分析新時期人事檔案管理工作之我見

盧蕾

按照胡總書記“科學發展觀”要求做好新時期干部人事檔案工作顯得尤為重要。隨著我國政治、經濟體制改革的不斷深入，干部人才工作出現了不少新情況，干部人事檔案工作也面臨不少新的挑戰，檔案工作如何與時俱進，加快發展，充分發揮職能作用，更好地為干部人事工作服務。

一、適應干部人事制度改革，改進干部人事檔案管理

近年來，隨著干部人事制度改革的不斷深入，公開選拔、實績考核、引咎辭職等新舉措加快實施，干部的競爭擇優和正常流動機制正在形成。適應這一發展，干部人事檔案工作也必須形成與之配套的管理模式。

1、理順檔案管理體制。現行的干部人事檔案，主要按管理權限和隸屬關系進行管理，在干部人事檔案工作中發揮了重要作用。但由于在新的發展時期，人員流動日益加速，人員的隸屬關系不斷變化等原因，干部檔案工作出現了一些新情況新問題。一是關系較亂。主要表現在企、事業單位部分人員的檔案有的在人事部門，還有的在勞動部門，管理的主體不清。二是人檔脫節。在人員流動中，少數職能單位檔案意識淡漠，造成人檔分離，棄檔、“死”檔和無檔現象時有發生。三是管理盲區。部分單位在招聘人員時，擅自保存所聘人員檔案，少數柔性流動人才及一時沒有落實工作的大中專畢業生和退伍軍人，私自截留檔案的現象也時有發生，成為新的管理盲區。

2、健全檔案管理制度。適應不斷發展的新形勢，對現行的檔案查借閱制度、材料收集制度、鑒別歸檔制度、檢查核對制度、保管保密制度等進行完善，同時，針對體制改革、人員流動等新情況、新問題，制定一些新的制度。如：針對下崗及再就業人員，建立下崗和再就業人員檔案管理中心等。

3、完善檔案管理內容。要緊緊圍繞干部工作大局，提高干部檔案的利用價值，在收集干部基本情況的基礎上，一是建立干部工作業績檔案，及時將干部的工作情況、工作業績和在重大活動、重點工作中的表現情況及任務完成情況收入檔案，為憑實績用干部提供必要的依據。二是建立干部能力檔案，重點收集個人文化程度、專業水平、繼續教育情況以及參加各種資格考試、注冊考試等能反映個人才能資料。

二、加大信息資源開發，加快檔案工作信息化建設

檔案工作的信息化、自動化是機關辦公自動化的重要組成部分，是提高干部工作效能的重要方面和必然要求。當前，推進干部人事檔案工作的信息化可從以下三個方面著手考慮。

1、建立干部人事檔案數據庫系統，實施干部人事檔案動態管理。利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將干部檔案資料整理輸入微機，通過相應的技術處理，將文字圖片甚至聲像資料轉變成數據資料，使干部檔案數據化、信息化，在檔案的查閱、借閱、歸檔、統計等日常工作方面實行微機化操作。同時，檔案的數據系統建成后，不僅能夠全面反映干部的基本情況、工作履歷等固定信息，而且可以記錄干部工資、職級、學歷、崗位變動等動態信息，一旦干部基本情況發生變化時，可以隨時準確地將最新信息錄入微機，保證干部檔案信息的時效性、真實性和準確性。

2、建立干部人事檔案網絡化管理體系，實施干部人事檔案的分級管理。按管理權限，逐層逐級建立干部人事檔案局域網，通過局域網之間的相互聯結，實行干部檔案的網絡化管理。建立干部人事檔案網絡化管理系統，重點要解決好使用權和管理權問題。在使用權上，可以根據不同用戶的情況，通過密碼和身份確認，提供所需的檔案資料。在管理權上，可以實行分級管理制度，縣級以上由各級主管部門負責，縣以下由縣統一集中管理。要堅持誰管理誰負責，嚴格按管理權限由主管部門負責檔案的日常管理和修改維護。

3、建立干部個人電子檔案系統，實施干部人事檔案自動化管理。適應人才柔性流動的需求，為便于檔案的查閱流轉，可以將干部個人中能夠公開部分的內容以類似于IC卡的形式，制成電子檔案。該檔案由主管部門制作并負責維護更改，由個人持有，用人單位只能閱讀無法更改。個人電子檔案的建立，可以有效地減少棄檔、“死”檔和無檔現象，同時，還可以減輕檔案工作的工作量，減少紙質案卷因磨損而造成的毀壞。

三、強化服務效能，發揮干部人事檔案作用

為干部人事工作服務，是干部人事檔案工作的根本目的。檔案工作者必須增強服務意識，拓寬服務領域，及時根據干部人事工作和其它中心工作的需要，主動參與，超前服務。

1、發揮干部檔案的歷史作用。干部檔案是個人歷史的真實記錄和個人本來面目的客觀反映，是做好干部工作不可缺少的基礎材料。實際工作中經常會碰到年齡、工齡、學歷和待遇等方面的問題，不少都比較棘手。管檔部門要充分發揮檔案的歷史效能，堅持以檔案為基準，以歷史材料為依據，對照政策，認真核對，及時準確地為相關職能部門提供有價值的信息，為正確解決問題提供第一手資料。

2、發揮干部檔案在選用干部上的基礎作用。選拔使用干部，關鍵是知人善任。干部檔案是全面考察了解和選拔使用干部的一個重要依據，檔案管理部門應及時維護更改干部信息，保證信息的真實可靠，并主動提供所需干部的個體情況，為領導準確選人用人提供重要的依據。同時，可以利用計算機技術，做好檔案信息的綜合分析，為領導全面掌握干部隊伍的整體狀況提供第一手可靠的資料，當好領導的參謀。有條件的還應主動向有關部門推薦優秀人才，把資料庫變成人才信息庫，把沉寂的“死”檔案變成有價值的“活”檔案。

3、發揮干部檔案在管理工作上的作用。在日常工作中，干部檔案的服務功能還體現在能為干部個人提供歷史公正的憑證，可以為干部工作出據歷次任職憑證、工資變動憑證、社會關系憑證、黨團關系憑證、業務職稱憑證、學歷層次憑證等，為晉升工資、晉升職稱、解決老干部待遇、機關機構改革等提供有價值的服務。■