檔案在單位文明建設考評中的利用

泉州清源山風景區是國家4A級旅游景區、國家自然與文化雙遺產地。本單位連續十一屆蟬聯省級“文明單位”，每年都要接受省、市文明委等相關部門對“文明單位”等榮譽的屆中考評、到屆復查。檔案在考評、復查中發揮了重要的印證作用。

1 文書檔案在單位文明建設中的利用

文書檔案是檔案的重要組成部分。

在景區長期的文明創建活動中，形成了大量的文書檔案，這些資料是單位文明創建活動的綜合反映和真實的歷史記載，更是接受上級考察的重要內容。從參評市級“文明單位”開始，到晉級省級“文明單位”并蟬聯十屆，每次考評、復查都要根據檢查標準逐條準備相關的供備查的文件檔案，不但年份要符合，而且內容要貼切。這時，文書檔案就成了“主角”。 我們從眾多的文書檔案中，收集所需的文件，然后復印、分類、整理、立卷，加上美觀的封面，形成一套有自己特色的精神文明建設專題文件檔案。文書檔案在景區的文明建設中起到了舉足輕重的作用，達到了利用檔案創效益的最終目的，檔案管理工作實現了極高的服務價值。景區接待科分別于1999年、2000年、2001年榮獲市級、省級、國家級“青年文明號”稱號，緊接著，2005年又獲得了國家級“巾幗文明崗”的稱號，接待科成了當時整個系統乃至泉州惟一的“雙料”文明科室，舉辦了多場對外觀摩的學習交流會。

2 聲像檔案在單位文明建設中的利用

聲像檔案不像文書檔案那樣呆板、單一的“白紙黑字”，它比文書檔案更直觀、更形象、更真實地體現工作的過程。而錄像檔案的生動畫面，更使人們能“親臨現場”，親眼目睹真實的情景，再現各類活動的歷史過程。

清源山風景區有關文明建設活動的聲像檔案主要有：單位獲國家級、部級、省級各類榮譽的獎狀、獎杯或證書等的照片，單位舉辦的各種文明創建活動形成的主要聲像材料，接待國內外重要嘉賓友人、領導人的照片，景區重要工程建設項目、景區規劃、資源保護、開發建設等照片，拍攝宣傳推介景區活動的聲像材料等等。單位有專人負責拍攝、保管、整理，照片檔案內容豐富全面，管理系統規范， 為景區的歷史發展保留了形象的記載。

照片檔案在接受各類的文明創建活動檢查中，發揮了積極的憑證和依據作用。在準備眾多文書檔案的同時，我們還注重輔以相應的聲像檔案，比如精心組織開展的各具特色的各項活動的照片、錄像資料。精心挑選的照片經沖洗后，貼在精致的相冊里，并標注時間、地點、主要的人物，簡單的文字說明，圖文并茂。我們將單位所獲得的榮譽獎牌拍成相片，分類成冊。這樣生動形象地表現了景區的各類活動，提升了審美需求，充實、豐富了備檢檔案的內容，使備檢的文明檔案錦上添花。聲像檔案以它獨特的視覺效果在單位的文明建設中發揮了助手作用，景區陸續取得了全省“文明風景旅游區”示范點、 全國“文明風景旅游區”、ISO14000環境管理體系貫標認證等眾多文明碩果。

3 電子檔案在單位文明建設中的利用

電子檔案，可以理解為通過計算機磁盤、光盤、閃存U盤、移動硬盤等設備進行存儲電子文件，并參照紙質檔案的歸檔原則進行整理檔案的一種方法。

景區在2009年創建“國家4A級旅游景區”的活動中，充分運用了網絡技術。在建立“4A級旅游景區”備檢檔案時，我們通過計算機進行查找、篩選、鑒別、確定所需的文件，打印出來的文件既整齊又都是“原件”，增加了備查資料的完整性，提升了美觀度，大大縮短了采用紙質檔案時收集、復印、整理資料的時間，提高了辦事效率，而且通過局域網實現了資源共享，文件可以直接通過網絡進行傳遞、審閱，避免了以往紙質文件在傳遞過程中毀損、流失、延誤等情況，我們還根據所準備的文件匯編成冊，并形成電子版本的檔案，單位于2009年順利通過了“國家4A級旅游景區”的考評驗收。目前，正在爭創國家5A級旅游景區。電子檔案的運用，使檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理到系統管理，由抽象的檔案外部特征(目錄)管理到具體的檔案內、外部特征(目錄和內容)合并管理，為創建活動的建檔整檔工作打下了堅實的基礎，極大地提高了檔案利用工作的質量和效率，使檔案的價值體現最大化。

綜上所述，檔案工作與文明建設是相輔相成的，檔案工作既是文明建設的重要組成部分，又是文明建設的條件和基礎，對文明建設起著全面推動作用。作為一名檔案工作者，應當努力學習檔案管理知識，堅持邊干邊學，通過不斷學習和實踐，提高信息技術水平，完善檔案管理工作，積極開發與利用檔案資源，全力推動單位的文明建設上新臺階。