合并后的高職院校檔案管理問題分析

摘要：合并后的高職院校面臨著許多管理問題，而檔案管理作為學校的一項重要工作也存在著一些問題。解決的對策是強化檔案意識，規范檔案管理；加強規章制度建設，提高檔案管理的現代化水平；合理配備檔案管理人員，加強檔案工作隊伍建設；確定檔案工作目標，使檔案工作開展有的放矢。

關鍵詞：高職院校 檔案管理 問題分析

隨著高等職業教育管理體制的改革，合并升格的高職院校越來越多，進一步完善了國家的高等教育結構，優化了教育資源配置，提高了辦學質量和辦學效益。通遼職業學院就是其中之一，是由原哲盟師范學校、哲盟衛校、哲盟教育學院、內蒙古通遼電大分校合并組建而成。合并后的高職院校使我們面臨著許多新的管理問題。檔案管理作為學校的一項重要工作也存在著許多問題。

一、合并高職院校檔案管理與利用存在的問題

1.并校期間文書立卷、歸檔的問題

合并高校在并校前已歸檔的檔案，由于有嚴格的檔案管理制度和檔案工作人員高度的責任心做保證，基本不會出現散失等問題。關鍵是并校期間牽涉各部門尚未立卷歸檔的文書，由于合校前人心思動，工作狀態不穩定，一些正常的工作不能按常規辦理，自然給檔案資料的收集工作增加了難度。如果是責任心強的部門檔案管理人員會把沒有立卷的文件材料收集整理、編擬目錄、安全存放；而遇到責任心不強的檔案管理人員則不予聞問；更有甚者，在部門調整、辦公室搬遷過程中，將大量的文件材料隨無用材料一并處理，致使一些珍貴的檔案資料該移交的未移交或丟失嚴重，無處尋找，嚴重影響了檔案的完整性。造成這一問題的主要原因：一是合校期間組織管理出現空白；二是部分檔案部門檔案管理人員責任心不強，無制約措施；三是領導忙于合校中的大事，檔案工作顧及不上。

2.檔案管理制度不規范，管理手段落后

合并高職院校由于先前的隸屬關系、辦學規模、管理方式不同等歷史原因，導致出現檔案管理制度規范不一，質量參差不齊、人員構成復雜、管理手段落后等問題。如歸檔材料沒有統一的規格；收集過程中紙張大小不統一；檔案材料沒有進行規范整理，有的甚至沒有進行科學的分類和裝訂；現代化的管理技術和手段尚未得到有效的應用。

3.信息開發利用率差，發揮服務作用程度低

檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態和被動服務局面，檔案信息資源的開發利用程度不高，存在著要什么找什么，沒有主動做好服務工作，由于不注意平時的搜集和整理，嚴重制約著檔案的服務利用工作。

4.檔案排序、管理重新理順問題

合并高校大多由兩個或兩個以上規模相當，類別相近的院校并建而成，由于原各校建立的時間或早或晚，隸屬關系不一，各自的辦學宗旨及基本職能有所差異，合并后檔案卷宗由原各校的一個全宗成為并校后若干全宗，而各校的檔案類目設置、類目排列及檔號的編制不盡相同，老?；狙赜梦臅?、科技類的分類方法，成立較晚的學校基本統一到了高校檔案實體分類法上。這便牽扯到檔案排序及管理的重新理順問題。另外，合并高校檔案管理存在著原各校檔案管理體制不統一及檔案管理手段參差不齊等問題，如有的合并高校，原各校區檔案或實行集中管理，或人事檔案歸人事處管理，科研檔案歸科研處管理，聲像檔案歸電教中心管理等；有的合并高校，原各校區或已配備計算機，實行檔案機檢，有的檔案則分散于各職能部門，由兼職檔案員管理，檔案管理處于原始的手工檢索階段等；這些問題也嚴重制約著合并高校檔案管理工作的開展。為此，筆者以為合并高校的檔案工作要走出困境，應對癥下藥，采取有效的解決措施。

二、解決高職院校檔案的管理和利用等問題的途徑

1.強化檔案意識，規范檔案管理

合并高校應將強化檔案意識作為搞好檔案工作的前提。因為就檔案工作而言，文件材料的收集工作是最為基礎的工作，它有賴于各部門的配合與全員的支持。每位教職工都必須按照《檔案法》的要求，維護檔案的完整與安全，從而使并校前散存于各部門或個人手中的一些有重要保存價值的文件材料及時歸檔。同時，要針對并校前各校檔案管理方式、方法不盡相同的問題，及時調研，確定整齊劃一的檔案管理方法，便于檔案的集中保管、利用，以形成檔案工作的良性循環。

2.加強規章制度建設，提高檔案管理的現代化水平

建立健全科學的檔案管理工作規章制度，使工作有序，有據可依，保證檔案工作逐步法制化、制度化、規范化，真正發揮檔案“見證歷史”的作用。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度，及時收集、補充、更新和完善人事檔案材料，對收集檔案材料，從手續是否完備，表述是否準確、精練，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，使檔案的收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實。順應時代的發展，增加資金投入，嚴格執行現代化管理標準，注重信息的準確性、唯一性，做到劃分準確、排列有序、條目清楚、查找便捷。

3.合理配備檔案管理人員，加強檔案工作隊伍建設

建設一支忠誠事業，業務精良，結構合理的檔案工作隊伍，是檔案工作擺脫困境的重要保障。對此，首先要建設好檔案隊伍，確保一定數量的專職檔案人員，并力求這支專職檔案工作隊伍在年齡結構、專業結構、業務水平等方面比較合理，便于發揮整體效應；其次要整體推進，大力加強檔案網絡建設，發揮各部門兼職檔案領導和兼職檔案員的作用。實踐證明，檔案工作涉及學校各個方面，僅靠檔案部門單槍匹馬，無疑是杯水車薪。只有建立穩定的校區檔案工作網絡，同時采取定性與定量相結合的工作方法及相應的激勵措施，提高兼職檔案員的工作積極性，才能增強檔案工作的向心力。

4.確定檔案工作目標，使檔案工作開展有的放矢

確定檔案工作目標，是由于合并高校層次較前相對提高，并校后應根據變化了的新形勢，制定新的工作目標和發展戰略，使檔案工作圍繞新目標有的放矢地開展。這里，之所以強調合并高校檔案工作要實現目標化，一方面是明確了檔案工作目標，即明確了檔案工作的發展總方向，一則可以根據總目標，不斷消除偏離目標的因素，二則可以通過局部優化，使日常具體工作的開展有利于促進總目標的實現；另一方面，明確了檔案工作目標，便于加強日常管理，有利于調動檔案工作人員的主動性，增強競爭性。為此，合并高校要根據確定的新目標，進一步加強自身造血功能，完善各種配套管理措施，并要注重調查研究，不斷總結并完善檔案工作中一些根本性的問題，促進檔案工作的開展。

當今時代，機遇和挑戰并存，若不能及時把握機遇，發展的希望便會失之交臂。因此，合并高校檔案工作應面對改革的新形勢，立足并校后的現實狀況，采取有效措施，促進檔案工作新的發展。

參考文獻：

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