淺談行政秘書的素質要求

小侯曾是某著名大學的學生會主席，在校期間積極組織參加各種大型活動，表現突出，成績優異，并且早在高中時期就加入了中國共產黨。在大學畢業時參加了該市的第一次公務員考試，以第二名的優異成績通過了筆試和面試。后來在組織部的統一安排下被分配在該市的鄉鎮工作，雖然條件艱苦，但是他積極發揮個人主觀能動性，帶領人民群眾自力更生修建公路，大辦企業，在當地政府和人民群眾中擁有極高的個人威望。在鄉鎮工作的三年期間少了書生氣，更多了男子漢的氣概。

在上級領導和組織的關懷下，他被推薦到市委辦參加工作并擔任該市市委書記的秘書。小侯在任職期間，工作勤勤懇懇，努力學習提高自己的能力。由于長期在領導身邊工作，組織上通過考察，認為他思想進步快，工作可靠。后來在領導的推薦和重用下任命小侯擔任該市的開發區主任一把手。

小侯的事例告訴我們領導身邊的秘書是我們實現自己個人政治抱負的一條捷徑，然而成為一個稱職的領導信任的秘書并不是每一個人都能夠做到的，今天我們就淺談下如何成為一名合格的秘書！

（1）秘書知識。秘書的基礎知識包括：語言文字處理、信息處理、公文處理、會務處理。秘書的專業知識包括：法律法規、金融財務、稅務處理、戰略處理、危機處理。秘書處于資源交融的平臺上，各種利益關系的平衡協調，各種資源的優劣取舍，各種棘手問題的應對處理，已經不是專業知識和基本知識本身所能解決的了的。因此，秘書的專業也必須注重他的整合運用和應變，以便能夠通過領會和感悟，使自己的職業本能隨變化而做出相應適當的調整。就是要求將原有的知識通過實際運用提升成為專業經驗，并且讓這中經驗不斷適應變化，如影隨形，成為你的職業習慣和職業方法。

（2）秘書技能。作為一個秘書你的各種能力是至關重要的。秘書這種職業經常是配合作戰和單兵作業，很少也很難把自己面臨的問題向別人請教，也很少有充足的時間去再三斟酌。尤其是處理一些棘手問題或者突發事件時，秘書必須當機立斷，才能避免事態惡化，這種迅速控制局面及時采取有效措施的行為，就是秘書必須擁有的能力。秘書應該有意識的尋找或者給自己鍛煉能力的機會，使自己的思維能力和行為方式始終保持保持在一個較高發揮與有效發揮的狀態，并且不斷給予提高。

（3）秘書用語。怎樣表達才能吸引對方的好奇與關注？怎樣說話才能獲得別人的好感與信賴？對于秘書來講，這是職業用語的技術問題，也是內心善意的溝通問題，更是交談話題的取舍問題。用語技巧必須符合職業用語標準，這就要求語言言簡意賅、字字珠璣、點到為止，當然內容也要涉及具體事務。同時也要做一個優秀的傾聽者，這樣更容易獲得對方的尊敬和信賴，并且做出適當的反應。要把話題集中在健康而有用的內容上，一個無聊而又想著法子聊的人，其膚淺和乏味只會令人掃興。用語標準，在職業用語上有些早已約定俗成的并且被大家認同的標準，如果有意識地遵循這些標準，肯定有助于你規范自己的職業表現。這就要求我們學習問候和寒暄、介紹和交談、感謝和致意、祝賀和稱贊、解釋和爭辯、勸導和批評、建議和暗示、拒絕和道歉、化解和影響的基本用語，職業用語是們學問，合理的運用這些語言必使我們成為訓練有素的人士。

（4）秘書心理。良好的心理狀態無疑是優秀的秘書之所以與眾不同的原因之一。在工作環境中，秘書是一個不可或缺的人人都很在意的角色，你的一舉一動，都會牽動上司和同事們的關注，并且直接影響到他們的工作情緒和工作效率。因此你必須學會運用心理調試的方法，善于控制自己的情緒。即使這樣做確實很累，但對于職業的重要性而言，這都是值得的。聰明的人會善于借助轉移注意力或者消除這種這種新的興奮點來淡化或消除這種不利的影響。所以，秘書應該是出色的自我心理治療師。為自己著想，不必給自己太大的壓力;為別人著想，不要讓自己成為性情反復琢磨不定的神經質。因此，一位出色的秘書會本能的、隨時的保持良好的心態，做到寵辱不驚，思維縝密，做事果斷，待人友善，性情溫和，以不變應萬變，創造和保持一種能使自己和上司及同事和睦相處、積極合作的氛圍。

（5）秘書經驗。工作經驗其實包含了兩層意思，一是為人處世經驗，稱為社會經驗；而是長時間從事某一項職業的工作經驗，稱為專業經驗。如果你想成為一個與眾不同的秘書，那么經驗就是資本，在處理紛繁復雜的社會關系、上司權利等問題時，經驗豐富的會隨記應變、得心應變。同時還要我們加強對人性的了解。同時作為秘書獲取經驗的有效方法有兩種：一是親身經歷。別人講十遍，不如你自己做一遍，感覺和領悟是完全不同的。二是用心揣摩。運用自己的感覺，去揣摩角色的心理狀態和外在表現，以角色的思維方式及行事風格去待人接物，這種換位演繹同樣也是一種體驗，也能讓你感到逼真的效果。當你作為秘書處理各種事務時，其實正是你在充分調動上述兩種方法組合運用的過程。有經驗的，你憑直覺；沒有經驗的，你靠表演。

（作者單位：許昌學院法政學院）