高校學生檔案管理存在的問題及對策

摘要：高校學生管理具有極其重要的意義，因而，面對高校學生管理管理中存在的問題，我們必須積極應對，采取相應的對策。

關鍵詞：高校；學生檔案管理；問題；對策

高校學生檔案是對學生以往學習成績、品德修養及個人特長等的直觀記錄，因而學生檔案管理可以說是高校管理培養學生水平的直觀體現。但隨著高校擴招規模越來越大，以往學生檔案管理方法中存在的問題也日益凸顯，這給高校學生檔案工作提出了新的挑戰。

一、當前形勢下加強離校畢業生檔案規范化管理的重要意義

（一）有利于畢業生在校期間的管理

第一，加強對高校學生的檔案管理，能夠對在校生起到監督鼓勵的作用。高校學生檔案評價指標為學生在校行為提出了較為明確的準則，它鼓勵學生進行一些有利于自身人格學業進步的行為，同時也對某些素質低下的行為提出了約束。

第二，加強并規范高校畢業生檔案管理工作，有利于學生養成自我監督、自主學習的好習慣，最終自由而健康的發展。學生檔案是在校生綜合素質的客觀記錄，對學生在校期間與畢業之后的生活學習起到了巨大的影響。因而無論是出于對在校時評先評優成績的考慮或是對離校后就業及人生前景的展望，學生都會潛移默化地趨利避害，既可以主動為自己人生理想奮斗，同時也避免了一些會給學生檔案留下污點的行為，這是大學生自我成長過程中的重要一環。

（二）有利于用人單位擇優選聘人才

高校畢業生檔案記錄了學生在校期間的綜合素質及獎懲情況，這為用人單位了解畢業生提供了巨大的幫助。通過規范的學生檔案，用人單位可以簡潔明了地對學生能力素質進行客觀了解、評價，避免了主觀臆斷對雙方產生的不良影響，有利于單位擇優選聘人才。

二、目前離校大學生檔案管理存在的主要問題

（一）不能全面客觀反映學生的能力素質

我國高校大學生檔案長期以來都只包含一些如體檢表、報到證存根、學業成績表等基本文件。但隨著時代的發展，用人單位對學生考核的能力范圍也在不斷擴大，舊的學生檔案已漸漸不能滿足用人單位需要，勞資雙方都需要更加翔實廣泛的學生檔案增加相互了解，以便互利互信。在此就業新形勢下，學生檔案應增加學生在校期間社會實踐活動能力評價、計算機等級證書、英語等級證書及其他特長技能競賽證書等材料以便畢業生就業。

（二）學生檔案造假現象嚴重，擾亂公平競爭就業機制

由于當今越來越嚴峻的就業形勢，許多大學生為了獲得更多更好的就業機會，選擇辦理假證、涂改成績的方法掩飾真實的自己。而有些高校甚至狼狽為奸，為了提高學生就業率，不惜采用幫助學生修改真實學習成績、擴大優秀學生數量、私自撤銷學生處分材料等方式，使學生檔案出現嚴重失真。這樣對學生檔案的造假，既破壞了高校的學風，也擾亂了畢業生就業的公平競爭機制，造成了較為嚴重的后果。

（三）落后的高校檔案管理模式，不能滿足就業工作服務需求。

隨著時代的發展，用人單位與畢業生之間的雙向選擇已日見雛形，許多新型招聘形式如供需見面會等已屢見不鮮。在供需見面會中，用人單位會首先根據學校提交的學生檔案來確定初步招聘的人選。因而學生檔案是否全面且詳實可信至為重要。但目前我國高校學生檔案卻還未能與時俱進，仍然采取舊管理模式對檔案進行管理，導致學生許多材料并未得到更新，甚至在檔案中出現明顯錯誤。這給用人單位調查并了解學生在校表現造成了困難，也影響了用人單位對該高校的整體印象。

三、完善離校學生檔案管理的幾點建議

（一）豐富學生檔案內容

高校學生檔案是國家、社會對求職畢業生進行了解、評價、選拔、錄用的重要依據，因而學生檔案應盡量全面詳實，便于用人單位對畢業生進行能力考核。我國現有學生檔案管理工作僅關注于學生的體檢表、學習成績單等基本信息，而往往忽視了對學生其他特點如英語會話能力、計算機應用能力、社會實踐活動能力等的評價。建議在以后的高校學生檔案中對學生特點進行更加詳盡的記錄，既方便了畢業生求職，也有利于用人單位招聘。

（二）完善檔案管理制度

高校學生檔案是大學生在校期間成長歷程的忠實記錄，因而應得到切實有效地管理。在檔案資料收集方面，檔案管理人員應高效快速、不失時機地向學校有關部門采集學生最新資料，并合理分類記錄在案，努力保證最新檔案材料歸案效率與質量。而在檔案日常保存方面，各級檔案主管部門則都應采取相關措施，確保學生檔案的接受、管理、收集、歸檔等工作能夠準確無誤地進行，保證學生檔案的系統完整。

（三）強化檔案信息化建設

應用電子計算機對學生檔案進行管理的設想早已有之，而在當今高校不斷擴招，學生檔案數量不斷增多、管理難度不斷加大的背景下，要求對學生檔案進行信息化建設管理的呼聲也越來越高。檔案管理部門只需運用現代化的管理手段，將每名學生的規范化檔案錄入高校學生檔案信息庫中，就能夠在日常管理中應用檔案信息庫對每個學生的檔案進行快速而準確地查詢、統計、修改，這大大改變了原有檔案管理工作中的冗長與錯漏之處，提高了檔案管理工作的效率與質量。這種信息化的學生檔案管理方式已在許多高校得到實行，建議在將來繼續大力推廣檔案信息化管理，既能夠節省人力物力，又可以為學生就業創造有利條件。

綜上所述，高校學生檔案作為學校文件中的重要組成部分，需要得到檔案管理工作者思想上的重視與實踐上的落實，對于目前檔案管理工作中存在的問題，檔案管理工作者必須加強職業素質，切實地服務于學生，同時這也是對國家、社會責任感的標志體現。

【作者單位：陜西國際商貿學院】

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