淺析會計電算化下的檔案管理

摘要 隨著我國會計電算化工作的不斷發展，產生了大量的電子會計文件，這便為檔案管理工作增加了新的內容。因此必須加強會計電算化系統的檔案建設，以適應新時期會計電算化提出的新要求，更好的為經濟建設服務。

關鍵詞 會計電算化 會計檔案

會計電算化的出現，使傳統會計檔案的內涵和外沿均發生了變化，對管理工作提出了更高的要求。只有掌握電算化會計檔案的特點才能管理好會計檔案；同時管理好電算化檔案，才能充分發揮電算化信息系統在單位經營管理中的作用。

一、電算化會計檔案的特點

電算化會計檔案，是指存儲在計算機中的會計數據和計算機打印出來的書面等形式的會計數據。與傳統會計檔案相比，電算化會計檔案具有以下幾個特點：

（一）內涵廣泛。其內容不僅包括傳統概念上的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計檔案，還包括會計電算化過程中形成的紙質文件、電子文件和系統軟件。電子檔案和紙質檔案并存，增加了管理的難度。

（二）保存時間較短，對存儲環境要求較高。電子文件的載體是磁性物質和光盤，與紙質檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命較短，一般為5-10年，而紙質的則能達到上百年甚至千年。其影響條件主要包括：溫濕度的影響、光和空氣的影響、灰塵的影響、磁場和機械振動的影響等。

（三）電算化會計檔案便于管理、分析，迅速的獲得所需結果。如通過計算機操作和網絡交流，不僅滿足日常條件查詢、統計分析、制作會計報表、開展數據交換的需要，達到檔案信息資源共享，無紙化查閱和方便快捷的目的，節約了辦公成本，避免了紙質檔案由于頻繁翻閱帶來的磨損，還有利于專業管理，便于檔案資源的統一整合，極大的提高了工作效率和工作質量。

（四）電算化會計檔案較傳統會計檔案易于修改，且不留痕跡，其原始性、真實性易于破壞。電子文件檔案在計算機系統中一經被改動，如未作備份，原來檔案就被覆蓋，內容很難被識別，；另外病毒、黑客等日益猖獗的網絡環境，也使電子文件信息檔案的安全受到嚴重危害。而紙質文件的原始性、真實性可以通過字體、字跡、圖像、印章、紙張等內容來確認。

（五）對軟、硬件要求較高。傳統的會計檔案具有直觀可視性，而存貯在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機軟硬件環境中才可以使用。會計檔案與財務軟件的版本越來越高，需要不斷的更新，更需要與之相配的硬件來兼容。

二、當前企事業單位會計檔案管理存在的問題

（一）會計檔案管理法規不完善

有些單位的財務部門，領導對資金的管理比較重視，而對會計檔案的管理不夠重視，沒有建立一整套會計檔案立卷、歸檔、保管、借閱和銷毀等管理制度，會計檔案管理工作無章可循。當今社會，企業經營機制不斷轉換，經營方式不斷更新，新情況、新問題不斷出現，而與之配套的包括會計檔案管理在內的機制并未有效建立和健全，缺乏相應的監管機制和監管辦法。目前，我國在企業會計檔案管理方面的相關法律、法規主要有《會計法》、《檔案法》中的少數內容以及不具備法律競爭力的《會計檔案管理辦法》，而且一些規定與建立現代企業制度的實際不相吻合，沒有專門的適應現代企業制度需要的會計檔案法律規范。在以法制經濟為基本特征的市場經濟體制改革日益深化的大環境下，這顯然不能滿足推進體制改革和實現建立現代企業制度的要求。

（二）網絡的安全隱患

首先，計算機系統由許多部分組成，每個部分都有薄弱環節，極易遭到攻擊或破壞，如數據易被篡改、軟件被修改或破壞、安全存取功能薄弱等。其次，計算機系統的自身安全和保護功能也非常薄弱，網絡系統的安全技術尚在建立和完善之中，信息易被竊取或泄露、非法增刪改，計算機病毒的破壞性極大。此外電算化會計系統只有在會計軟件的支持下才能運行并發揮作用，會計軟件對經濟業務的處理是否真實、合法起決定性作用。而現在會計軟件在開發中重功能、輕安全的現象普遍存在，可能存在會計軟件處理功能陷阱，或會計軟件運行與維護陷阱對系統的破壞性極大。

（三）從業人員的業務素質偏低

檔案管理人員的素質和能力是決定電算化會計檔案管理自動化程度高低的關鍵因素。由于會計檔案管理人員的電算化操作能力較低，缺乏檔案管理專業知識，電子檔案管理意識薄弱，導致不能及時按規定將財務系統中的會計資料備份到外存儲器中保存，或不能正確進行電子文檔的備份和檢查，造成會計資料的假備份，出現磁盤上的標簽與電子文檔不符的現象。一旦因意外或人為錯誤造成系統數據的丟失、破壞，就不能在最短時間、最小損失下恢復原有的會計資料，影響電算化系統的正常工作。

四、建議和措施

針對會計電算化檔案管理存在的這些問題，可以采用下面幾項措施進行解決：

（一）要建立和健全會計電算化檔案管理的制度體系，最基本的就是國家要制定系統的、細化的會計電算化檔案管理辦法，以法規制度的形式加以強制，在方法上指導各單位的會計電算化檔案管理工作，這是做好會計電算化檔案管理的保障。財政部、國家檔案局的《會計檔案管理辦法》第四條規定“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便檢查，防止毀損、散失和泄密”；第七條規定“各單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度”。筆者認為，目前企業可根據財政部的《會計基礎工作規范》、《會計電算化工作規范》、《會計電算化管理辦法》、《會計檔案管理辦法》等管理規章，建立和健全一系列具體的、具有可操作性的會計電算化檔案的管理制度體系，企業可根據相關規章的要求，制定適合本企業檔案管理要求的細化條例，保證會計電算化檔案的安全和完整，更好地為決策服務。

（二）加強對會計人員和會計檔案管理人員的培訓，組織企業內部會計人員和會計檔案管理人員認真學習《檔案法》、《會計電算化管理辦法》、《會計電算化工作規范》等法律法規，以加強對會計電算化檔案的安全管理意識和檔案管理水平，另外，會計檔案管理是一項專業性、技術性、政策性很強的工作，計算機技術的普及又對會計檔案管理人員提出新的更高的要求，會計檔案管理人員業務素質和能力是會計電算化檔案科學管理的關鍵，為了適應新形勢下會計電算化檔案管理工作的需要，企業領導應注重會計檔案管理人才培養，進一步加強會計檔案管理人員隊伍建設，不斷提高他們的政治素質和業務水平，使他們盡快掌握現代化的管理方法和技術，以最終實現會計電算化檔案的科學管理。

（三）注意電子計機的軟件和硬件升級、維護，對于企業使用的會計軟件，要多與產品設計廠商保持密切聯系，及時進行軟件升級，對于一些存在的可能導致數據消失的軟件和系統漏洞要及時進行修補。對于計算機的硬件，則要及時進行更新換代，比如對硬盤容量進行升級等工作。同時還要適當加強網絡安全管理。建立預防病毒和黑客的安全措施，加強對計算機病毒的預防、檢測以及殺毒工作，切實有效地保障計算機硬件與軟件系統的安全。如使用殺毒軟件、防火墻等措施。從而保證會計檔案的儲存安全。

（四）做好電算化會計檔案規范化管理，使用科學的管理辦法和利用電子計算機的優越性。具體辦法有：把一定會計期間計算機系統中的所有會計數據備份存儲到磁性介質或光盤上，從而脫離于原計算機系統的聯系；財務部門應把財務數據的備份文件保存好，以防計算機硬件系統損壞后能在最短的時間內、在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統和資料恢復；對于會計電算化檔案還需進行備份，對于備份文件應進行定期的更新；在保存備份電子檔案時應遠離磁場，注意防潮，防塵等，對采用磁性介質保存的備份檔案，還應定期進行檢查、復制，防止由于磁性介質的損壞而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。

總之，企事業單位財務部門要依據會計檔案管理形成的規律和特點，進一步加強和改進會計檔案工作，制定切實可行的會計檔案管理制度，充分發揮網絡時代的電子會計檔案信息優勢，提高會計檔案利用效率，更好地為企業事業單位經濟運行提供服務。

（作者單位：山西省運城市財經學校）

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