淺談如何做好新形勢下企業辦公室工作

摘要：辦公室在企業中的特殊性決定了其工作的重要性，辦公室必須圍繞公司中心工作、服務大局、發揮作用；樹立并實踐“超前、精細、務實、協同”的工作理念。如何搞好企業辦公室工作，本人根據從事多年的辦公室工作的體會，提出了一些個人看法，以期拋磚引玉，為共同搞好辦公室的工作，為企業的改革發展和基層單位提供更好的服務。

關鍵詞：辦公室工作定位 超前服務 精細務實 協調工作

國有企業辦公室作為企業的綜合管理部門，在企業的改革發展過程中，肩負著重要的職責，其工作質量和效率的高低，運轉得順暢與否，對國有企業改革與發展關系密切。在新的形勢下，如何做好辦公室工作，保障企業改革發展順利進行，已成為辦公室工作人員面前的一個重要課題。下面，結合公司實際，談談對企業辦公室工作的一些體會。

1 突出企業特點，找準位置，是做好辦公室工作的前提

安徽淮海集團公司是一個服務于淮北煤炭企業的大型聯合企業，公司已形成礦山機械加工，水泥生產，房地產等管理為一體的產業鏈條，公司致力于打造皖北最具競爭力的企業集團。圍繞這一核心，企業領導的責任是正確行使決策權和指揮權，各職能部門的責任是按照分工，組織好決策實施，辦公室的責任則在于輔助領導完成決策和指揮過程，協調職能部門完成好實施過程。所以，辦公室工作必須無條件適應領導者和職能部門的工作節奏，最大限度提高工作效率。在這樣的背景下，企業辦公室工作必須全面落實科學發展觀，緊密圍繞公司改革發展的大局，在切實做好為各級領導、生產一線和職工群眾服務的基礎性工作的同時，積極發揮參謀助手、督促檢查和綜合協調作用。這就要求辦公室樹立起“超前、精細、務實、協同”的工作理念。

2 以有效溝通創建和諧企業辦公室

2.1 堅持以人為本，是科學發展觀的核心和本質要求，作為企業辦公室人員，我們要實踐以人為本，在各項工作中，和諧是我們的目標，以有效的溝通能夠實現我們的目標，用科學有效的工作方法，創建和諧辦公室。

辦公室作為綜合部門，是一級行政機關，一個企業的中樞，承載著文字綜合，公務處理，溝通協調，督辦落實和后勤保障等多項職能，是領導的參謀助手，是聯系各方面的橋梁紐帶。有效溝通是實現和諧辦公室的重要手段。辦公室工作中，有效溝通的基礎是對本企業的基本了解。在溝通中，如果對企業沒有一點了解，就會出現不知所云，聽不懂看不懂的情況，所以，有效溝通要求我們對本企業施工流程有基本的了解，對管理模式要心中有數。

2.2 在企業內部，辦公室工作有上傳下達的功能。以人為本，理解人，關心人，正是有效溝通的關鍵。在和不同的人溝通中，我們都應該有自己的方式方法，達到有效溝通的目標。

辦公室是直接接觸領導最多的部門，經常傳達領導的指示，在一定程度上表達的是領導意圖，如果沒有明確領導的思想，就有可能錯誤地傳達領導的指示，造成工作上的失誤。所以，我們在和領導的溝通中，一定要注意真正理解領導的意圖，特別要注意溝通中的微妙細節，比如體態語態、語言環境、人員性格等，要注重分析結果，注重溝通時的時間地點，對沒有準確理解的事項，決不放過，這樣才能準確理解領導的中心思想。

企業辦公室是企業的潤滑劑，是各個部門間靈動起來的橋梁，在與同級的部門溝通中，注意坦誠相待、體諒謙讓，要有協作意識，靈活但有原則底線，把領導的指示傳達帶出去的同時，還要把各部門的意見收集起來，并反饋給相關領導或單位，讓溝通流動新鮮有效。

3 樹立“超前”意識，發揮參謀助手作用

強化參謀助手作用，履行參政議政職能是衡量辦公室工作水平的重要標志。領導者經常要面對復雜的矛盾和難解的問題，辦公室工作人員就要積極發揮參謀助手作用，盡力為領導排憂解難，就是凡事要想在先、干在前。“想在先”，就是要立足當前謀長遠，想在領導構思之先，謀在領導決策之前，要通過調查研究、收集整理各方面的意見，為領導決策提供信息和建議。“干在前”，就是要善于圍繞領導的工作意圖，對工作中暴露出的問題及時進行總結，提出補充調整意見，幫助領導理順關系，化解矛盾和問題，對看準了問題，要敢于向領導提出建議，當好參謀搞好服務。工作要超前，就必須認真做好信息、調研等工作。一是及時、準確地向領導提供信息。要堅持為生產經營、為改革發展、為領導決策服務的思想，認真開展信息工作，負責信息工作的同志，要留心聽、留心看、留心記，了解掌握方方面面的情況，準確靈敏反饋信息，當好“耳目”。二是扎扎實實開展調研。要關注“熱點”，開展專項調研，瞄準“亮點”，開展典型調研，跟蹤“難點”，開展系統調研，圍繞“重點”，開展決策調研。因此，“超前”既是效率的體現，更是領導科學決策的前提。

4 樹立“精細”意識，是提高協調工作質量的關鍵

4.1 企業辦公室的主要職責是辦文、辦事、辦會。要積極倡導“辦公室無小事”和“細節決定成敗”理念，嚴格按制度和流程辦事，推行“零差錯”管理方式，追求“零缺陷”、“零失誤”、“零差錯”工作績效，保證事事有人管、人人都管事、事事有標準、事事有考核、事事有回音。要實現這些目標，就必須加強制度建設，建立崗位工作規范和工作流程。要把在調研中發現的典型進行積極推廣，并主動滲透到文件材料和領導講話材料之中，寓謀于文，寓謀于會，讓調研成果直接為領導決策服務。

4.2 加強協調，確保指令暢通。辦公室必須發揮好承上啟下、協調各方的作用。筆者認為，在集團公司辦公室要著力做好縱向協調、橫向協調、內部協調等多方面工作。當各業務部門、各單位因認識和處理問題的角度不同引起紛爭和矛盾時，辦公室應當充分發揮協調職能，對過去已有制度明文規定的事項，要維護制度的嚴肅性，督促有關方面或協調領導督促有關方面加以認真落實：對于尚無明文規定的，要在認真聽取各方面意見的基礎上，把各方面的意見統一到總的政策規定上來。綜合協調是辦公室的基本職能之一，如何在辦文、辦事、辦會等工作中，溝通上下，聯系左右，當好“龍頭”，搞好協調，發揮好“參謀部”的作用，關鍵要處理好“四個關系”、做好“三個協調”。

處理好“四個關系”。一是處理好與領導的關系，這是關鍵。要遵循“管家不當家、到位不越位”的原則，注重工作方法和服務方式，得到領導的信任。二是處理好與機關部門的關系。要商量辦事，謙虛謹慎，不要盛氣凌人，更不能打著領導的旗號指手劃腳。三是處理好與外部的關系。辦公室是企業的“窗口”、“門面”，在與政府、行業主管、新聞媒體等外部單位交往中，要真情、熱忱。四是處理好上下級之間的關系。就是要處理好企業主管單位、上下級業務部門的關系，建立良好的工作和業務關系。

5 樹立“務實”意識，不斷提高服務水平

5.1 辦公室要在企業改革發展大局中有所為、有地位，工作就必須有實效。務實，就要要緊緊圍繞階段性工作目標，高標準、嚴要求地組織和推動各項工作的落實。這方面關鍵在于抓好督促檢查，這是保證政令暢通和工作落實的重要手段。主要抓好會議精神的傳達貫徹、有關文件的執行、領導批示三方面的督查督辦。工作要務實，在文電、調研、信息、督查、會務、接待、機要、保密、信訪等工就要充分明確工作職責，規定工作任務、流程和相應的獎懲措施，做到責任分明、環環相扣、快捷高效，辦公室的工作才能體現出務實性。同時，要加強對上級組織和領導同志批示和交辦事項的專項查辦，這是督促檢查工作的另外一個重點，要努力做到批則必辦、辦則必果，要加快辦理的速度，提高辦結質量。工作要務實，還必須有一支“吃苦奉獻、精益求精、團結協作、謙虛謹慎”的辦公隊伍。辦公室工作千頭萬緒，加班加點的事很多，待遇也偏低，就要求工作人員能吃得下苦、耐得起清貧、甘于奉獻；由此可見，“務實”是可持續發展的動力，是落實科學發展觀的具體體現，更是辦公室工作的使命和責任。

5.2 高度負責，提高服務水平。比爾.蓋茨說過，“辦公室人員要能勝任公司的各種復雜的工作而不厭其煩”。因此，必須不斷學習，提高自身的業務素質。一是要善于高層次服務。必須準確領會領導的意圖，做到能預見、能分析、善歸納，為領導提供的各種材料和建議要有分量。二是要善于超前服務。不能被動待命，要具有超前思維和盡可能大的延伸視野，提前準備好各項情況的應對措施。三是要善于創造性服務務。所謂創造性，就是開拓精神和創新能力。這種創新精神體現在辦公室工作上，就是善于提出新的問題和觀點，為領導解決問題提出突破性的思路，棄舊圖新，別開生面。四是要善于嚴謹服務。辦公室工作無小事，一項工作細節的處理就可能影響領導決策的落實，這就是所謂的“細節決定成敗”。

因此，辦公室是一個純服務部門，不能只滿足于日常的服務，對公司和領導必須有高度負責的精神，反映情況必須真實，提供數據必須準確，起草材料必須嚴謹，工作作風必須細致周到、一絲不茍。服務方式也必須創新。要多考慮如何更好地創新管理，開源節流，加強基礎設施建設，保證辦公室正常高效運轉，為企業的改革發展和基層單位提供更好的服務。

參考文獻

[1] 張曉麗.如何做好企業辦公室工作，《企業家天地》，2011.6

[2] 張雯.淺談怎樣做好企業辦公室的管理工作，《中國科技博覽》，2011.10