淺談ISO質量管理體系在檔案管理工作中的應用

施紅剛

摘要：檔案管理是一項系統性與專業性兼并的現代化檔案資料管理規劃工作。隨著現代化質量管理體系內容研究的逐步完善與發展，在現代化檔案管理系統中應用ISO質量管理體系標準，已經成為檔案歸集整理工作中的重點應用內容。

關鍵詞：檔案管理；專業性；ISO質量管理體系；標準

檔案管理工作系統性與專業性相對較強，因此其要求從業人員必須具備高度社會責任感與專業工作精神，從事行業所需的良好素質，務實的工作態度，以及扎實的理論基礎與實踐能力等。尤其是隨著產業化經濟與各領域化產業技術的提高，現代檔案管理工作必須要掌握先進的管理方法及相關基本技能與處理標準等。也就是說，當前階段質量管理體系研究內容正奔向完善態勢發展且建設進程速度非常強勁，在現代檔案管理工作系統中，應用并極力推行質量管理體系相關內容及標準，是新時期下檔案管理工作的時勢要求。

一、ISO質量管理體系的基本理論

ISO 9000質量管理體系的基本理論基礎包含：以客戶群體為關注重點、組織作用、集體參與、處理方法、系統體系標準、改革應用、基于實踐角度的決策部署、以及供需方互利等的基本原則。即其往往要求通過建立、執行文件程序相關的質量體系標準，并依據與其相關的執法準則為客戶群體提供優質、周到的現代化服務，且在質量服務的基礎上保持持續改進。也就是說，其理論核心的重點是為了使得客戶態度滿意，基本執行原則是持續化改革。即某個組織機構對客戶提出的相關質量需求，能通過質量管理體系標準下的持續改進來獲取客戶態度的滿意。

二、質量管理體系對檔案管理工作系統的積極促進作用

大力應用并極力推行質量管理體系，能夠使得檔案管理滿足從事現代化檔案工作所具備的諸多需求，促進檔案管理工作系統實現有據可循、有章可依，從而利于形成責任清晰、分工明確、章法有度的作業模式，促進管理與服務水準以及作業質量大幅度提升。具體而言，現代檔案管理中應用并推行ISO質量管理體系標準所具備的促進作用主要表現為以下幾方面。

（一）促進質量服務觀念形成，提升服務意識

通過應用并推行質量管理體系標準，現代化檔案管理工作實現了滿足內需建設相關需求的基礎上，又高標準化的促進了質量服務面向于大眾服務對象，即以客戶的滿意程度而定最終評價標準。

在當前背景下，檔案工作從業人員要積極樹立主動服務觀念，從而才能積極主動地了解當前市場競爭形勢下的各項需求及內部系統相關決策內容的重點問題；要利用現代化先進管理技術及方法，挖掘現有信息資源，實現充分利用檔案管理系統中的各項資源，以此進一步擴充自身優勢，逐步提升內需建設進程速度，使之更好的服務面向于大眾服務對象。

檔案反饋的收集、分析與匯編是提升檔案信息資源管理、進程執行力度、開發質量的重要舉措。憑借反饋信息的整理籌劃、分析與加工匯編，能夠及時掌握到市場發展建設需求，并使得檔案工作的建設思路更加暢通，從而才能高效地開發檔案信息資源，使得資源充分利用而非閑置，服務于市場經濟與社會各組織主體。

（二）在檔案管理工作系統中應用并推行質量管理體系標準可促進相關作業更加規范化

檔案管理從業人員應當具備標準化理念服務意識，即憑借標準化管理模式的實踐應用使得各項檔案逐步奔向正規運作軌道。以往，檔案材料的形成要經過文件起草、刪改、直至打印、傳閱、整理籌劃、歸檔都是以紙質手工模式為主。而信息產業技術的積極推行及運用，能夠高效系統地文成文件的起草、刪改、索引、打印、登記以及統計籌劃等各項作業，使得文件流轉作業所需的各項環節實現辦公自動化。檔案管理工作信息化與自動化是現代檔案工作系統中極力推行的重點研究內容，也是檔案從業工作人員前進的改革方向。

（三）推行質量管理體系標準，促進檔案信息實現真實可靠

檔案信息是一個單位或組織的重要資產。檔案信息的絕密性、真實性、以及可靠性對維持一個組織機構的競爭優勢、保全資產、經濟效益、管理機制合規性與商務形象都是極為重要的。推行ISO質量管理體系標準相關內容，進行全面、專業、科學的信息安全風險評估，擬定選控目標，采用合理風險損益控制舉措，強制預防為主，實行全過程動態管控，保障各項檔案信息具備保密性、真實性、以及可靠性。

三、為提高檔案管理質量應用質量管理體系標準所實行的必要舉措

（一）加強信息化建設、推行素質教育

信息產業技術盛行的時代，檔案管理的內需建設尤為重點，即檔案管理內涵與外延服務強度逐步提升，信息屬性已經成為時代反映檔案實質的基本特征。光盤、刻錄、計算機信息技術對檔案管理系統工作的輔助作用很大。也就是說，信息產業技術盛行的時代背景作用下，其各項技術已經成為了現代化檔案管理工作各項作業執行的堅實后盾，這就要求檔案管理工作需摒棄傳統僵化、桎梏的觀念及意識，具備科學的現代化從業思想觀。而推行質量管理體系標準，就是推行全新檔案管理理念，使得檔案管理工作能夠與國際水準接軌；要注意強化檔案主體意識與提升意識教育，加強檔案從業人員的檔案保密觀念及意識、積極更新觀念及充實體系知識內容等，以此才能具備推行現代信息化建設的各項素質，提高質量管理體系標準內容的執行質量與效率。

（二）制定檔案管理工作執行標準并積極貫徹

在檔案管理工作中應用質量管理體系標準相關內容，務必要以ISO 9000《質量管理與質量保證》系類國際標準建立一套健全的質量體系文件。從檔案的收進、啟封、登記、借閱、歸檔等各個程序都要以質量管理為核心，建立與完善ISO質量體系。

（三）打造一支具備專業化從業素質的管理型人才隊伍

現代檔案工作從業人員必須具備現代化服務意識與先進管理思想，否者就會影響檔案工作進程速度。也就是說，檔案工作的性質已經決定了檔案工作管理模式、作業模式必須實現集約化模式的過渡及轉變。而建立一支具備專業從業素質的管理性人才隊伍，才能提高檔案工作的集約化管理模式建設進程速度。為此，檔案工作人員要盡可能地熟練檔案體系業務、認真學習各項技術、審核掌握檔案行業標準等，并樹立起高度責任意識與加強檔案學術的大力研究，以此才能夯實基本理論水平，逐漸遞升到實踐中去。

（四）建立質量管理監督體系考核機制

推行ISO質量管理體系標準，除了能按照相關規范進行記錄，還要嚴格對各項記錄進行認真務實的審核，對以前的原始檔案按照質量管理體系的要素去衡量與考慮。因此，檔案管理工作必須要建立起質量管理監督、績效測評體系機制，監督的目的是為了衡量工作人員基本工作執行情況與反饋落實執行標準的實際成效；而考核要詳細，能夠全面覆蓋檔案工作的各項作業環節，使得工作人員清楚認知到各項作業應當怎樣做才規范，以此提高工作執行效率與質量。

結語：

總之，在檔案管理工作系統中推行有效的質量管理體系標準，能夠提高檔案管理工作執行質量與效率。因此，這就需要檔案從業人員必須堅持“加強領導、上下聯動、整體推行、積極創新”的基本執行方針，重視中高層干部示范作用以及落實全體人員的基礎與參與作用，最終獲得高效成果。■

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