XY公司PMO項目的評估

[摘 要]項目管理已經被公認為是一種有生命力并能實現復雜企業目標的有效方法，本文從成本分析、效益預計分析、風險評估分析三方面對XY公司PMO項目進行了評估分析，進一步闡述了PMO設立的重要性。

[關鍵詞]項目管理 PMO

一、公司背景

XY公司是一家從事芯片設計服務的高科技公司，成立于2001年，其技術中心設立在上海，同時在上海、北京、深圳，臺灣，美國，日本，歐洲，韓國都設有銷售辦事處。其主要業務模式是：由客戶提出芯片的設計要求和規格，公司利用自己的技術能力和設計平臺，來幫助客戶進行設計、生產、封裝、測試的一條龍服務。XY進行項目的流程是：銷售人員和技術支持人員和客戶初步談好設計要求，請RD部門評估。若該項目可行，則和客戶進一步確定具體要求，簽定合同。然后項目就到RD部門進行研發設計，設計好后到代工廠生產、封裝、測試，最后交付客戶使用。

二、設立PMO的必要性

眾所周知，項目管理是一套以執行目標為導向的管理方法，自從20世紀60年代從美國興起以來已經為世界各國組織所采用。根據美國權威機構CBP調查顯示，76％的高級執行人打算在3年內建立項目管理辦公室，目的是提高項目成功率，執行標準化實踐方法，幫助組織實現財務和戰略目標。

XY公司運行了2、3年之后，銷售部門和技術部門的矛盾日益尖銳化。銷售部門追求的是更多的項目簽單、更快的設計周期、更多的銷售額。而技術部門則注重于項目是否可行、項目設計成果是否完美。有時銷售部門會為了更多的銷售額而簽定一些難于實現的項目，或者市場前景不好的項目，從而給技術部門增加工作量和項目難度；反之，技術部門也會為了設計的完善性，而拖延設計周期，使得銷售部門難以按時向客戶交付項目成果。XY公司所有的業務歸根到底可以劃歸為各種大大小小的項目，如果公司有一套完善的項目管理體系，所有的項目放在公司層面進行比較，才可能從戰略上對所有的項目進行有效管理，對公司資源進行合理分配，從而提高項目成功率，提高公司的運營效率。

三、設立PMO的相關分析

1.經濟分析

(1)成本分析。項目管理辦公室的主要成本是人員配備和培訓、軟件。典型的項目管理辦公室的規模從5～20人不等，這些人的通常頭銜是：PMO總監、項目經理、方法論專家、文檔專員、軟件專家等。其中PMO總監必須是公司內有足夠聲望的人物，甚至是副總裁，這樣才能在各部門間出現爭執時作出權威性決定。項目經理則必須是經過專業培訓且具有相關技術管理經驗的資深人士。方法論專家要有能力制訂公司的項目管理流程和系統，制訂數據庫標準，善于分析。文檔專員要求能夠開發模板，管理并協調文檔和報告，維護項目記錄并定期歸檔。此外還需要有人能熟悉項目管理軟件。目前XY公司可以考慮從經驗豐富的部門經理中選定PMO成員，但是必須進行專業的項目管理培訓。通常項目管理辦公室的設立需要2～3年完善，下面是PMO達到成熟的成本分析：

PMO成員薪水總和：平均150萬每年；培訓費用：30萬每年；軟件費用：30萬每年；合計PMO費用：200萬每年；3年PMO費用： 600萬每年。

（2）效益預估分析。項目管理辦公室設立后，將從標準和方法論、培訓、咨詢與指導、文檔管理、變更控制、項目存儲庫、跟蹤與報告、公司資源存儲庫、項目成本跟蹤和軟件支持十個方面來支持其他部門的項目工作。下面是PMO成立后的經濟效益分析：

每個項目成本：150萬；每年項目數量：50個；每年項目成本總和：7500萬；PMO提高的項目成功率：20％～30％ （權威統計數據）；PMO每年節省的項目成本：7500 X 20% = 1500萬。

由此可以看出，每年PMO為公司節約的項目開支1500萬，遠遠超出PMO的設立運行費用600萬。所有無論從經濟上，還是效率上，PMO的設計都是必要且可行的。

2.PMO項目風險分析

PMO的設立需要得到高級管理層、項目辦公室總監、各部門經理、各項目經理四種人員的共同認識和接受，沒有他們的支持和配合，項目辦公室的文化很難在組織中全面推廣應用。項目經理應該了解項目是如何適應于組織整體的、如何適應于項目組合的，如何與公司戰略相輔相成的。部門經理和PMO總監需要制訂一個計劃，來逐步提高項目和項目經理的績效，并領導項目知識在整個公司文化中傳播。PMO的執行與音樂獨奏不一樣，需要整個公司全部參與其中，多方面配合。當在項目辦公室范圍內啟動某種程序流程變更或者各部門間需要跨職能合作的時候，項目團隊和部門都不具備領導這種變更合作所需要的權利級別。這就需要公司的高層管理人員出面(CEO OR COO)，只有他們才具有批準、監督這種變更、合作的權利和責任。部署PMO是公司層面的戰略行為，高級管理層的支持和責任是PMO設立過程當中必不可少的，否則成功設立PMO的概率是非常小的。

3.PMO進度的初步安排

初步計劃2年半左右時間來設立PMO并達到成熟階段。

（1）第一階段（半年）：聘請項目管理咨詢公司；公司項目管理狀況評估；根據評估結果，成立PMO，招募人員，宣傳PMO文化和期望目標。

（2）第二階段（1年）：PMO人員培訓項目管理技能；建立項目管理的流程和文檔，并在全公司范圍內試運行。

（3）第三階段（1年）：不斷改進項目管理流程、方法、文檔；建立項目管理數據庫，編制項目管理手冊；建立電子項目管理系統。

四、小結

項目管理辦公室PMO的設立是一個逐步完善的過程，一般都需要2到3年的時間。從公司角度來看，PMO充當著準則、過程和方法論的智囊團。同時PMO還能化解資源競爭的沖突、并確定整個企業可使用的共同資源的范圍。PMO使得公司能夠統籌管理所有的項目，設立優先級，最終使公司效率最高化，利潤最大化。

文獻參考：

[1]理查德.B.蔡斯.運營管理.機械工業出版社，2007.3

[2]克爾.A.希特.戰略管理.機械工業出版社，2006.4