電子文件與數字檔案登記備份探析

李洪湖

摘要：隨著檔案載體的數字化，電子檔案散失、損毀甚至篡改的現象時有發生，使得檔案的完整性、可靠性和安全性遭到挑戰。為使檔案工作更好地為社會經濟發展服務，浙江省建立了檔案登記備份中心，奠定了做好檔案登記備份工作的基礎。本文從電子文件與數字檔案登記備份的重要性、內容、工作方法等角度出發，探討了中心的建設和發展。

關鍵詞：電子文件；數字檔案；登記備份

1 開展電子文件與數字檔案登記備份工作的背景

為落實中共中央、國務院辦公廳關于《電子文件管理暫行辦法》的規定，浙江省委和省政府辦公廳于2009年底印發了《關于開展電子文件和數字檔案登記備份工作的通知》。2010年，在省“兩辦”召開全省檔案工作會議，部署電子文件與數字檔案登記備份工作之后，省檔案局印發了《全省電子文件和數字檔案登記備份工作實施方案》，明確了檔案登記備份工作的總體要求、范圍形式、工作原則、具體任務、完成時間、組織保障等事宜[1, 2]。

2 電子文件與數字檔案登記備份的定義

電子文件與數字檔案登記備份工作是指由縣級及其以上檔案行政管理部門會同同級別的國家綜合檔案館對本行政區域內的經過認證的電子文件與數字檔案進行備份，主要包括對國家具有重要保存價值的檔案，尤其包括重要民生領域、重點建設項目和重點經濟領域等方面。該工作可以保證檔案的法律憑證效力，實現檔案的證據保全、證據鎖定功能，保障檔案信息的安全性，推動檔案資源整合，構建適應新形勢要求的檔案信息資源體系、安全保障體系和監管服務體系[3, 4]。

具有原始性的、憑證性的一手電子文件與數字檔案，能反映出國家和社會歷史面貌，具有高度保存價值，需要進行登記備份工作。因為電子文件易損、易改、難以保存[5]，所以必須選擇符合國際和國家標準的載體，在技術上做好遷移，進行有效備份。備份過程必須具備保真性，即采取科學的技術手段與管理方法，確保電子文件與數字檔案在登記備份過程中始終保持與原始狀態一致，確保其傳達的信息具有法律效力和真實性。

實施電子文件與數字檔案登記備份工作是我省檔案部門貫徹科學發展觀、推進檔案服務工作創新的重要載體，是建立新世紀檔案安全監管保障體系的重要途徑，是推動我省檔案事業發展的重大舉措。但如何開展好此項工作，目前國內尚無成熟的方案，相關經驗的積累也不夠充分，所以，借鑒國內外同類項目的經驗教訓是非常重要的[6]。

3 電子文件與數字檔案登記備份工作的重要性

各類社會活動中產生的大量電子文件，因缺乏高效管理，經常會發生損毀、散失甚至篡改的現象，挑戰了以檔案憑據為基礎的社會信用；在檢索技術先進和信息共享需求高度提升的今天，檔案資源的分布不集中，共享方式落后，不能發揮其經濟效益和社會效益；在檔案載體由傳統紙質逐步向電子化形式轉變的過渡時期，數字檔案的易修改性對原始性造成了巨大的沖擊，其法律憑證價值遭到了置疑[4]。所以保證電子文件與數字檔案的證據性，特別是解決醫保、社保等關鍵領域電子文件在管理過程中存在的安全問題[5]，具有重要的意義。

4 電子文件與數字檔案登記備份工作的內容

本工作主要包括登記認證和安全備份兩項內容。登記認證是指由檔案行政管理部門將對國家和社會具有重要保存價值的電子文件與數字檔案進行登記，借助技術和管理手段獲取檔案的認證信息，必要時加以第三方身份可靠性認證，確定備份范圍，以加強檔案的監管。安全備份是指由各級電子文件與數字檔案登記備份中心牽頭，對本區域內經過認證的電子文件和數字檔案加以備份，并在發生安全事故時提供證據保全和數據恢復服務[4]。

5 電子文件與數字檔案登記備份的工作方法

5.1 建立健全的管理機制

需要進行檔案登記備份的數據涉及面廣，形式多樣，因此在開展具體工作以前，應統一部署，明確部門責任，各級單位應充分發揮協調作用，安排專項經費，落實責任到人。

5.2 建設檔案登記備份工作平臺

各級單位應按照《電子文件管理暫行辦法》的要求，因地制宜，建設各級檔案登記備份工作的平臺。要大力推進省檔案登記備份中心的建設，努力建成市級及路橋、天臺和溫嶺等縣區級檔案登記備份中心，爭取在十二五期間全部建成。

5.3 納入崗位責任制考核

要高度重視電子文件與數字檔案的登記備份工作，發揮考核的杠桿作用，將此項工作納入本單位的崗位責任制考核中，以引起各單位、各部門的重視。

5.4 定期報送

各單位應嚴格遵守省“兩辦”的規定，定期向同級檔案行政管理部門和國家綜合檔案館報送電子文件與數字檔案的登記備份信息。可以用在線登記與光盤報送相結合的方式，按要求填報管理登記表，提供載體目錄和文件目錄信息，確保登記備份數據的完整性、真實性和安全性。

6 總結

電子文件與數字檔案登記備份工作是新時期數字環境下檔案工作服務不可逾越的問題，也是新時期檔案保障體系的重要組成部分。雖然目前可借鑒的經驗較少，但我們可以通過探索與實踐，排除困難，解決問題，嚴格按照省“兩辦”和市“兩辦”的要求，統一規劃、突出重點、分級管理、有效利用，作好電子文件與數字檔案的登記備份工作。■

參考文獻

1. 實施電子文件和數字檔案登記備份戰略的實踐與探索. 浙江檔案, 2010(11): p. 10-11.

2. 翁梅, 全面啟動檔案登記備份制度. 中國檔案, 2010(09): p. 26-27.

3. 謝建云, 檔案登記備份中心建設技術探討. 云南檔案, 2010(11): p. 10-11.

4. 翁梅, 談談電子文件和數字檔案登記備份工作. 浙江檔案, 2010(01): p. 38-39.

5. 蔡學美, 對檔案登記備份工作的幾點認識. 浙江檔案, 2010(S1): p. 2-4.

6. 程齊凱, et al., 論登記備份過程中的數字檔案保真問題. 浙江檔案, 2010(12): p. 10-11.