設工作。高校圖書館的信息資源建設經(jīng)費究竟如何配置，很難有一定之規(guī)，大多取決于館長和采訪部老師的經(jīng)驗。目前各高校圖書館缺少一支專業(yè)化的經(jīng)費分配決策隊伍，沒有認識到文獻經(jīng)費分配不只是形式問題，更在于它的技術性管理。因此，建立經(jīng)費分配決策隊伍是十分必要的。通過優(yōu)化和調(diào)整，切實提高參與分配決策人員的業(yè)務素質(zhì)和職業(yè)道德素質(zhì)，為圖書館文獻經(jīng)費預算和分配提供一個合理、公正的思路。

2.4 經(jīng)費利用率低，缺乏科學的效益評估體系

高校圖書館的經(jīng)費增長緩慢，物價飛漲已經(jīng)給信息資源建設帶來眾多問題。很多高校圖書館的經(jīng)費使用情況較為模糊，沒有明確的經(jīng)費比例，造成經(jīng)費使用效益降低，影響了圖書館事業(yè)的良性發(fā)展。這就需要我們對文獻經(jīng)費投入的效能做出準確、規(guī)范的評價，建立起經(jīng)費預算和分配的監(jiān)督、評估機制，使其在科學的經(jīng)費使用體系內(nèi)運作。否則就無法對經(jīng)費分配的過程及結果做出全面的、本質(zhì)的解釋和判斷，很難向經(jīng)費分配決策者提供依據(jù)。

3 優(yōu)化高校圖書館文獻經(jīng)費預算和分配措施

3.1 拓寬文獻經(jīng)費來源渠道，健全經(jīng)費來源機制

高校圖書館作為學校教學、科研的支撐機構，其配置經(jīng)費主要由學校宏觀調(diào)控，經(jīng)費來源單一，無法滿足文獻資源的購置。這就需要拓寬經(jīng)費來源渠道，多方籌集文獻經(jīng)費。可以通過捐贈方式來擴大經(jīng)費，包括實物捐贈和資金捐贈［5］。比如，高校教師和學生將已用過并且新的有重要價值的文獻捐贈給圖書館，不僅可以補充館藏文獻，而且在一定程度上還可以緩解對紙質(zhì)圖書經(jīng)費的壓力;其次是鼓勵和宣傳本校師生和社會對圖書館的資金捐贈［6］。建立長效捐贈機制，擴大圖書館捐書、捐資的影響和渠道，從而解決經(jīng)費短缺、資金匱乏等問題。有些高校，如大連理工大學、大連外國語學院等圖書館還采取了“自給自足”的籌集經(jīng)費方式。到學期末或年底，將館里的過刊和閱覽率較低的期刊便宜向外出售，不僅節(jié)省了館藏流通空間，還為下一步的文獻配置經(jīng)費起到了補充作用;在籌措文獻經(jīng)費方面應借鑒國外經(jīng)驗，從科研基金中提取適當比例用于館藏建設，或者從重點學科建設經(jīng)費、學生學費、人才培養(yǎng)基金中提取一定的數(shù)額用來擴充文獻經(jīng)費等等。通過多種籌措，力爭有更多的經(jīng)費投入到文獻配置經(jīng)費中，最終建立起以學校撥款為主，其他經(jīng)費為輔的經(jīng)費來源機制。

3.2 建立經(jīng)費配置決策隊伍，變革文獻采訪模式

目前，國內(nèi)高校圖書館文獻經(jīng)費的分配決策模式是封閉式的，根據(jù)歷史經(jīng)驗法分配經(jīng)費的占多數(shù)。然而文獻經(jīng)費分配工作不僅是技術性問題，更是圖書館長遠建設的管理問題。所以，高校圖書館要調(diào)整和優(yōu)化經(jīng)費決策隊伍，更大限度地保障文獻經(jīng)費使用的合理性和公正性。文獻經(jīng)費預算與分配小組應該以館長和一線采訪人員為主，院系相關部門教師代表參加，建立一支專業(yè)的決策隊伍，以便能夠了解圖書館文獻資源現(xiàn)狀、市場經(jīng)濟，掌握文獻出版發(fā)行的動態(tài)，熟悉采購環(huán)節(jié)中的細節(jié)問題，清楚文獻經(jīng)費使用流程和規(guī)律等，從而科學合理地使用文獻經(jīng)費。高校圖書館在優(yōu)化決策隊伍的同時，還要建立起有效的采訪模式。傳統(tǒng)文獻采訪模式存在采購意向模糊、渠道單一、體制老化、規(guī)劃過于簡單等問題。采用多元化采訪模式可以避免上述問題，即圖書館在保留原有可行的采選模式基礎上，還可以綜合多種采購模式，像招標現(xiàn)場采購、網(wǎng)上和書目訂購、集團采購和聯(lián)合采購等。通過集團采購方式可以得到30%—50%的價格優(yōu)惠，現(xiàn)在多被國外高校所接受;［7］而聯(lián)合采購方式在我國多數(shù)高校也被采用，比如東北師范大學圖書館聯(lián)合藝術學院，購買了庫客數(shù)字音樂數(shù)據(jù)庫，并由圖書館提供技術支持，從而提高了圖書館經(jīng)費的使用效率。

3.3 優(yōu)化文獻資源配置方案，提高經(jīng)費使用效率

能夠合理地配置文獻資源是圖書館館藏資源建設的前提。不同文獻載體類型各有優(yōu)點和缺陷，紙質(zhì)文獻符合讀者的閱讀習慣，但是它的制作困難，檢索不便，形態(tài)固定，而電子文獻信息存儲密度高，能實時、遠程和快捷檢索，信息的可靠性和共享性較強。而且電子產(chǎn)品大多都支持電子書的使用，像新出的Iphone、Htc、Mp5和其它多功能安卓手機都能提供便捷的信息。但是電子文獻劣勢也有很多，使用不便，安全可靠性低，數(shù)據(jù)庫制作缺乏統(tǒng)一標準等。所以各高校圖書館在進行文獻資源購置時，應綜合評定館藏結構和年度學校學科方面的建設、科研立項需求等，以實現(xiàn)經(jīng)費效益最大化。比如，大連外國語學院圖書館根據(jù)多語種資源的需求，高度重視外文文獻和多語種數(shù)據(jù)庫經(jīng)費的配置。2011年該館將2/3的經(jīng)費用來購買數(shù)據(jù)庫，其中對利用率高的幾個數(shù)據(jù)庫加大了投入，獲取了更多的使用權限，對CNKI、超星、書生和金圖的投入經(jīng)費要高于其它數(shù)據(jù)庫。同時根據(jù)學校學科建設的需求，適當加大對新建專業(yè)的經(jīng)費投入，比如伴隨大連外國語學院的“孔子學院”、“俄語中心”等新專業(yè)和發(fā)展項目的建立，又新增了幾個小語種數(shù)據(jù)庫。

4 結語

高校圖書館應以科學的服務理念為指導，改革傳統(tǒng)的經(jīng)費管理機制。通過制定經(jīng)費預算和分配的整體戰(zhàn)略，克服經(jīng)費匱乏、技術薄弱等問題。以嶄新的思維統(tǒng)領信息資源建設，優(yōu)化和調(diào)整經(jīng)費配置結構，建立與高校教學與科研相符的資源建設體系，不斷提高經(jīng)費使用效益。高校圖書館在保障經(jīng)費籌措方式多元化的基礎上，還應完善文獻經(jīng)費的效益評估體系，對經(jīng)費的預算和配置進行科學、合理地論證與監(jiān)督。最終，建立起信息載體多樣化、經(jīng)費來源多元化、資源特色化的管理機制，以建立實現(xiàn)資源共享、互惠互利的區(qū)域性或全國性的文獻資源保障體系。

［1］孫蘇文.高校圖書館文獻采購經(jīng)費使用的效率控制［J］.大學圖書情報學刊，2010，(6):36 －38.

［2］華蘇永，顧建新.高校圖書館圖書采購經(jīng)費分配模型的改進及經(jīng)費控制機制［J］.圖書情報工作，2010，(1):29－32.

［3］徐桂菊.高校圖書館信息資源建設經(jīng)費配置研究［J］.科技管理研究，2011，(23):112 －115.

［4］程艾軍，張兆忠，馬 路.從連續(xù)三年中美高校圖書館電子資源建設經(jīng)費統(tǒng)計數(shù)據(jù)看館藏電子資源建設發(fā)展趨勢［J］.大學圖書館學報，2012，(1):55－58.

［5］吳南雁.高校圖書館信息資源建設經(jīng)費分配與管理機制初探［J］.圖書館論壇，2010，(2):86 －88.

［6］唐元華.高校圖書館社會化服務經(jīng)費保障機制［J］.山東社會科學，2011，(5):60 －61.

［7］李寶蘭.淺議高校圖書館文獻經(jīng)費的預算和分配［J］.農(nóng)業(yè)圖書情報學刊，2010，(7):78－81.