專業(yè)運動隊檔案的管理和使用技巧

摘 要 在舉全國之力建設和諧繁榮富裕穩(wěn)定的美好新疆的大背景下，全力發(fā)展競技體育單位檔案信息化建設是不可阻擋的趨勢，看一個地區(qū)和行業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的水平，主要是看其檔案信息化的程度，本文主要結合自身對檔案管理的工作經(jīng)驗，對檔案信息化管理提出幾點體會和工作經(jīng)驗。

關鍵詞 運動隊 檔案管理 技巧

檔案信息化就是以室藏檔案為依據(jù)，在不改變檔案原來的內(nèi)容信息的情況下，對檔案本身的內(nèi)容及檔案的存在形式進行符合信息轉變原則的改變，使檔案信息社會化，實現(xiàn)檔案資源共享。檔案之所以能夠進行信息化處理，是因為它自身就包涵著信息。

體育檔案在專業(yè)運動隊里常被人忽略，但在管理工作中，體育檔案建設和競技體育工作一樣重要，在運動隊各類單位創(chuàng)建、評估和教育督導等活動中都離不開體育工作和體育活動的檔案。隨著專業(yè)運動隊體育工作的不斷深入對體育檔案管理和使用的要求則顯得非常重要。

一、體育檔案的分類

一般體育檔案的分類分為紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種。

（一）體育紙質(zhì)檔案的分類。在平時的體育檔案管理中，大多數(shù)教練員習慣把一個活動的所有材料全部裝入一個檔案盒，這樣的檔案管理具有一定的明確性，能及時完成檔案的管理和日常查找，但在檔案盒較多或是所需體育材料較細致的話，這樣一盒一活動的管理方法會使得材料凌亂不堪。

體育檔案管理要注意管理的規(guī)范化、科學化，首先要做到檔案分類合理，在檔案盒的標簽上注明類別。細致的分類一般要包括以下類別：體育文件類、體育計劃類、體育總結類、教學教研類、體育訓練類、體育成果類、體育器材類、體育宣傳類、課外體育活動類、陽光體育活動類、大課間管理類、體育圖片類、體育成績類、運動員體質(zhì)健康標準類、體育教育教學類、人員分工類、資金管理類等具體分類。其次要在每次競技體育活動結束后，把活動中形成的各類材料根據(jù)活動的性質(zhì)進行細致篩檢，分門別類準備歸檔。最后在每份文件的封面用數(shù)字分別標出此份文件的順序，并做出相應的記錄，用長尾夾裝訂整齊，完成材料入盒歸檔。如檔案盒已滿，需要重新增設新的檔案盒時，要在重新添加新的檔案盒標簽上注明時間段。此種檔案管理一目了然，管理和使用都非常方便。

（二）體育電子檔案的分類。在多媒體信息化時代，電子檔案非常普遍，相對于紙質(zhì)檔案來說，電子檔案更具簡潔化和快速化，能長久保存材料，在對文件修改和查找上更有優(yōu)勢，這也是電子檔案最大的優(yōu)越性。在建立體育電子檔案時，要單獨設立體育文件夾。然后在文件夾中分別建立和紙質(zhì)檔案同樣內(nèi)容的小文件夾，把平時體育工作中相應的文件存放在該文件夾中。在平時使用電子檔案中，需要特別注意的是，每個文件的出臺都可能會不斷的進行修改，所以在保存時文件時一定要在文章標題后面注明初稿、修改稿、使用稿等，為今后文件查找和使用打下基礎。

二、體育檔案的管理和使用技巧

（一）設立體育檔案專柜。體育檔案一般由體育組教練員負責管理，但如果體育檔案由單位統(tǒng)一管理，則需要單獨設立體育檔案專柜進行管理，以免和別的文件混淆在一起，也便于體育文件的管理和使用。

（二）打印檔案目錄。打印體育檔案目錄是為方便查找而單獨設定的。一般在體育檔案分類和內(nèi)容較為充實時，打印檔案目錄則顯得尤其必要和重要。在查找某一個文件時，能通過目錄直接查找到某個文件在某個材料盒中的某個位置，具有明確性，而如果沒有目錄，把一盒材料都取出來一份份的查找，則耽誤很多時間和精力。

（三）檔案的借閱制度。對體育檔案實行借閱制度對于每一個檔案管理者來說是最重要的。除檔案進行專人管理外，還要實行檔案的借閱制度，做好借閱記錄，并標明借閱用處，以備檔案借出未歸的查找。檔案的借閱原則是堅持檔案即借即還，如遇到檔案丟失則要由當事人簽字，做好相應的記錄。

（四）一“材”多物。在平時的體育檔案管理中，總會碰到這樣的現(xiàn)象：有時一份材料被學校各部門多次使用，需要不斷進行復印，時間久了，文件會破損或遺失。針對此種情況，最好做到“一‘材’多物”，即一份材料要歸檔時，可多復印份數(shù)進行集中管理。這樣即使一份文件被多次使用，也不會出現(xiàn)手忙腳亂再復印、再歸檔的現(xiàn)象了。

（五）手稿的存檔。手稿一般能見證活動的每一個真實過程。在平時的體育活動中，每個活動計劃方案的修改或活動過程的記錄，手稿都具有真實性，更值得細心保存。如體育運動會項目原始數(shù)據(jù)、名次、獲獎名單和團體獎等記錄，都離不開原始手稿，絕不能在對體育成績打印成冊后當廢品丟棄。

對于電子體育檔案，一般不需要做目錄（紙質(zhì)檔案的目錄可以存在電子檔里，方便查找），在需要某類文件時直接在文件夾中進行查找，如果檔案較多時，可以在“我的電腦”里直接輸入文件標題進行直接查找，非常方便。

檔案管理是學校管理制度化、科學化、規(guī)范化、標準化、效能化的主要組成部分，在學校工作中具有重要地位。所以體育檔案管理和使用在學校檔案管理中也具有同樣意義，都值得在平時的工作中不斷總結和完善，使體育檔案建設更加科學和規(guī)范。

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