談談公文“函”

函即信件，準確地說是處理公務的信件，是黨政機關、企事業單位、人民團體在公務活動中經常使用的文書。然而，對它的使用卻不盡如人意，人們在使用范圍上常出現把握不準、寫作缺乏規范性的現象。這不僅不利于公務往來中正確地行文，也有損法定文書的嚴肅性。在此，筆者就“函”的適用范圍及規范寫作方面的問題作如下說明：

一、關于適用范圍

《國家行政機關公文處理辦法》明確指出：函是適用于不相隸屬的機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準的公文。這里有一個關鍵詞，就是“不相隸屬的機關”。什么是“不相隸屬的機關”？ 這個問題從字面上解釋似乎很容易，即沒有隸屬關系的機關，或指沒有行政上的直接上下級關系的機關，也可以理解為沒有行政上指揮與被指揮、服從與被服從關系的機關。這也就是說，函適用于行政上沒有隸屬關系、沒有直接的上下級關系、沒有指揮與被指揮關系、服從與被服從關系的機關之間。但是在函的實際使用過程中，不少人卻不能做到如此清楚。我們經常會在一些公務交往活動中看到類似的公文標題，如：

1.XX學校給XX鋼鐵公司的，商量學生實習事宜的《關于商洽安排畢業生實習的請示》；

2.XX研究所向市工商局呈送的《關于申請辦理營業執照的請示》；

3.市工商局答復XX研究所《關于同意申辦營業執照的批復》；

4.XX鄉人民政府給縣財政局的《關于解決修路所需費用的請示》。

這些公文標題都出現了文種使用不當的錯誤。探究它們出錯的原因，主要有幾方面：

（一）對“函”的適用范圍認識不清

這是造成文種錯誤的主要原因。

解讀《國家行政機關公文處理辦法》關于函的適用范圍的規定，具體而言，可從以下幾個方面去理解：

1.適用于平行機關或不相隸屬的機關之間公務聯系往來。

2.適用于向無隸屬關系的業務主管部門詢問或請求批準有關事項。

3.適用于業務主管部門答復審批無隸屬關系的機關的請求。

4.“函”適用于機關單位對個人事務的聯系之用。如答復群眾來信等。

另外，在實際工作中，函有時也可以用于有隸屬關系的上下級機關之間，如：上級機關向下級機關詢問有關情況，可以用“函”；又如：上級機關向下級機關催辦有關事宜，要求下級呈報有關報表或材料時，也可以用“函”。

（二）“函”與“請示”間的差異認識不清

在函的使用中，最易混淆的文種就是“請示”。請示是向上級機關請求指示批準的文書?！昂迸c“請示”的差異在于：機關與機關之間是否存在隸屬關系。這是判斷行文時用“函”還是“請示”行文的唯一標準。人們在這一點上是否清楚也將決定文種使用的對與錯。

在這里，不論是XX學校與XX鋼鐵公司之間，還是XX研究所與市工商局之間，或XX鄉人民政府與縣財政局之間，它們都屬于不相隸屬的機關之間的關系，因此它們之間進行工作上聯絡，都是應該用“函”行文的。

在判斷能否用函行文的問題上，請批函的使用也是很容易讓人產生混亂的地方。

“請批函”是指向沒有隸屬關系的業務主管部門請求批準時使用的函。盡管請批函與請示都可用以請求批準，但請批函與請示的差異在于，它是向沒有隸屬關系的業務主管部門請求批準，如標題2、3中“市工商局”這里就是與“研究所”沒有隸屬關系的、掌管“營業執照辦理”工作的“業務主管部門”，“市工商局”與“研究所”之間屬平行關系，因此當一方向另一方請求批準或作答時，都只能用請批函而不能用請示。

當然，在請批函的使用上，也不排除一些人對文種使用還存在某些世俗的觀念，他們認為：當遇到類似有求于相關部門幫助的事項需要行文時，特別是需要得到一些權威職能部門的支持與認可時，使用“請示”一定比“函”更能表現出對對方的尊重、禮貌與客氣，更能達到希望的目的。因而經常會對明知該用“函”行文的地方也用請示了。這里需要指出的是：在公文文種的使用上，不存在尊重與否、客氣禮貌與否的問題，而只有文種用對或用錯的情形，這需要我們特別注意。

二、關于“函”的寫作

（一）“函”的寫作結構

1.標題

（1）完整的標題：由發文機關+（關于）事由+文種組成。

如“某單位+關于（某事）給某單位的+函”。介詞“關于”之后可使用“商洽、商請、請求等詞表明用途。

（2）省去發文機關。

（3）如果是“復函”，則需要在標題上標明“復函”字樣，如：“關于……的復函”。

2.主送機關

即公文的受文機關。就“函”來說，一般是一個主送單位的情況較多，要求寫明受文單位的全稱或規范簡稱。但有時也有出現多個主送單位的情況，如國家環?？偩帧蛾P于開展中東部地區生態功能區劃的函》，其中涉及的主送單位就包括19個省、自治區、直轄市政府辦公廳，這就要求寫得明確、具體，一定要逐一點明，不可遺漏，切忌使用不明確的概括性語言。如果用籠統的概括性語言，比如寫成“中東部各省市區人民政府辦公廳”，則會使某些省市地區在概念范圍上產生疑惑，模糊不清。所以“函”的主送單位如果交代不清楚，讓人把握不準，就會給工作帶來不便，甚至造成嚴重后果。

3.正文

（1）開頭：

主要交代發函的背景、緣由。

若是復函，則需要引用來函的標題名稱、發函字號，如：貴單位《關于……的函》（xx函字【xxxx】x號）收悉?！弊鳛閺秃木売?。然后再用“現將有關……的問題說明（函復）如下：”作為過渡。

（2）事項：

寫明需要函告的相關事項。

（3）結尾語：

一般用慣用的結語完成。如：“特此函告”、“專此函達”、“特此函復”等。

4.成文時間、印章

不可缺少的部分，需要按成文時間規范的書寫方式與要求完成。印章要蓋得端正清晰、騎年壓月。

（二）函的寫作要求

函的寫作就其結構而言，并不十分復雜，而要真正很好地完成一份函的寫作，卻并非一蹴而就的事。這里以下面這篇函為例，談談函的寫作要求。

公 函

育才中學：

隨著全球經濟一體化，我國經濟體制改革和企業改革不斷深入，企業會計工作及其相關經濟理論、方法和技能也不斷地發生著變化，企業會計人員專業技術水平和職業素質決定著企業會計管理工作的質量和水平，加強企業會計人員教育培訓工作具有重要意義。為提高會計專業技術水平和職業道德素質，進而改善企業財務管理水平，我區財政局將于近期舉辦一期企業會計人員培訓班。然而不巧的是，本可以作為授課地點的局多功能報告廳正在重新裝修，因而培訓場地受限。考慮到你校資源豐厚，府高廳闊，特致函你校，務必幫我們解決燃眉之急。特告。

以上區區小事，本不值驚擾你們，但實為無奈?？煞?？請盡快答復。

此致

敬禮 ！

（?。?/p>

二○XX年X月X日

本篇公文存在的問題主要表現在以下幾個方面：

1.標題寫作不規范。如前所述，函的標題規范寫作應由發文機關+（關于）事由+文種組成或事由+文種，僅用“公函”顯然不妥。

2.正文開頭部分陳述過于啰嗦，應直接從致函的原因、目的談起，開門見山。這樣能讓文章更精煉，針對性更強。

3.函告的事項交代不清。文中并沒有交代清楚致函的目的，僅用“解燃眉之急”過于籠統、含混。若是想“借教學場地”，對這一請求又有何具體要求呢？何時用？場地的大小、數量如何？場地的環境、設施有無要求？這些都是對方不得而知的。

4.用語語氣欠妥。如果將這篇函的內容進行分類，它應屬于一份商洽函。而這里我們似乎很難找到語氣中商洽的成分。取而代之的，多是一些不容商量，甚至是十分強硬、命令的口吻，如：“務必…”、“可否？請盡快答復”等。

5.結尾不規范。一般不用類似“此致敬禮”一般書信的祝頌語做結尾語。

公函寫作在內容表述上我們應注意：

1.開頭不繞圈子，不講空話，不必客套。

公文函的開頭應力求開門見山，不要“下筆千言，離題萬里”，也不必像私人書信那樣，開頭過多地客套、寒暄，而應盡快直奔主題。

2.因由要清楚，中心明確。

函告的原因、目的、事項一定要交代清楚明白，不能空洞無物。

3.內容單一，一函一事。

4.用語得體，講究禮貌。

“函”是公文中行文方向最單一的一個平行文，因此函的寫作一定要注意用語把握分寸，無論是向平行機關，還是向不相隸屬的級別高的或低的機關行文，都要注意語氣平和有禮，既不要仗勢壓人、強人所難，也不必奉迎恭維，不要原則。

5.“復函”的寫作還應注意行文的針對性要強，答復要明確，把握好“復函”的時效。

參考文獻：

[1]夏京春，郗仲平.新編應用文寫作教程[M].北京：首都經濟貿易大學出版社，2007.

[2]楊梅，樊文中.泛議“函”的使用與寫作[J].應用寫作，2004，（01）.

（劉琍 武漢商業服務學院 430056）