淺議民政檔案管理工作存在的問題及對策

檔案管理工作存在的主要問題

（一）檔案管理意識不強。不少檔案人員的檔案意識薄弱，檔案知識和檔案法律法規缺乏，輕檔案重業務的思想根深蒂固，更有少數人員片面地認為檔案工作只是檔案員的事情，因而造成了檔案資料殘缺、行文不規范及“三色筆”等現象的普遍存在，嚴重影響了檔案的保存壽命。

（二）檔案資料收集不全。檔案管理中，相關業務科室和事業單位各自為陣的現象普遍存在，致使辦公室在收集和整理檔案材料時，往往收不齊，收不到，一些有價值的必須歸檔的資料被遺漏，給民政檔案工作造成了較大的損失。

（三）檔案人員業務不精。近年來，民政部門雖然建立了一些檔案工作管理制度，但在實際工作中這些制度的作用沒有很好地發揮出來，近似“名存實亡”。究其原因，主要有兩個方面：一是多數檔案人員未接受過專業培訓，缺乏檔案管理及檔案開發建設的基本知識；二是相關業務科室和事業單位的檔案人員認為，只要把現有的業務工作資料簡單地收集后裝訂整齊就行了，不清楚哪些資料應該上交，也不明白怎樣整理才算科學規范。

（四）檔案利用效率不高。民政工作的特點決定了民政部門形成的檔案不僅種類多、數量大，專業性強、管理復雜，而且有些檔案需要直接為社會提供利用，為廣大民政對象服務。民政部門雖然在地方檔案部門的指導下積極開展了檔案利用工作，但因檔案存在缺、漏現象，顯得“只可遠觀而不可細瞧”。總的看來，民政檔案在收養、優待撫恤、復退軍人接收安置、婚姻登記、續寫民政志等方面的利用仍有欠缺，略顯單薄。

加強檔案管理的幾點對策

（一）加強法規宣傳，強化檔案意識，注重資料收集的系統化。首先，要加強對檔案工作的重要性、現實意義的宣傳，使廣大領導干部真正懂得檔案管理的目的、要求和方法，不斷提高他們參與檔案管理工作的主動性、積極性、自覺性，督促各科室主動上交歸檔資料，實行集中統一管理。其次，要動員和組織全體工作人員參與檔案工作，加強對日常各類文件資料的收集、保管，注意為日后積累史料。對不能立即收集的，要做好清理和交接登記，掌握資料的著落，便于以后的整理歸檔。

（二）加強隊伍建設，強化業務素質，注重服務本領的現代化。檔案數量的不斷增長、內容的不斷豐富、載體形式的多樣化、管理手段的現代化，都對檔案人員的科學知識、業務水平及現代化設備操作技能等方面提出了更高的要求。因此，民政部門要從檔案事業發展的長遠規劃著眼，努力建設一支適應時代要求的高素質的民政檔案隊伍。一要通過各種培訓方式，加強民政歷史、民政實踐、民政理論的學習，突出檔案管理的針對性和超前性。二要開展經驗交流，提高檔案人員信息化管理的知識水平和操作技能，提高工作效率。三要從政治、生活、工作等方面關心支持檔案人員，幫助他們解決一些實際困難，不斷提高檔案人員的積極性和主動性、確保檔案隊伍的穩定發展。

（三）加強建章立制，強化貫徹落實，注重檔案管理的規范化。要深入貫徹實施《檔案法》，完善檔案管理的規章制度，建立健全各項檔案管理制度和保密制度，狠抓落實，使檔案管理工作朝著標準化、規范化、科學化、現代化方向發展。同時，也要把檔案管理工作與其他各項業務工作放在同等重要的地位，將其納入民政工作目標考核項目中去，讓檔案事業與民政業務工作同步發展。

（四）加強檔案利用，強化服務民生，注重檔案編研的科學化。檔案工作的最終目的是為了提供利用，為社會經濟服務。民政部門要著眼于人民群眾關心、關注的熱點、難點問題，積極開展檔案編研工作，特別是要加強對婚姻登記管理、城鄉居民最低生活保障、行政區劃調整、地名數據、優待撫恤等方面的原始檔案資料的管理，加快檔案信息開發利用的步伐，使民生檔案的利用走向深入。

民政檔案管理作為民政工作一個不可或缺的組成部分，應發揚與時俱進的創新精神，隨著民政業務工作的發展而不斷延伸服務領域，做到民政業務發展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。要緊緊圍繞民政工作發展的需要，積極為民政中心工作服務，規范民政業務工作中形成文件的歸檔范圍和集中保管等各種行為，為當前及今后在領導決策、科學研究和大眾服務方面提供依據。

（作者單位：青島市城陽區民政局）