中小學校檔案工作存在問題分析及對策

王秀蘭

摘要：中小學校檔案工作是我國教育事業的重要組成部分，學校檔案是再現學校歷史的依據,是學校教育總結歷史經驗、繼往開來的重要管理基礎。隨著教育事業改革與發展、現代信息技術的引入，學校檔案工作也應再上新臺階，跟上教育改革與發展的步伐。然而目前，中小學校檔案工作還存在一些需要改進和提高的地方，應當盡快加以解決，發揮檔案工作在中小學校教育中的應有作用。本文根據中小學校檔案工作存在的問題提出了自己的解決辦法。

關鍵詞：中小學校檔案管理 問題分析 對策

一、現階段中小學校檔案工作存在的主要問題

1．檔案工作意識淡薄

檔案工作是中小學校工作的重要組成部分，然而，學校領導及檔案人員由于對工作重要性的認識不夠導致工作意識的減弱，表現在實際行動上就有所松懈。通過對我區學校檔案工作的調查發現：無論是在資金的投入、人員的安排上，還是在接收、利用、整理、編研工作經常不被重視，修補檔案未用專用漿糊，將檔案隨意放置地上，不注意防塵等。可見，檔案工作意識在部分學校領導和工作人員頭腦中還相對淡漠。

2．管理方式落后

目前中小學校檔案室收集的檔案絕大多數還是紙質檔案，光盤、錄音、照片、錄像載體的檔案僅占一小部分；管理方式還是采用手工作業；文件立卷歸檔后，檔案人員還需要對其進行再加工、調整與編目。這種機械的手工作業，重復勞動多，勞動量大、時間長、速度慢，以致檔案整理效率低、歸檔不齊全、案卷質量不高、查考利用效率低，出現庫存內容貧乏、單一的狀況。

3．檔案服務方式被動、低效

在檔案的提供利用工作中，傳統、低效率的手工檢索方式和“有人來查才去找”的被動服務方式仍然在中小學校檔案利用中普遍使用。隨著新形勢的發展，中小學校檔案工作的查考利用需求也發生了很大變化。一方面，檔案利用者的范圍擴大了，利用率提高了，利用內容也拓寬了。另一方面，檔案利用者的要求提高了，不僅僅滿足于查閱所需的檔案信息，還要求檔案工作人員在提供檔案信息具有系統性、準確性、時效性。

4．檔案工作人員素質不高

中小學校檔案崗位上的工作人員大多是中途轉行，或兼職人員管理檔案的，可能具有一定的教學理論知識，但對檔案專業知識卻相當匱乏，普遍缺乏專業培訓，知識結構不平衡，一般只能應付簡單的收集和裝訂工作。還有部分學校檔案管理教師，不能運用現代信息技術實施檔案管理，影響了檔案資料規范、科學管理，影響了案卷質量和服務質量的提高。

二、完善中小學校檔案工作對策的思考

1．加強檔案工作意識

檔案意識是指人們對檔案性質和價值的認識，以及對檔案工作地位和作用的認識。首先，檔案管理工作需要得到普遍認同，尤其領導的認識要到位，如果領導的檔案意識不強，對檔案工作缺乏正確認識，以日常工作忙為理由，沒有把檔案工作擺到議事日程上，就會造成示范效應，直接導致各部門對檔案工作的忽視。其次，教職工檔案認識到位。教師可以有效配合檔案部門的收集工作。再有，檔案管理者認識到位。作為檔案工作的最直接參與者，要主動出擊，不等不靠。配合領導拿出檔案管理辦法，建立管理制度，并依據制度和管理辦法主動工作。

因此，領導要親自抓，要把檔案工作當作學校管理的重要組成部分，并納入學校工作的議事日程。建立、健全檔案管理的組織、制度建設，加強《檔案法》學習與宣傳活動。使教職工能增強檔案意識，要結合工作實際，抓好歸檔、閱檔和檔案管理等工作環節，使教師“查檔”方便，“歸檔”有積極性。

2．完善制度，科學管理

建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作實現規范化管理的有力措施和可靠保證。學校要按照檔案工作的管理要求，建立健全管理體制，完善各項制度。科學制定《綜合檔案室工作職責》、《檔案人員工作職責》、《檔案室管理制度》、《檔案庫房管理制度》、《檔案利用制度》、《檔案鑒定、銷毀制度》等，結合本校實際編制檔案分類方案和保管理期限表，使學校的檔案工作有章可循，增強檔案工作的縝密性，避免無序化，保證檔案質量。同時把歸檔納入學校工作計劃、規劃，納入部門工作目標管理責任制的檢查考核中，這樣促使各部門人員都重視檔案工作，共同為做好檔案管理工作做貢獻，使學校檔案工作保質、保量、如期完成。

3．提高檔案工作者素質

隨著網絡技術、計算機技術和各種應用軟件的發展和普及，學校檔案管理的工作的內容，也在發生著從內容到管理方式的變革。電子檔案的“歸檔”與管理已被提到議事日程，在原有的紙質文檔、照片底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等的基礎上，誕生了電子文檔、電子照片、電子影像資料等有保存價值的資料，這也是一個單位檔案的重要組成部分。因此，檔案管理人員除了要具備傳統的檔案管理理論、技術外，還應當具備運用檔案管理軟件進行檔案分類管理，對電子文檔、電子照片、電子影像資料等有保存價值的資料實施有效管理，這是當前檔案管理中，迫切需要解決的問題。

解決這一問題的根本途徑就是加強研究、培訓。檔案工作者要善于運用計算機、辦公軟件，要善于與開發商進行合作創建檔案管理平臺，促進檔案管理的科學化、自動化。要實現這一目標，就需要開展不同層次的專業理論和技術培訓。

4．改進管理、服務方式

改進服務方式重在為教師提供方便、快捷的“查檔”環境。改進管理方式，可以通過網絡技術、計算機技術，搭建自動化的檔案管理平臺，改革、提高檔案管理模式，提高科學化水平。通過自動化管理系統，提供高效的服務，促進教師“歸檔”、“查檔”的積極性，推動教育事業的科學化發展。

5．注重檔案信息資源開發工作

檔案的生命在于它的實用性，收集檔案的目的在于利用。如果不積極開展檔案的利用工作，只是把它鎖在柜子里成為“死檔案”，那就失去了它的利用價值。因此，要搞好學校檔案管理工作，檔案管理部門就應該同學校各部門進行協調溝通，檔案人員要圍繞學校中心工作和各個時期的重點工作，及時提供歸檔范圍，定期了解檢查檔案收集情況，宣傳檔案知識，主動參與學校管理活動，及時為教育教學服務，為深化學校各項改革提供信息，使檔案部門真正成為學校工作的信息咨詢部門。同時要注意改善服務態度，提高服務質量，做到熱情、主動、準確、迅速。

總之，檔案管理工作是學校工作的重要組成部分，也是教育事業的重要組成部分，需要領導、行政管理人員和教職工密切參與和配合的工作。只有各方面互相支持，才能更好完成的工作。檔案管理員要在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時，積極、熱情提供服務工作。檔案人員要熟悉室藏檔案資料，注重檔案的收集質量，提高檔案的利用率，還應及時對利用效果的反饋信息進行綜合性的分析、研究找出工作中的不足，以科學的態度，把檔案工作做得更好，使之發揮出更大的作用。

作者單位：北京市懷柔區教委