高校學生檔案管理

高校學生檔案，是學生在校期間學習、生活及各種社會實踐活動的真實歷史所形成的原始記錄，體現了檔案的惟一性和真實性，以及無法替代的憑證性。它為學生畢業后繼續深造、參軍政審、錄用單位了解學生等提供真實可靠的依據。高校學生檔案管理是對學生在校期間所形成的全部材料進行整理、歸檔，提供學生檔案的查、借閱服務及轉遞等工作。2008年，教育部、國家檔案局頒布《高等學校檔案管理辦法》，強調豐富高校檔案內涵，倡導“大檔案”理念，將學生檔案納入高校檔案管理范疇。所以，對于一個院校來說，必須狠抓這項工作，規范、科學地管理好學生檔案。

一、明確與各系在學生檔案形成、流轉和管理工作中的關系

山東省煙臺工程職業技術學院的學生檔案工作遵循院、系兩級管理體制，實行“誰主管，誰負責；誰經辦，誰負責”的原則，搞好協調、配合，把握好接收檔案這一關。各系主要通過班主任（輔導員）具體落實學生檔案的收集、核實、登記。所以，班主任（輔導員）必須掌握班內準確的錄取人數、錄取名單，要有足夠的耐心和責任心，時刻清點、查收，不停地督促學生，后期因調整專業學生的檔案也要及時交接，確保學生檔案全部按時交回，避免有的考生因沒有認識到檔案的重要性將招生原始檔案丟失，學校又無法彌補，結果檔案缺少原始入學資料，影響學生未來就業。

學生高中檔案，可通過學生原校直接寄往學校，也可以由學生自帶交給學校。班主任（輔導員）接收學生檔案后，必須檢查是否密封，如未密封，則檢查其中內容是否完整，并做好記錄告知學生；必須嚴密程序，認真查驗其他各項原始材料。通過新生報到所提交的錄取通知書、準考證、身份證、戶口遷移證（不遷戶口的考生應提供戶籍地派出所提供的證明）等相關材料，與考生所在省級招辦傳送的電子檔案、錄取照片和寄送的錄取考生名冊、紙質檔案逐一核對、審閱，嚴格把關。這樣，既是實施高校新生入學資格復查對考生錄取資格再確認的重要環節，也便于學生檔案的立檔、歸檔。接收檔案后，對個別考生提供的錄取通知書、檔案材料、身份證等材料不全或有疑問的情況，及時上報學院，加強查驗，迅速核實，確保新生入學資格復查切實有效及學生檔案的完整性。

為了有效地避免檔案的出錯，便于學生檔案的整理和歸檔，學校規定各系將上交的每個學生所有材料分別裝入學院統一下發的檔案袋中，并按要求在檔案袋上規范地填寫相關內容、件數，書寫要規范、字跡工整，歸檔的材料不得使用鉛筆、圓珠筆等書寫，不得出現錯別字，所填內容、件數須與實際信息相符。然后，以班級為單位，按照學號順序排序后上交給各系兼職檔案員。各系兼職檔案員負責管理學生檔案，并按規定向學生處學籍管理科移交、歸檔，做到統一歸口。

二、建立、健全學生檔案管理制度和辦法，實行監督、指導、服務

在校學生檔案保管階段貫穿學生在校的所有時間，它反映的是學生在校期間的一切表現。學生處學籍管理科作為學生檔案管理的職能部門，負責具體組織管理學生檔案，嚴格按照《中華人民共和國檔案法》《高等學校檔案管理辦法》的要求，結合學校自身的實際，制定有關學生檔案管理的規范性文件，及時跟進，依法全程監督、指導、服務，實施動態管理，切實解決好學生檔案管理過程中存在的實際問題，確保學生檔案內容的真實性和完整性。

1.加強檔案材料的收集歸檔制度化，做到即收即歸

指導各系兼職檔案員明確歸檔范圍，凡與學生本人有關的具有保存價值的文件材料，均屬學生檔案的歸檔范圍，如獎懲材料、黨團材料、鑒定材料、政審材料、調查證明，成績表、學籍變動材料、畢業生登記表、畢業生報到通知書存根及其他可供組織參考或有保存價值的材料等。在強化素質教育、提倡培養復合型人才的今天，沿用傳統的歸檔范圍，是遠遠不夠的。許多反映學生綜合素質的材料，也要及時歸檔，如計算機等級證書復印件、大學生英語四、六級證書復印件、技能競賽證書復印件等。這些材料能反映出學生的專長及其在某專業方面所達到的程度。例如，軍訓、運動會、社會實踐和各種社團活動的總結、鑒定、獎勵材料，能反映出學生體能、能力、心理、誠信的一面。所以，學校應注意隨時跟蹤收集整理學生檔案材料，及時充實動態信息，分類補充到學生檔案中，做好經常性積累工作，確保學生檔案的齊全完整、科學管理、安全保管和有效利用，使學生檔案管理工作“形散而神不散”。

2.制定并嚴格執行學生檔案查、借閱制度及保密制度

目的是做到檔案的利用及服務工作。通過學生檔案的宣傳、教育等多種途徑培養學生的檔案意識，使學生清楚法律賦予公民在利用檔案中的權力，了解如何辦理申請用檔的手續、持什么證件到哪里去查檔，同時也使他們了解檔案保密、保管的相關知識。通過積極參與，提高檔案的利用率，有效地避免了因學生檔案的查、借閱等服務功能不完備或因檔案的收集不及時，整理、服務環節跟不上，使學生檔案成為“廢紙”一堆的現象。

三、做好畢業檔案整理、轉出工作

畢業生檔案材料是用人單位選拔與使用畢業生的重要材料。每年6月，學生處學籍管理科抓好學生畢業前學籍檔案材料的檢查審核工作，確保檔案材料真實完整、齊全規范。整理好的學生畢業檔案，審驗合格后，履行簽字手續，移交給招生就業處，再由招生就業處負責并嚴格按照畢業生報到證副證轉遞郵寄。學生畢業離校后，學生檔案遵循“檔隨人走”的原則，或通過機要局直接郵寄，或送檔案上門，跟隨學生到就業單位。

筆者所在學院針對畢業生對檔案認識不足的現象，在畢業生離校前通過加大宣傳力度，積極開展畢業生檔案工作的宣傳和教育，增強學生對檔案重要性的認識，堅決摒棄學生檔案可有可無的錯誤思想；通過就業指導，讓畢業生明白檔案是一個人的“社會身份證明”，知道學生檔案是干部檔案的重要組成部分，政審、轉正定級、職稱申報、出國、考研等均要以檔案材料為依據，缺少檔案材料會對自己今后的發展不利。同時，還要讓畢業生了解機要交通的查詢期限，檔案轉遞后要及時落實接收，檔案自己不能私自拆封等檔案常識。學生認識的加強、態度的轉變、思想的重視，帶動了檔案意識的增強，從而杜絕了“死檔”、“棄檔”問題的出現。

綜上所述，學生紙質檔案管理工作是高校學生檔案管理的一方面，體現了紙質檔案的重要性。在當今新形勢下，應采取傳統管理方式與現代化管理方式相結合的檔案管理手段。電子檔案越來越被人們所認識和利用，紙質檔案與電子檔案在當前以及今后相當長的一個時期將互為補充、取長補短。紙質檔案保存反映歷史真實面目的可靠記錄；電子檔案可以發揮在檢索、利用、傳輸和存貯等方面的優越性。但是，電子檔案在安全性和耐久性等方面還存在問題，不能脫離紙質檔案而獨立存在，而紙質檔案正好彌補了電子檔案的不足。所以，只有采用紙質檔案與電子檔案并存的形式，才能實現高校學生檔案安全、有序、便捷管理。根據學生在校平時歸入的各種材料，及時錄入學生各種新的信息數據，動態記錄大學生成長過程。學生畢業時，由有關部門分別錄入學生的綜合信息，如各科學業成績、畢業論文、各種獎懲信息、心理素質測評、獲得的各種結業證書、專業證書等情況，形成大學生在校期間較為完整、準確的信息數據庫。通過有步驟地將學生檔案分類、存檔，并快捷地統計、查詢、檢索學生的各種信息，實現學生檔案信息化管理，方便學生就業材料的自動生成與信息交流。只有這樣，學生檔案管理工作才能做到更加科學化、規范化，才能發揮檔案為學生本人服務，為就業單位服務，為學校服務的真正作用。

（作者單位：煙臺工程職業技術學院）