基于精細化管理的教務信息系統開發策略研究

近年來，精細化管理的理念在技工學校逐步推廣。精細化管理是一種理念和文化，它最早是由豐田公司提出，是建立在常規管理的基礎上，將社會分工和服務質量精細化，并將常規管理引向深入的思想和管理模式，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標的管理方式，是現代管理的必然要求。

在技工學校中推行精細化管理，是提高技工學校教育教學質量的重要手段，它帶來嚴謹的工作作風、極高的工作效率、明確的責任劃分。在學校的管理中，教務管理的能力和水平，又是衡量一所學校總體管理水平和辦學水平高低的重要組成部分，是學校教學管理的關鍵環節，因此，在教務管理推行精細化管理是提高整個學校管理水平以及教學質量的關鍵因素。

為實現高水平的教務管理，大多數技工院校都通過自己開發或購買的方式實現教務管理的網絡信息化管理。但是在實際應用中，由于網絡信息系統開發人員對實際業務的需求了解不完整，而系統使用人員對系統開發的知識、方式方法也不清楚，導致開發人員與使用人員之間無法將業務需求完全反映出來，管理的數據信息顯得比較粗放，所建立的教務管理信息系統不能滿足精細化管理的要求。

一、粗放式管理的弊端

教學計劃管理過于簡單，教學計劃以專業劃分，各個班級所采用的教學計劃沒有進行一一對應，由于班級名稱、學制、技能等級的不同的原因，在教學編排中難免出現錯漏。

教師信息管理不完善，對教師的任課情況沒有系統進行管理，對教師個人的專業成長也無記錄，在進行課程編排時無法充分利用信息系統，只能靠教務員憑借自己的經驗和感覺去編排，往往出現某課程的任課教師不一定是該專業的，而該專業的老師可能沒有安排本專業的課程。

教材管理不細致，一般來說對于各個班級使用的教材、教師，教材的出版社、訂購數量等信息都會有記錄，但對于學生領用教材的信息則無記錄。

教學資源管理信息欠缺或不完整，課室信息、課室編排、多媒體設施設備管理維護等信息不能全面掌握。

二、精細化管理的內涵、特征與方法

1.精細化管理的內涵

精細化管理是一種管理理念，一種管理文化，以“精、準、細、嚴”為基本原則。“精”是指做精，求精，追求最佳、最優。“準”是指準確、準時。“細”是指做細，具體是把工作做細，管理做細，流程管細。“嚴”是指執行，主要體現對管理制度和流程的執行與控制。精心是態度，精細是過程，精品是成績。

2.精細化管理的基本特征

精細化管理的基本特征就是重細節、重過程、重落實、重質量、重效果，講究專注地做好每一件事，在每一個細節上精益求精、力爭最佳。

3.精細化管理的方法

精細化管理是一種管理技術，是通過規則的系統化和細化，運用程序化、標準化、數據化和信息化的手段，使組織管理各單元精確、高效、協調和持續運行。即把復雜的事情簡單化；把簡單的事情流程化：把流程化的事情定量化；把定量的事情信息化。

三、以精細化管理為目標的教務信息系統設計策略

教務信息系統作為教務管理中的主要技術手段，是教務管理進行決策分析的依據，如果信息記錄不夠細致完整，那么勢必會影響教務管理的效果。針對以上常見的問題，通過對目前所使用的教務信息系統的分析，結合精細化管理的內涵、特征和方法，筆者認為，在教務信息系統開發設計中應采取以下幾個策略。

1.管理元素（實體）屬性趨于最小化策略

任何信息系統管理的對象都是由各種元素組成的，就像是一個機體，由多個器官組成，每個器官又是由細胞組成。在精細化管理中，“細”就是細致，體現在管理的對象、管理的內容上，要求更全面、更具體、更細致，根據這一特點，我們在系統設計中，就必須使管理的元素趨于最小化，或者說管理的對象達到最小組成單位。

例如在“教學計劃”的管理模塊中，教學計劃管理的對象可以是“各專業的教學計劃”，也可以是“班級的教學計劃”，而每個專業都由不同班級組成，因此，根據管理元素最小化策略，在“教學計劃”的管理模塊中，管理的對象就應該是“班級的教學計劃”。

2.管理元素之間的關聯性策略

精細化管理中的“細”不僅體現在“細致”方面，而且還體現在“全面”或“完整”。那么，對于教務信息系統中，要做到信息數據的全面和完整，在設計階段尤其是需求分析階段就要考慮到這一點。

在一個信息系統中，每一個模塊都會和其他模塊或多或少地產生關聯，因此，在教務管理信息系統的設計中，要做到精細化管理的第二個原則是：必須考慮任何一個與之相關聯的元素。在需求設計階段，對于每個管理對象，都必須圍繞它找出任何一個與之相關聯或有聯系的管理對象，例如要對“課程”進行管理，圍繞“課程”這一管理對象相關的元素可能會有：專業、班級、教師、學生、學期、系、校區、課時、實訓室等等，將這些相關的元素羅列出來反復推敲，將最終確定的元素作為“課程”實體的屬性，同時把這些確定的元素建立相應的實體。

3.數據冗余策略

一般情況下，為了減小數據的存儲空間并加快查詢速度，在數據庫表的設計中，應盡量避免數據冗余。但為了提高管理的精細化程度，提供精確的數據搜索、數據匯總和統計，提供決策依據，在數據庫表的設計中，必須采取適當提高數據冗余度的策略。

例如在教師任課管理中，需統計各學期教師的任課情況，也可能統計某班級的教師任課情況，甚至也可能統計某個時間段某教師的任課記錄，那么在“教師任課”實體中，必須要有“學期”屬性、“班級”屬性，而“班級”實體中也必須有教師屬性。

4.信息系統使用的績效管理機制

任何信息系統中的數據都應該是準確、及時和有效的，否則會對管理和決策造成極大的影響。為此，信息系統中必須確保數據及時進行更新。一般情況下，當信息發生變化時，系統使用人員應主動更新數據，但是實際工作中，由于各種各樣的原因數據并不能及時更新，因此，在建立信息系統時，還要同時考慮建立信息系統使用的績效管理機制。

一是設置定時（如每周）提醒功能，提醒系統使用人員定期更新數據；二是定義特定的數據表記錄系統操作人員是否有定期進行數據的更新操作，作為該工作人員是否有完成工作的依據，其主管領導根據該記錄表對該工作人員進行績效考核，以此來促進教務工作精細化管理的

實現。

四、應用案例

下面就前文所提到的教學計劃粗放式管理的問題，結合以上所提到的管理元素（實體）屬性趨于最小化策略進行簡單的敘述。

在信息系統數據庫表的設計中，“班級”實體除了設置諸如“入學年份”、“所屬專業”屬性以外，還要添加“教學計劃”屬性，如下圖所示。

由于技工院校招生貼近市場，專業設置較為靈活，招收專業名稱調整較多，而且每年招生的班級數也不一樣，因此不建議以專業作為管理的最小單元，而是要觸及到組成這個專業的各個年級的各個班。

目前的技工學校的不少教務管理信息系統中，它的教學計劃管理的最小單元是專業，那么在日常的教學編排過程中可能會出現遺漏或出現班級的教學計劃對應錯誤，很容易造成教學安排的混亂局面。其問題的癥結就在數據庫表的設計時不是按照最小化的原則進行的，造成了管理的精細化程度不夠。

同樣道理，在教材管理中，它的管理對象或管理的元素可以是專業、班級或個人。那么在這些元素中，最小的元素是“學生”個體。所以，按照此原則，在精細化的教材管理中的管理對象就是“學生”，也就是說，我們可以通過系統了解到每個班每個學生領用教材的情況或繳交教材費的情況，真正做到精細化管理中的“細”。

五、結語

管理出質量，管理出效益。現代化的管理越來越離不開計算機，計算機信息化網絡化的教務信息系統已經成為學校教務管理實施精細化管理的重要輔助手段。教務信息系統中對數據、操作方法、操作流程的精細化程度，決定了教務管理的精細化程度，因此，只有采用科學合理的方法和策略進行需求分析，才能使教務信息系統更符合精細化的要求，才能為學校教務管理的精細化打下堅實的

基礎。

參考文獻：

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