經濟危機下的中小企業管理控制

[摘 要]本文先就這次經濟危機對中國中小企業的影響進行論述，提出中小企業加強會計控制的必要性和重要性。論文主體是以蕭山一家中型企業為例，詳細呈現其貨幣資金控制、采購與應付款控制、銷售與應收款控制和成本控制的內部會計控制體系現狀，闡述造成控制失調的原因，并在此基礎上提出幾條完善中小企業會計控制建設性意見。希望能為中國特別是浙江有財務瓶頸的民營企業在經濟危機下如何脫離困境提供會計控制健全上的借鑒，也為會計控制研究人員提供實際參考。

[關鍵詞]經濟危機 中小企業 民營 控制

自2006年年初在美國開始逐步顯現，2007年8月已席卷全球主要金融市場的這次經濟危機又稱次貸危機，是指一場因次級抵押貸款機構破產、投資基金被迫關閉、股市劇烈震蕩引起的經濟風暴。經濟危機目前已經成為國際社會共同面臨難題，對我國經濟產生十分不良的影響。首先是出口銳減，由于國外進口疲軟，據統計我國月度出口增長率已從2007年2月的51.6%下降至12月的21.7%。許多企業特別是外向型中小企業面臨業務收縮，甚至倒閉的困境。其次是通貨膨脹嚴重，2008年1月至5月份累計，全國居民消費價格總水平同比上漲8.1%，流通環節生產資料價格同比上漲16.7%。央行緊縮的貨幣政策使得中小企業的籌資貸款更為艱難。再次是經濟增長趨緩。內銷企業銷售不旺，經營業績的增長下滑。國家發改委中小企業司統計數據顯示，2008年上半年全國就有超過6.7萬家中小型企業倒閉。因此怎樣加強企業管理特別是改善企業會計控制，以按期實現經營計劃，提高營業利潤和企業運作效率，謹防市場淘汰，已是擺在中小企業經營者面前的一個重要問題。

一、中小企業管理控制現狀(以杭州永寧爾紡織有限公司為例)

1.企業概況

杭州永寧爾紡織有限公司（集團）創建于1990年，現基本形成以紡織、醫用敷料、保健品為主要經營產品，2008年年銷售額突破4億元的中型民營企業。公司共有6個分公司，其中5個紡織公司和1個藥業公司。總公司財務人員共15名，其中1名會計主管，2名出納，1名融資人員，9名為紡織會計人員，2名藥業會計人員，另有倉庫人員30多人。公司的賬務處理程序是由總部紡織和藥業會計制作分報表，會計主管負責最終報表的編制和稅務申報。

2.貨幣資金控制

永寧爾公司的籌資方式主要是銀行貸款，融資人員負責向當地農業合作銀行申請貸款，銀行根據公司的信用等級、財務指標，并通過實地考證對其發放貸款。公司貸款以1年內短期貸款為主，目的是解決流動資金的不足，并按月計提財務費用按季支付利息到期償還貸款，2008年末共有400多萬元應付銀行債務。流動資金一直是企業能否正常運營的關鍵，而中小企業的自身特點又加大了其貸款難度，經濟危機雪上加霜。公司的流動資金短缺，保守估計公司可提現銀行存款為50萬元。公司紡五工廠遇到蕭山飛機場擴建拆遷，賠款增加不少流動資金，財務指標好轉促進銀行貸款。

公司基本實現不相容職務的牽制，會計主管、出納和會計崗位由不同的人員擔任，會計主管與董事長沒有血緣關系，兩名出納其中一名是董事長夫人，另一名的工齡已有15年，其他會計人員只管資金款項的核算，不辦理資金的實際交付。公司資金項目單據憑證表格規范、制定程序較合理。例如支付原材料（以創口貼護膜為例）貨款時，采購員根據創口貼護膜采購合同、護膜質量檢測單和材料入庫單向會計主管申請支付貨款，會計主管簽字后，再提交董事長批示，然后把簽字單據交給出納要求以銀行賬戶轉賬形式向供應商付款，會計根據創口貼護膜采購合同、材料入庫單和銀行轉賬記賬聯制作憑證入賬。

公司的大筆結算方式以匯兌為主，設有一名專職出納人員填寫匯款單據，送達開戶銀行，委托銀行匯到對方收匯行。公司整個貨幣資金控制基本符合《內部會計控制規范——貨幣資金（試行）》要求，能夠發揮會計保持貨幣資金安全的監督作用。

3.采購與應付款控制

永寧爾公司庫存管理由新中大ERP的“供應鏈管理”的“庫存”模塊控制，庫存子系統顯示存貨采購、出庫和結存明細，指示何時進行原料采購。以敷料部門為例，部門有常規流水線生產固定規格的創口貼和膏布，也有以銷定產的特殊生產，如外銷敘利亞的鐵盒骷髏花紋傷口貼。有產品定單下達后，采購員通過庫存系統得知原料的庫存量，如果某種原料需要進貨時，由采購員負責與供應商簽訂材料采購合同。當原料到達時，倉管員負責原料入庫，質檢員檢測材料是否合乎規格，采購員把入庫單和質量檢測單交與會計主管簽字，會計主管簽字后，再由敷料分公司經理簽字，然后出納和會計同時入賬記應付，倉管員把材料信息輸入庫存子系統。

雖然有ERP信息系統控制庫存，但是公司的采購理念傳統，沒有實現會計對采購的適時控制從而增加了庫存成本。以保健品原料冬蟲夏草采購為例，采購形式是向西藏一家蟲草經銷商通過快遞購入。由于受經濟危機的波動，蟲草價格波動幅度大，而采購員的心態是“只買漲，不買跌”，當2009年3月蟲草的庫存中有大量是去年7月和8月的存貨，存貨跌價準備達4萬~5萬元/千克，總金額為40萬元。造成這種情況主要原因是公司決策層對未來經濟趨勢沒有準確把握，但也是會計控制也缺少相應程序，沒有及時對采購價做出詳細分析給采購員參考的過失。

永寧爾公司員工工資支付基本按照以下程序，現有會計根據公司考勤系統得知員工的出勤和加班情況，制作本月應付職工薪酬表，審核簽字的流程為制單人，會計主管，人事部主管，分公司經理，公司董事長，出納。出納支付款項，會計和出納同時入賬，若缺失一個環節下一個環節就不能繼續，這種向上簽字模式符合應付款控制準則，但也有待完善之處。

4.銷售與應收款控制

永寧爾公司銷售管理由新中大ERP的“供應鏈管理”的“銷售”模塊控制，銷售子系統顯示產成品入庫、出庫和結存明細。以保健品為例，公司設有5個保健品專賣店，專賣店自負盈虧，產品以市場價6.5折賣給專賣店。銷售通過以下程序進行控制：門店需要貨填先填寫發貨申請單，分公司經理簽字，通知跟單員傳票給會計，會計開具貨物調撥單，調撥單到倉管員。貴重物品倉庫兩個鑰匙由會計和倉管員分別保管，倉管員通知會計領料，會計和倉庫員按調撥單發貨，互相監督。倉管員制作送貨原始單據，單據按運費的承擔方不同分兩種，一種是門店親自提貨，倉管員直接開票給門店；另一種是通過物流公司托運給門店，開票快遞，銷售款中加運費。跟單員把送貨單據交于出納和會計，兩者同時入賬。公司紡織部門的2009年3月底應收款有上千萬，而其中壞賬超過五百萬。以紡二分廠的一筆壞賬為例，2008年1月，一家紹興服裝公司向公司購買型號為Y0601的襯布100000元，服裝公司只付10000元貨款；2月又向公司購買同樣型號同樣數量的貨，付同樣數量的款。這種情況持續到5月，服裝公司共向公司購買了450000元型號為Y0601的襯布，而共欠公司300000多貨款。永寧爾公司財務人員看到應收款的持續上升就停止向服裝公司供貨，而服裝公司因為沒有向其銷售就不在付清其余貨款，年底也沒有結清。到2009年3月永寧爾公司準備通過律師事務所討債，若不成則向法院起訴。造成這起壞賬的原因是公司各間層心態矛盾和會計控制不嚴謹。分公司經理的目標是產成品庫存的降低，最佳的情況是實現零庫存，而業務員關心的是銷售指標，只管把產品銷售出去，財務人員則認為應收賬款控制是事后控制，其收回問題應是業務員的分內事。其實公司財務人員對下家的信用額度缺少準確的評價，雙方的結算方式不合利，也沒有及時向業務員反應這一顧客的應收款情況。公司也沒有設立專門的銷售會計對應收款進行適時的催促。

5.成本控制

永寧爾公司會計對成本的控制主要是事前控制和事后控制，事中控制是車間管理員的職責。事前控制主要體現在年月財務預算上，以敷料部門為例，財務成本預算中產品的綜合毛利率為32%，這就須要對直接材料、直接人工及分配到兩者的制造費用進行明細預算。預算對整個生產的控制也體現在定額標準，例如醫用膏布的規定標準涂膏是34.7克/平方米，在取料時原料控制量為上下浮動5%。其中膏布的工藝過程為復合、制膏、打膏、裁切和包裝。復合是醫用里布與透明塑料膜兩者粘貼，塑料膜是對醫用里布起保護作用，生產過程是全自動。膏漿是橡膠、凡士林和氧化鋅的混合物，永寧爾公司有自己的膏漿制作車間。打膏是膏布生產中最繁重的工作，打膏分自動和手工，膏漿注入和攤平自動流水線完成，如果趕訂單就啟動手工打膏程序，工作量會加大不少。裁切是手工完成，這是成本控制的重要環節，如果沒有良好的車間管理和熟練的裁切工，殘次品會大幅度增加，進而制造費用增加和產品成本提高。包裝工工資是計件工資，會計按以前年月的遞增5%進行預算，成本事前控制問題也就是預算表格的合理編制問題。事后控制是會計通過制作成本報表顯示各工序實際生產成本明細，上報分公司經理，通過公司會議下達車間管理人員，車間管理者指導生產一線工人提高工藝技能，從而減少損耗降低成本，爭取成本領先優勢。整個藥業有個嚴重的成本控制漏洞——沒有相應的原材料和包裝物領料單，2008年所有“原材料”到“生產成本”的記賬憑證中未附原始憑證，倉庫系統只出具月末庫存表。會計人員不能熟知材料的領取、放回和損耗的實際運營情況，這對成本的降低起負面效應。

6.總結問題

由于杭州永寧爾紡織有限公司（集團）正處于快速發展階段，許多會計控制程序欠完善，財務是整個公司最薄弱環節，不足之處主要體現在以下幾個方面。權力的過度集中，例如貨幣資金的支付，永寧爾公司規定超過1000元的任何貨幣資金的支付轉賬必須通過董事長親筆簽字才可執行，“事必躬親”，影響財務辦事效率。重復做賬，公司財務規定，現金收支都需要通過會計和出納的雙重入賬，增加財務不必要的工作量。審核虛設越級簽字，例如一筆采購合同是購買1000公斤的創口貼特殊護膜，而采購員實際采購為1050公斤，這種特殊護膜是外銷沙特的稀少訂單，剩余50公斤等于是無用的堆積庫存，等于損害公司利益。但是如果不購買這50公斤貨，供應商將停止供貨。按公司會計控制程序則必須由會計簽字環節才能對外付款，敷料會計因根據采購合同而不在付款單據上簽字，但采購員直接繞過會計向分公司經理申請簽字，再由出納簽字付款。會計部門與生產部門銜接不夠，會計出具的生產成本明細表必須通過會議下達，耽誤控制時間，而生產部門認為會計不懂工藝和合理損耗，沒有按時按量進行改進，兩者缺少溝通。信息系統不全和過時，公司沒有新中大賬務處理的輔助核算模塊，而且ERP和公司實際操作不相適應。

二、 中小企業管理控制不合理之處的原因剖析

1.人員素質不高

與公司其他部門相比，財務系統人員素質薄弱，高素質財務人才的缺乏是公司財務板塊和整個公司持續發展的瓶頸。在16個財務人員中，只有藥業主辦會計是大學本科財務專業畢業，財務主管是財務大專，其他人員是中專、高中和初中文憑，一些會計人員沒有會計上崗資格證。有些會計人員借貸方向和三張報表的編制不熟悉，沒有獨立處理會計業務的工作能力。例如，紡織部門有一財務人員工作8個月后還不能總結會計處理流程，只有在會計主管的指導下完成憑證制作和報表輸出，也就無所謂財務管理和生產控制建議。總經理的理念與財務人員的實際操作能力出現矛盾打個比方，下層人員的拖拉機是跟不上上層要求的噴氣式飛機。例如總經理接受EMBA教育后，認為會計控制是生產成本控制的重要內容，會計人員應為協助分公司經理下車間管理，制作各種成本控制模版提高生產控制效果；而底下財務系統沒有專業能力完成此項任務，因此公司財務“換血”迫在眉睫。

2.“近親繁殖”現象

財務人員中一名出納是董事長夫人，兩名助理會計是董事長侄女和外甥女，分公司經理、人事部、生產車間、采購員和業務員與董事長有千絲萬縷的聯系，家族式企業的關系網是整個財務按制度辦事的大敵。有些隨意行為背道企業利益，如原料的不合理損耗，禮券的任意取送，殘次品無故售出等親情辦事對會計控制加大難度。有時整個財務就形同虛設，制度約束了不夠，那例紡織壞賬就是董事長表弟操作，會計的控制滯后很大程度上由于規范在關系面前的脆弱。

3.缺少相關審計及相應執行部門

永寧爾公司本身沒有設立內部審計部門，現財務系統也沒有審計專員。許多會計的處理沒有實質性審核，原始憑證與經濟活動內容就不符，過賬就沒必要進行，但是財務人員也只是完成任務理念做賬交差，致使公司的賬頁與經濟實務偏差較多。

雖然有與一家會計事務所合作，名義上整個會計內部審計由會計事務所的注冊會計師完成。但是許多成本明細報表的編制通常在注冊會計師的指導下完成，自己審自己不合理。再則，公司注冊會計師的審計主要是對外稅收規避和納稅籌劃，而不是研究會計控制內容和過程的合法性和有效性。

許多銷售雖然有風險估計的審計，對客戶信用評價和付款要求的限制，但是紡織部門沒有管理銷售應收款的專門財務人員，而且會計人員女性多，出門討債困難，因此永寧爾公司必須建立相關法律咨詢部門協助財務人員進行應收款的管理。

4.流動資金籌集和使用混亂

經濟危機的影響下2008年銀行對永寧爾公司進行信用額度的重新考評后貸款有所減少，公司為彌補流動資金，部分貸款是年利息率為（10個月）10%的民間高利貸，民間高利貸沒有法律效應的借貸款合同，所以這些款項是進入企業內部管理賬賬簿不進入正規賬簿，這對貨幣資金控制的一體化規范帶來困難。幾乎每個中小型企業都有“小金庫”問題，這當然有利于減少企業的利益流出。但企業上層把資金使用于不必要的業務招待等的做法，影響企業的會計對資產的有效控制力度。

三、 經濟危機下健全管理控制體系對策

1.精簡部門完善制度

永寧爾公司財務的處理程序由分公司處理和總公司處理組成，存在重復做賬問題。會計人員看似有16人之多，加上倉庫系統共有40多人員，但每個人都怨聲載道工作量大，這主要是做大量MUDA存在。業務流程再造是精簡部門的最佳途徑。公司財務系統組織結構可設想成立貨幣現金、應收銷售、應付采購、成本結算、總賬和審計部門，對紡織和藥業進行一體化財務操作。但這需要熟悉公司整個流程的一把手人才，這種人才的招聘和培養需要大量成本。

以應付和采購賬款控制為例，建議公司如何改進會計控制。倉管員可以直接在材料入庫時直接把數據錄入ERP，而不必要憑流程的最終單據操作，提高ERP“庫存”的時效性。省去總經理的審核簽字，簡化流程和權力下放；出納出來不必記入應收賬款只負責付現，只有涉及現金或銀行存款的業務才通過出納，其他就省去出納記賬環節，減輕出納工作量，提高控制質量，避免重復做賬。

“456”是永寧爾公司的部門設計理念，4個人干6個人的活拿5個人的工資。公司增加變革推力減少變革阻力是流程再造成功的關鍵。例如流程過剩的財務人員職務安排問題，但公司正處于飛速發展狀態，許多非財務崗位需要大量員工，把過剩財務人員安置到確切工作崗位是克服流程再造障礙的有利保障。

提高制度的權威性和執行性。“人治”關系復雜。很多中小型企業雖然有一套財務制度，但是會計處理經常不按制度行事，例如永寧爾公司許多業務缺少環節，沒有某部門的簽字審批甚至相關責任部門不同意，只要分公司總經理批準業務活動就可進行。公司壞賬多有一個主要原因是沒有制定現金折扣制度，對銷售支付形式沒有實現制度控制，購買者數據庫欠完善，折扣率的有無多少全在公司總經理的把握，隨意性大。許多制度沒有施行意義。例如，藥業部門很多產品的經營是以銷定產的形式，由于經濟危機的影響月銷售量不很穩定，制作月產量的卡片定額控制很難做到。

2.培訓原有管理人員

公司人力部門以補助和報銷形式要求大專以下會計人員都必須上電大或夜校進修，否則不得加工齡薪；沒有上崗資格證的會計人員應考取證件。

工作輪換制度。例如公司可以進行部門內橫向和縱向學習。一種是同部門會計到車間、倉庫學習，熟悉產品生產流程和產品入出庫過程，做崗位學習報告及總結存在問題。共同輪換的會計人員成立小組，濃縮會計控制的主要漏洞，共同商討彌補漏洞的對策。例如永寧爾公司藥業沒有領料單的成本控制缺陷問題，通過分析是由于倉庫員管理庫存工作沒落實，其認為這不是關鍵流程，對成本控制沒有實質影響故略去了這只環節。財務主管應責令其補全2008全年的原材料收發記錄，2009年必須及時制作發貨單據以完善會計控制。另一種是不同產品部門之間人員的互換。永寧爾公司可策劃紡織會計和藥業會計互相學習，先通過課件學習，基本了解不同行業的生產工藝和技能要求。例如藥業會計通過幻燈片教育了解織布機的分類、紗的品種、紗和布的計量屬性等職業知識。藥業和紡織部門互換一些財務人員，本部門人員指導其他部門人員實地考察紡織各個制作工序和熟悉流程要素，并要求輪換者自己提煉生產流程與會計內部控制相結合，提升輪換者的業務技能，為培養成多把手人才創造條件。

聘請知名大學教授來公司上財務專業課。公司的做法是每月至少有2小時的面向財務人員為主的所有行政人員財務課程，邀請復旦的財務名師和會計事務所三證師等，講課內容寬泛，有會計基礎操作、財務最新理念和國家法規政策等。

3.招聘高素質管理工作者

公司人事部制定財務部人事招聘計劃，確定財務人員的教育程度要求、數量等方面要求。成立專門財務招聘小組。一般現階段會計員最低要求是大學本科財務專業畢業。公司可通過廣告、職業介紹機構、人才市場或網上招聘會計優秀人員。

對應聘者進行財務知識和能力的考核，了解其實際工作能力。招聘的會計人員分兩類，一類是缺少經驗但高忠誠的應屆畢業生，另一類是會靈活做賬的會計熟練工作者。對錄用的員工進行嚴格的職前培訓，了解公司發展歷程、現狀、業務構成和公司文化。一般職前培訓為期一個星期，公司基本能做到“人能為自己所用”。當新聘員工進入工作正軌后，應對其繼續進行在職培訓使新員工正真適合公司環境。

4.轉變觀念

以民營為主的中小型企業由于大多脫胎于在國家政策的傾斜下的個體戶或極小型私營企業，幾乎所有的企業老板都有“重生產銷售，輕財務管理”的思想，認為會計只是算賬和報賬，只要生產和銷售做好了，會計數據自然就會出來，沒有認識到會計的監督作用。因此對財務的投資不夠，致使招聘的財務人員素質不高和信息系統的薄弱。中小企業老板應明白“人財物、產供銷”是企業的六大價值內容，而財務至關重要，其他技術范疇的控制是無法替代管理會計和成本會計對提高產品附加值和經濟效益上的作用，加大對財務系統的投入，對改造和健全會計控制提供物質保證。

5.更新公司財務信息系統

信息系統能夠提高會計控制的效率性和科學性，其發展程度也影響企業檔次。中小企業一般沒有建立起完善有效的會計計算機處理制度。例如永寧爾公司原本的新中大的賬務處理系統不全，只有總賬報表處理系統，沒有固定資產和員工工資等的輔助核算，而且ERP只能使用供應鏈子系統對庫存進行控制，庫存數據只是單純錄入沒有實施科學的物料需求和產品賣出管理。公司信息化進程計劃是在當年3月底引進售價40萬的用友金蝶K3系統，到8月初始設置和起初數據的錄入完成，到時能方便財務人員的業務處理和內部控制。

6.慎重貸款

流動資金固然是公司運行的“血液”，但是許多中小企業在經濟危機下鋌而走險借取民間高利貸的做法是不可取的，過高的財務費用通常使企業經營出現負利潤。有些公司的做法是通過政府的財政補貼獲得資金，制作合理報表爭取銀行貸款。如果剝離和清算有利公司的發展，也只能割取部門業務，回收資金，提高資金利用率，有利會計控制。

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