加強成人高校教學檔案管理工作的若干思考

摘 要 成人高校教學檔案是實施教學的重要依據；成人高校教學檔案為教師評價和學生素質提供了原始憑證；成人高校教學檔案在教育評估中具有十分重要的作用。加強成人高校教學檔案管理須做好成人高校教學檔案的收集，規范教學檔案的整理；加強成人高校教學檔案信息化建設，提高工作效率；加強管理人員的隊伍建設，提高成人教學檔案管理水平；做好教學檔案的開發利用工作，為教學工作服務。

關鍵詞 成人高校 教學檔案 檔案管理

中圖分類號：G46 文獻標識碼：A

教學檔案是學校在從事教學、科研及其他各項管理活動中記錄的很有價值的文件材料，包括了學生的個人經歷和學習成績等資料，是學校管理工作的重要組成部分，是教學評價、畢業生報考第二學歷、補辦畢業證書等教學活動的直接信息資料的來源。①我國成人教學事業的穩步發展，對成人高校教學檔案提出了更高的標準，如何強化成人高校教學檔案管理，成為進一步提高學校教學管理水平、教學質量和辦學效益的關鍵。②③提高教學檔案在學校教學管理工作中的作用，是每個從事檔案管理工作人員必須認真研究和思考的問題。

1 成人高校教學檔案管理工作的重要性

隨著高校教育體制改革的深入，成人高校辦學模式也越來越多樣化，主要以培養適應社會主義市場經濟、具有創新精神和實踐能力的高等技術應用型人才，教學工作也就成了學校經常性的中心工作，因此成人高校教學檔案在成人高校管理中占有特別重要的地位。它是教學評估工作的客觀基礎，通過系統地尋找學校教學信息，能準確地反映實際情況并進行科學的分析，在學校工作中起著承前啟后的作用，是整個教育教學管理工作中的重要環節。

1.1 成人高校教學檔案是實施教學的重要依據

教學檔案在教學過程中起著最基礎最直接的作用，它能夠完整、準確地反映教學活動。教育管理者可以根據以往的教學材料總結出新經驗，改進以往傳統教學當中的一些欠缺，從而有針對性地對教學過程、教學方法進行改造，提高教學水平。大多數成人高校師資力量不足，聘請了大量的兼職教師，對這些兼職教師的教學指導工作就要依靠完整的教學檔案，通過這些教學檔案可以了解各專業所設課程對教學要求和教學資源的使用要求，制定完善的教學計劃，從而使學生的全部培養過程和教學內容達到教學目的。

1.2 成人高校教學檔案對教師評價和學生素質提供了原始憑證

教學檔案是教師辛勤工作的真實記載。它保存了大量教師教學方法和教學成果，為教師考核和教學提供了依據。成人高校的學生來源主要是在職人員，學生更珍惜學習過程。在教學檔案中保存有學生的學習情況，在校期間的獎懲情況等，而這些情況為學生在單位的發展提供了第一手資料，也為學生更高層次的深造提供了原始材料。

1.3 成人高校教學檔案在教育評估中具有十分重要的作用

教育評估能夠使學校工作得到積極的推進，同時也是提高學校人才培養質量和辦學水平的良好機會。在評估過程中主要查驗的是學校教學檔案的建設情況。教學檔案是教育評估的基礎和依據。教學檔案是否完整、齊全直接影響到教育評估的結果。因為教學檔案能完整、真實地體現學校辦學定位、理念，教學方向，教學資源的配置，專業設置的科學程度及辦學的特色，形成了對教學信息的全方位反饋，從而可以客觀反映學校教學質量和辦學水平的高低，也使教育評估結果更為準確、公正。教育評估也依賴于教學檔案，促進和加強教學檔案的建設，對教學檔案進行不斷分析、研究。總結出新經驗，改進以往傳統教學當中的一些欠缺，從而有針對性地對教學方法、教學過程、教學模式進行改革，提高辦學水平，為成人高校今后的發展作出相應的決策。

2 加強成人高校教學檔案管理的措施

2.1 做好成人高校教學檔案的收集，規范教學檔案的整理

收集是檔案工作的起點。成人高校由于學生來源廣、教育形式多樣化，教學檔案材料出現了復雜、數量大、難收集的現狀。而教學檔案材料主要產生于教學管理和教學業務部門，一般都是由教務處收集。因此，學校檔案部門要主動出擊，充分發揮協調、督查作用。要事先定好計劃，定期召開各系、各教學點及教務部門兼職檔案人員會議，宣傳教學檔案的重要性，強化歸檔意識，明確職責。并深入各教學點、各教學部門進行業務知識和技能的指導，督促做好教學檔案材料平時的收集工作。將收集的反映學校教學狀態、教學實踐、招生工作、學籍管理、畢業生信息及教師業務檔案等各方面不同載體的材料，根據學校制定的“三合一”制度，進行科學規范的整理，歸檔。使教學檔案為提高教學質量，進行教學研究服務。

2.2 加強成人高校教學檔案信息化建設，提高工作效率

隨著教育的改革和發展，成人高校教學檔案的形式和載體也發生了根本變化。檔案管理人員的工作量也越來越大，為了提高教學檔案管理工作的效率，有必要應用先進的現代化信息技術手段實現對成人高校教學檔案的資源管理信息化。首先應當加大硬件基礎設施的投入，配備相應的先進設備，加快教學檔案信息數字化的建設。檔案管理人員根據教學的管理需要，確定好各類重要的、使用頻繁的教學檔案數字資源，通過校園網發布，做到服務網絡化。如教師電子課件數據庫、各類試題數據庫的建設等。還可以實現教學檔案管理與學校教務管理系統相應模塊的對接。如學生的錄取和畢業信息。當新生錄取時，教務處就將學生的姓名等相關信息錄入數據庫，再將學生在校期間的信息和成績檔案進行信息化管理，以便今后材料的提取查閱和利用，實現資源共享。為了適應檔案管理發展的需要，對形成的重要文件建立紙質文檔和電子檔案雙備份。④通過計算機電子檔案的使用，在信息傳輸和管理維護上做到快捷方便，實現了成人教學的電子網絡化，人力物力產生了最大的效益。

2.3 加強管理人員的隊伍建設，提高成人教學檔案管理水平

加強學校檔案管理水平，提高專（兼）職檔案人員的素質是前提和關鍵。根據成人高校教育改革和發展形勢的需要，檔案管理人員也由行家里手型向復合精英型轉變。首先，要發揮爭取領導重視的能力。只有領導重視了才能更好地開展工作。其次，要時常開展檔案管理人員的業務培訓學習，讓他們熟悉并掌握教學檔案管理的基本工作特點和工作的各個環節和步驟，能獨立運用各種規范和標準整理教學檔案。各個成人高校之間也應該相互交流，取長補短。從而促進各自教學檔案管理能力的提高。同時，還要讓他們具備計算機操作技術和網絡技術的應用能力，這樣能加快教學檔案工作的進度，推動教學檔案信息化的進程。檔案人員還應該具有寫作能力。編寫檔案參考資料是檔案室提供檔案利用的一種方式，這就要求檔案人員在深入研究檔案內容的基礎上對檔案文件進行編纂或撰寫，有較強的寫作能力，才能使撰寫的資料更完整、更有利用價值。

2.4 做好教學檔案的開發利用工作，為教學工作服務

隨著成人高校教學信息管理的普遍化，教學檔案被看成是一種信息資源，其利用從以往的保管收藏向開發利用和服務上轉變。首先，檔案人員將靜態的教學檔案信息轉化為動態的檔案信息。通過建立開放式的教學檔案資源信息庫這種渠道，將編寫的各種教學檔案信息，如教師教案、課件、教學方法與經驗、學生成績信息庫、歷屆畢業生信息庫等，通過校園網傳播出去，以滿足利用者對教學檔案信息資源的各種需要，促進教學和科研的發展。其次，要變被動服務為主動服務。教學檔案的最終目的就是為學校教學提供利用服務，要改變以往的“等客上門”服務方式，主動了解學校各項工作和師生對教學檔案的利用需求，采取主動上門服務，主動為利用者提供多種形式的有效服務，充分發揮教學檔案的作用。

總之，成人高校教學檔案記錄了高校成人教育的原始活動，是成人在進行高校教育時重要的信息來源和教育是否合格的重要依據，更是評價現階段高校成人管理和教學水平的重要的依據，我們只有不斷的加強成人教學檔案管理意識，改變傳統的管理思維，應用先進的科學技術做好成人檔案的數字化管理，使得成人教學檔案管理順應檔案管理的發展趨勢，才能推動成人高校教育事業的不斷發展，更好地為成人教育教學服務。

注釋

① 李偉.關于實現高校教學檔案利用價值最大化的幾點思考[J].河套大學學報，2012(3):97-99.

② 石秀春，衣學勇，李文杰.高校成人教育教學檔案管理的問題及對策[J].成人教育，2005(1):52-53.

③ 張燕.論成人教育教學檔案的科學管理與開發利用[J].科技廣場，2009(10):219-221.

④ 李章程.高校教學檔案信息資源的現代化管理研究[J].檔案與建設，2011(11):19-22.