新時期人事檔案管理信息化建設研究

趙麗霞

【摘要】隨著社會科技的迅速發展，現在已經成為信息化的時代，科技創新在時時刻刻滲透在人們生活的方方面面，在人事檔案管理信息化建設方面也在逐步發生著潛移默化的改變。本文從新時期人事檔案管理信息化建設的認識、意義、問題及其建設措施等多方面來闡述新時期的人事檔案管理信息化建設。

【關鍵詞】人事檔案 管理 信息化建設

人事檔案管理主要是集中管理部門干部職工的內部資料信息，將這些資料能夠統一標準。進一步規范和完善，如今，社會經濟迅速發展，不同部門對人才需求更為迫切，只有將檔案進行信息化管理才能取得最大的成效，也更加可以跟上時代的潮流，同時進行信息化管理也可以省時省力，時刻更新，有助于各行各業工作的推進，也能夠激勵人才的流動提升，更努力的為工作付出。

1 人事檔案管理信息化建設介紹

1.1 人事檔案管理信息化建設

人事檔案管理信息化建設是信息化社會發展的必然結果，順應時代潮流，也可以有效地幫助各行各業提升工作質量和工作效率。隨著信息化的發展，人們逐漸的開始依靠信息化，信息化的快速便捷讓，管理工作會更加開放化，透明化，社會化。網絡平臺的介入實現了共享信息，建立的電子檔案可以完全實現對人事信息資料的隨時查詢調取。

2 人事檔案管理信息化建設的意義

2.1 有利于構建人事檔案現代化管理

在當今這個強大的信息化社會中，只有實現對人事檔案管理的信息化建設，才能順應時代的進步，才能讓各種信息交錯融合，形成所需要的資源價值，讓原本復雜困難的工作變得得心應手，從根本上解決檔案管理的難題，提高工作效率。做好人事檔案管理信息化建設工作也是實現現代化管理的重要內容。

2.2 有利于實現人事檔案信息的資源共享

信息化的實現將所有的信息都變得透明開放，有好處也存在弊端，既可以通過信息關聯，讓人們迅速查詢所需信息，使工作更加高效快捷，也可以讓不法分子趁機而人，利用這些信息做些不法勾當，這就需要完善信息化建設工作，加強信息化建設的工作可以有效避免一些不必要的麻煩，也可以更好地實現資源共享，更好的服務于現代化建設，推進人才的建設發展。

2.3 有利于快速查詢人事檔案信息

以前如果要調取一個人員檔案需要經過層層的審核一道道工序，這就會耗費很長時間才能把檔案調出來，但是信息化管理則不同，只要符合要求隨時都可調取各種信息，數字化電子化信息化都讓這個社會處于快速的節奏中，想要查詢什么信息，只要經過正當手段輕而易舉就可做到，從而發揮信息的作用也變得更加容易。

2.4 有利于檔案資源的開發利用

以上也說明人事檔案信息化管理的種種優點，有了這樣快捷的管理模式，資源共享的可以被很好地利用起來，各個行業可以根據檔案信息來選拔人才，管理人才，也可從中選取自己所需要的有用信息，資源共享可以很好的服務于經濟社會的建設，更好的推進人事檔案的利用率。

3 實現人事檔案信息化管理的優勢

3.1 可以做到資源共享

人事檔案信息化能夠很好的做到資源的共享，干部人事管理的主要職責之一就是為有關部門提供干部信息。使組織和領導能夠更好的對干部及其部門的資料進行查閱。

3.2 可以提高利用價值

人事檔案信息化能夠有效提高干部人事檔案的利用率，直接對干部人事進行調查，既能夠提高檔案的利用效率，也可以有效的保護紙質檔案。

4 人事檔案管理信息化建設存在的問題

4.1 基礎設備不完善

雖然現在已經是信息化的時代，但是并不是所有的人所有的地方都可以實現信息化管理，有些地方的電子設備仍然很落后，也有很多地方甚至沒有網絡，這就讓人事檔案信息化管理化為泡影，雖有好的技術卻沒有條件實施，也許有的地方只是缺少經費來置辦電子設備，所以對于基礎設備的管理工作還有待提高。

4.2 沒有統一的管理標準

現如今，一些地方檔案的管理并不是很完善，很多存在漏洞，對于檔案的管理更是沒有標準，空有信息化管理的外殼，并不能真正實現信息化管理人事檔案，自然也無法將其作用真正的展現出來，不能將這些檔案信息做到公開透明，這就造成管理的缺陷。

4.3 檔案管理工作者素質低下

檔案管理工作不是很難，但是相關工作人員仍需要具備良好的素質，即使具備了專業的知識水平和綜合素質也需要定時學習，信息化更新速度太快了，學習的少就不能掌握更好的管理方式，所以顯然不能用臨時的不具備專業知識的人員，檔案管理工作更需要誠信可靠之人，萬不可小看這份工作。

5 新時期人事檔案管理信息化建設的措施

5.1 引進先進的設備設施

信息化建設自然是需要技術設備的支持，所以要合理的運用好現有的資金，籌備性價比好的電子設備，以便讓信息化管理工作更順利的進行，也可以更好地保障隱私安全和資源共享。即使有設備也應該定期維修更新，電子設備的更新也是為了更好的服務于管理工作的進行，更好的管理人事檔案。

5.2 建立科學完整的管理體系

在擁有好的設備基礎上要建立完善的管理體系，制定好相關的規章制度，定期學習新的管理方法，讓管理體系更好的服務各行各業，跟上時代的步伐，爭取讓工作事半功倍，取得更高的效益，科學的管理體系不僅可以節省時間，還可以提高效率，讓效益最大化，充分的將資源的使用好，達到資源共享。

5.3 將信息資源數據化

人事檔案多是以紙質形式或者電子版的形式出現，現在講信息資源數據化就是將原有的信息資源整合存檔，以便防止丟失意外的發生，建立一個完整的數據庫來保存信息更新信息，更好的實現資源共享和信息化管理。

5.4 做好信息安全防范

雖然信息安全有法律的保護，也很少出現不法分子的介入，但是實際實行起來也是會出現很多同題，還是會存在漏洞，讓不法分子利用人事檔案進行違法利益獲取，所以還要加強信息的保護工作，對調取管理實時記錄在案，只有符合身份的人員才可以查詢。

5.5 提高工作者的服務水平

要加強現有工作者的綜合素質，組織培訓相關管理知識，對工作人員的錄取要求要適當的提高，一定要保證綜合素質水平，要會對各種信息進行分類管理，還要保證信息的安全和去向管理。

結束語：信息化時代所有信息都變成透明的，當然也可以讓資源得到有效利用，若要使資源更好的使用還保證其安全性就要完善管理制度，讓新時期的人事檔案管理信息化建設得到進一步完善。

參考文獻：

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