淺談高校檔案管理模式

摘 要：本文論述了檔案管理的內(nèi)容，并提出知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案管理工作的特點(diǎn)以及如何實(shí)現(xiàn)高校檔案管理模式的三大轉(zhuǎn)變。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理；檔案管理模式；轉(zhuǎn)變

一、檔案管理的內(nèi)容和性質(zhì)

（一）檔案管理的內(nèi)容

檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖帧D象、聲音及其他各種形式的原始記錄。主要分為文書檔案、科技檔案、司法檔案、會(huì)計(jì)檔案、藝術(shù)檔案、人事檔案、教學(xué)檔案和外交檔案等。

（二）檔案管理的性質(zhì)和特點(diǎn)

檔案管理是用科學(xué)的原則和方法管理檔案，提供檔案信息為各項(xiàng)社會(huì)實(shí)踐服務(wù)的一項(xiàng)工作。基本任務(wù)是科學(xué)地管理好有價(jià)值的檔案，以滿足社會(huì)對(duì)檔案信息的需要。

檔案管理工作是一種專門的管理活動(dòng)。作為專門負(fù)責(zé)管理各部門檔案的一種獨(dú)立的業(yè)務(wù)工作，是國(guó)家科學(xué)文化事業(yè)的組成部分。與此同時(shí)，針對(duì)特定的部門來(lái)說(shuō)，檔案管理又是該部門各項(xiàng)管理工作的組成部分，如會(huì)計(jì)檔案管理是財(cái)務(wù)管理工作的一部分，干部檔案管理是干部管理工作的一部分，科技檔案管理是生產(chǎn)管理、技術(shù)管理和科研管理的重要組成部分等。

二、檔案管理的地位和作用

檔案工作是國(guó)家各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)必不可少的環(huán)節(jié)。檔案工作的發(fā)展受國(guó)家各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)的制約和影響；同樣，國(guó)家各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)的發(fā)展也會(huì)受檔案工作的影響。從檔案工作與國(guó)家各項(xiàng)建設(shè)的關(guān)系來(lái)說(shuō)，檔案工作處于服務(wù)地位，是條件性的工作，即為國(guó)家的政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化活動(dòng)提供必要的資料，創(chuàng)造必要的條件。但在一定情況下，檔案工作也起決定性的作用。

三、知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案管理工作的特點(diǎn)

知識(shí)經(jīng)濟(jì)與農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)和工業(yè)經(jīng)濟(jì)相比，在下列幾方面有顯著不同：一是主導(dǎo)要素不同。農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)的主導(dǎo)要素是土地；工業(yè)經(jīng)濟(jì)的主導(dǎo)要素是資；知識(shí)經(jīng)濟(jì)的主導(dǎo)要素則是人才，人才是經(jīng)濟(jì)增產(chǎn)的決定力量，是社會(huì)財(cái)富的源泉。二是競(jìng)爭(zhēng)的對(duì)象不同。農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)條件下，競(jìng)爭(zhēng)的對(duì)象是土地；工業(yè)經(jīng)濟(jì)條件下，競(jìng)爭(zhēng)的對(duì)象是自然資源和勞動(dòng)力成本；而在知識(shí)經(jīng)濟(jì)條件下，競(jìng)爭(zhēng)的對(duì)象是人才、知識(shí)和信息，誰(shuí)擁有了人才、知識(shí)和信息，誰(shuí)就能在這場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中取勝。三是投資的重點(diǎn)不同。工業(yè)經(jīng)濟(jì)條件下，投資的重點(diǎn)是機(jī)器、設(shè)備、生產(chǎn)線等有形資產(chǎn)，追求規(guī)模效益；而在知識(shí)經(jīng)濟(jì)條件下，投資的重點(diǎn)是人力資源開發(fā)，提高產(chǎn)品的科技含量，加大人才培訓(xùn)力度，發(fā)展知識(shí)型企業(yè)。四是資源形態(tài)不同。農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)和工業(yè)經(jīng)濟(jì)條件下，自然物質(zhì)資源是資源的基礎(chǔ)，它是有限的，人類對(duì)它的索取是有限度的，必須考慮自然生態(tài)與人類生態(tài)之間的平衡；而知識(shí)經(jīng)濟(jì)的資源是知識(shí)、智慧、發(fā)明、管理、技術(shù)之類，它是無(wú)限的，不受地域和國(guó)別的限制。

四、實(shí)現(xiàn)高校檔案管理模式的三大轉(zhuǎn)變

（一）由以實(shí)體管理為主向以人力資本管理為主轉(zhuǎn)變

檔案管理強(qiáng)調(diào)以人為本，包括作為服務(wù)客體的用戶和作為服務(wù)主體的檔案人。在以往的檔案管理中，較多注重于服務(wù)客體的讀者用戶的層面，認(rèn)為以人為本只是指面向用戶、方便用戶、以用戶為中心，而對(duì)服務(wù)主體的檔案人重視不夠。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)條件下，檔案人不僅僅是收集、整理、保存、提供信息，更是檔案信息資源建造者和維護(hù)者，是檔案信息資源與用戶之間的橋梁與紐帶，是高知識(shí)含量信息產(chǎn)品的設(shè)計(jì)者、生產(chǎn)者與操作者。不言而喻，檔案人在檔案的保管和提供利用方面，扮演了越來(lái)越重要的角色。因此，必須樹立“檔案人”與“用戶”并重的管理理念，切不可忽視“檔案人”這一關(guān)鍵要素。只有實(shí)現(xiàn)這一轉(zhuǎn)變，才能更好地發(fā)揮檔案人的積極性、主動(dòng)性與創(chuàng)造性，才能在檔案的管理和各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中更充分地體現(xiàn)出檔案人的主體作用，從而適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)給整個(gè)人類社會(huì)帶來(lái)的改變。

（二）由以硬性管理為主向以軟性管理為主轉(zhuǎn)變

要使檔案信息資源在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代發(fā)揮應(yīng)有的作用，我們必須強(qiáng)化對(duì)檔案信息資源的科學(xué)管理功能，變傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)管理為現(xiàn)代的知識(shí)管理；變硬性管理為軟性管理，即用館藏檔案的知識(shí)含量、價(jià)值含量，提供所產(chǎn)生的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益來(lái)衡量館藏檔案的情況，從而使檔案信息資源不斷適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的要求，適應(yīng)廣大人民群眾對(duì)檔案利用的需求。顯然，這種軟性管理能使檔案信息資源隨市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展而不斷加快自己的開發(fā)戰(zhàn)略，從而增強(qiáng)自己的生命力。

（三）由區(qū)域性管理向全方位、網(wǎng)絡(luò)化管理轉(zhuǎn)變

檔案部門的主要優(yōu)勢(shì)是收藏了大量的原始檔案，是國(guó)家的重要信息資源，對(duì)其加速開發(fā)利用勢(shì)在必行。近年來(lái)，我國(guó)檔案界相繼建立了區(qū)域性的管理網(wǎng)絡(luò)，使某一地區(qū)、某一行業(yè)或某一系統(tǒng)的檔案實(shí)現(xiàn)了資源共享。在此基礎(chǔ)上，我們必須變區(qū)域性管理為全方位、網(wǎng)絡(luò)化管理。一方面進(jìn)行縱向聯(lián)系，就是在同行業(yè)之間建立起互通、互補(bǔ)檔案信息的新型關(guān)系，打破物理意義上的館藏資源概念，使同行業(yè)之間利用網(wǎng)絡(luò)分發(fā)信息，交流工作動(dòng)態(tài)，進(jìn)行遠(yuǎn)程存取的信息服務(wù)；另一方面進(jìn)行橫向聯(lián)系，就是要與各行各業(yè)保持聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)從單一信息向綜合性信息的方向拓展，把檔案部門與圖書、情報(bào)、數(shù)據(jù)中心連接起來(lái)，形成全國(guó)性的聯(lián)機(jī)服務(wù)網(wǎng)絡(luò)。

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