淺析高校檔案現(xiàn)代化的管理

摘要：在以知識(shí)和信息為主要特征的經(jīng)濟(jì)信息時(shí)代，高校檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向是信息的化、數(shù)字化。檔案信息的存儲(chǔ)與處理數(shù)字化、檔案收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化已勢(shì)在必行，檔案中蘊(yùn)藏的豐富信息將在各個(gè)領(lǐng)域中發(fā)揮不可替代的作用，必須加快高校檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：信息；檔案管理；投入；現(xiàn)代化

【中圖分類號(hào)】 G647【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】 B 【文章編號(hào)】 1671-1297（2012）10-0271-02

隨著社會(huì)發(fā)展和科學(xué)技術(shù)進(jìn)步，高校的檔案數(shù)量日益增多，利用需求不斷提高，這對(duì)檔案現(xiàn)代化管理提出了更高的要求。以更好地服務(wù)教學(xué)、科研和基建為目標(biāo)，促使高校檔案更快發(fā)展。以加強(qiáng)高校檔案管理和現(xiàn)代化建設(shè)為切入點(diǎn)，創(chuàng)新工作思路，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，用更好的工作業(yè)績、出色的業(yè)務(wù)素質(zhì)、一流的服務(wù)意識(shí)為教學(xué)、科研、基建增光添彩，是高校發(fā)展所需，形勢(shì)所求。

一 加快高校檔案現(xiàn)代化管理建設(shè)步伐

以科技進(jìn)步為主題的信息化浪潮席卷全世界，計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)的普及迅速地推動(dòng)著社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，高校檔案工作者必須積極投身于信息化建設(shè)的浪潮中，才能以科學(xué)、創(chuàng)新的姿態(tài)，抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，增強(qiáng)時(shí)代責(zé)任感，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。高校檔案管理工作由原來的手工管理發(fā)展到現(xiàn)在的計(jì)算機(jī)管理，從最初的文件目錄檢索發(fā)展到全文掃描錄入、光盤存儲(chǔ)等。多媒體技術(shù)的出現(xiàn)為檔案現(xiàn)代化管理提供了物質(zhì)基礎(chǔ)，很大程度提高了檔案管理質(zhì)量，并將逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

高校檔案管理現(xiàn)代化的最終目的，是最大限度地開發(fā)檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息的全面、系統(tǒng)、快速、準(zhǔn)確的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)各類檔案信息資源的共享，從而滿足不斷增長的對(duì)信息資源的需求。為此，我們必須高度重視以下兩方面。

1.高校檔案管理方式的現(xiàn)代化設(shè)備、技術(shù)的廣泛應(yīng)用，要求檔案管理方式必須做出相應(yīng)的改革。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理方式建立在手工操作的基礎(chǔ)上；而現(xiàn)代電子檔案、聲像檔案的管理，則必須順應(yīng)計(jì)算機(jī)技術(shù)、聲像技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)迅猛發(fā)展的新形勢(shì)，必須更新長期形成的傳統(tǒng)管理理念和方式。

要對(duì)檔案采用現(xiàn)代化原理與現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行管理。現(xiàn)代化管理中有許多不同于舊管理方式的工作程序，具體表現(xiàn)在：計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，辦公自動(dòng)化的迅速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的不斷延伸和擴(kuò)展，電子文件的真實(shí)性、可靠性、安全性。縮微、光盤、多媒體技術(shù)的普及都對(duì)檔案的管理方式及技術(shù)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化要求越來越高。必須按照現(xiàn)代化思路處理高校檔案與利用者的關(guān)系。隨著檔案信息數(shù)據(jù)的不斷增大，查詢更快捷簡單，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢(shì)會(huì)更加明顯。這是檔案現(xiàn)代化管理的最有效途徑之一。實(shí)行科學(xué)的管理體制和方法，也是檔案現(xiàn)代化管理的關(guān)鍵。

2.高校檔案庫房管理的現(xiàn)代化，是豐富館藏、最大限度延長檔案壽命、確保館藏檔案安全的必要條件。首先，現(xiàn)代化的檔案館應(yīng)建筑獨(dú)立，有優(yōu)良的保管環(huán)境。近年來，電子文件（磁帶、光盤、軟磁盤等）不斷增加，磁帶易受到物理損傷而丟失信息，作為館藏檔案，發(fā)展的趨勢(shì)將用光盤來制作備份；軟磁盤也可用來保存信息，但保存信息的時(shí)間不如光盤長。因此光盤成為電子文件館藏的主要載體。庫房的溫濕度應(yīng)該控制在國家制定的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)，要十分有效地防紫外線、大氣中的有害氣體和灰塵，且遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，檔案裝具的鈷源殺菌能減少微生物對(duì)檔案的侵害。其次，檔案部門應(yīng)為利用者提供現(xiàn)代化的檔案開發(fā)利用環(huán)境，提供現(xiàn)代化工具和手段，使利用者最大限度地利用檔案信息資源。一定水平的設(shè)備、技術(shù)是現(xiàn)代化的物化表現(xiàn)，也是現(xiàn)代化程度最直接、最集中的體現(xiàn)。

只有采用先進(jìn)的數(shù)字和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立起方便、高效、快捷的檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)體系，形成開放的服務(wù)平臺(tái)，最終實(shí)現(xiàn)高校檔案信息資源的自由共享，才能最大限度地開發(fā)和利用檔案信息資源，為我國高等教育的發(fā)展提供強(qiáng)有力的信息保障。

二 建立高素質(zhì)檔案管理隊(duì)伍

現(xiàn)代化的檔案館，給從事檔案工作的專兼職檔案人員提出了更新、更高的要求。實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，不但要有現(xiàn)代化設(shè)備和設(shè)施，還必須具備一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。新時(shí)期高校檔案管理的人才隊(duì)伍，不僅對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、保存和提供利用，同時(shí)更是檔案信息資源的維護(hù)者、再加工者，是檔案信息資源和與用戶間的橋梁和紐帶。

引進(jìn)、吸納高素質(zhì)的檔案管理人才是改善人員結(jié)構(gòu)、促進(jìn)檔案隊(duì)伍年輕化、知識(shí)化、專業(yè)化的有效途徑。不但要引進(jìn)檔案學(xué)專業(yè)人才，還應(yīng)引進(jìn)各類相關(guān)學(xué)科如計(jì)算機(jī)、歷史、文博、攝影等專業(yè)人才，保證形成一支多學(xué)科交叉的檔案人才隊(duì)伍。力爭(zhēng)在檔案館信息系統(tǒng)建設(shè)、檔案修復(fù)和保護(hù)、聲像檔案的處理等各個(gè)方面做到專業(yè)優(yōu)化組合。

要重視開展專業(yè)培訓(xùn)教育工作。各高校應(yīng)從各自實(shí)際情況出發(fā)，有計(jì)劃地選送部分檔案工作人員參加在職崗位培訓(xùn)（包括檔案專業(yè)培訓(xùn)和與此相關(guān)的一系列培訓(xùn)工作，如保密培訓(xùn)）、在職攻讀學(xué)位，以提高他們的學(xué)歷層次，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)。

三 加大高校檔案現(xiàn)代化管理的投入

制約檔案現(xiàn)代化管理主要決定因素是領(lǐng)導(dǎo)者的現(xiàn)代化意識(shí)水平。應(yīng)投入大量的精力關(guān)心和支持.沒有資金，應(yīng)想方設(shè)法創(chuàng)造條件投入資金；沒有設(shè)備，應(yīng)千方百計(jì)配備先進(jìn)設(shè)備；沒有管理人才，應(yīng)積極培養(yǎng)、選拔高素質(zhì)的專業(yè)人才；把檔案現(xiàn)代化管理納入本單位工作計(jì)劃，列入本單位重要達(dá)標(biāo)的內(nèi)容進(jìn)行考核。主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)要定期聽取檔案工作匯報(bào)，了解檔案工作現(xiàn)狀，指導(dǎo)檔案部門依法開展工作，幫助解決工作中實(shí)際存在的困難和問題。

四 加快高校檔案現(xiàn)代化進(jìn)程

檔案工作是一項(xiàng)知識(shí)管理工作，是信息管理的延伸和發(fā)展。把檔案管理從信息管理看成知識(shí)管理，是認(rèn)識(shí)的又一深化，也提升了檔案工作的社會(huì)地位。信息化是新世紀(jì)檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向，檔案信息是經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要保證，在以知識(shí)和信息為主要特征的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案信息存儲(chǔ)和處理的數(shù)字化、收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化已勢(shì)在必行，檔案中蘊(yùn)藏的豐富信息將在新世紀(jì)的各個(gè)領(lǐng)域中發(fā)揮不可替代的作用，所以必須加快檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程。

總之，只要我們從加強(qiáng)高校檔案現(xiàn)代化步伐、提高檔案管理人員素質(zhì)、加大高校檔案現(xiàn)代化管理的投入、加快高校檔案現(xiàn)代化進(jìn)程方面著手，就會(huì)很快實(shí)現(xiàn)高校檔案的信息數(shù)字化建設(shè)，從而實(shí)現(xiàn)高校檔案資源共享。這就要求檔案工作者應(yīng)改變以前的死守庫房的管理模式，采用網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)等手段.接受全新的信息資源管理理念，開展檔案的現(xiàn)代化管理。如果檔案管理人員能夠抓住機(jī)會(huì)，與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，檔案事業(yè)在信息化時(shí)代必將處于更重要的地位。

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