“做掉”潛在的欺詐

職業欺詐是一種組織風險，而且也許是十分重要的一種風險。它意味著，當我們大多聚焦于外部風險時，大量風險披著員工的外衣溜進了公司。許多時候，我們發現了風險，而且決心采取措施加以處理，但是日常業務的壓力妨礙了這件事，于是不得不考慮處理的成本。過了一陣子，似乎沒有糟糕的事情發生，我們也開始習慣于與這種欺詐的風險共處——簡直是助紂為虐。作為經理人，你必須有敏銳的嗅覺，做掉潛在的欺詐。

審視基本原則 最忌匆匆過場

通常來說，風險問題歸根結底都是一些基本原則問題。其中最常見的問題是：沒能分清責任及內部審計不足，或對系統不夠了解。

大多數公司的“分清責任”原則涉及金錢的時候，執行起來委實水了些。比如大家共享密碼，開支票的人也負責制作銀行往來調節表，銷售人員錄入他們自己的訂單數據，做采購的人同時又負責收貨等等。違背這項原則，可能是導致欺詐風險的最常見原因。而且，之所以會發生這種事情，是因為人們太忙或者懶惰，還有就是公司企圖節省人事成本。不論原因是什么，它帶來的風險可不小。

內部審計是直接監督背后的第二道防線，但往往非常脆弱。內部審計人員通常都工作過度，晉升機會也少得可憐。有時，工作還會把他們置于與同事對立的局面。雖然公司通常都會有一個年度審計計劃，不過這樣的計劃，幾乎不允許他們把時間花在對潛在問題的深度探索上。并且，他們從IT或管理信息系統得到的分析支持微乎其微，也沒有得到多少偵測欺詐或其他形式的風險的培訓。此外，很多公司把內部審計作為管理人才發展的項目，導致很少有人在內部審計的崗位上呆足夠長的時間，從而獲得大量實戰經驗。

許多經理人看到這里也許覺得慌亂，或把“審計”當敵人。其實你不必“擊敗”審計，你所需要做的一切，就是比審計“活”得更長久。審計計劃，不論是內部的還是外部的，都比較復雜且耗費時間。人們總是期望審計人員在一定時間內，審計完一定領域里的一定工作，不能中斷。但這并不意味著審計師要忽視一些異乎尋常的東西，相反，他可能被迫針對一些陳舊、紊亂、不完整的數據等等來展開工作。審計師會記錄下這些細節，下次會對之進行重新推敲，但是這“下一次”的反省機會，常常被你對他日常工作催三催四的命令所抹殺。試著給你的審計多一些時間吧，激勵他們對不完美細節的反省和更新，給他們足夠多的時間，自發地進行這項“深入探究反省”的工作，你將在不久后的日子里得到意外的收獲。

工資和支出，是公司資金流出的管道，因此也是各種各樣的問題出沒之處。

用一個系統中的漏洞打個比方吧：一家公司是使用機器來提供工資服務的。因此，每逢發工資，公司就有一個會計文員，把員工名單和相應的工資數據輸入到這個機器里，其他的事情就不用管了。但是有一天，這個文員注意到這個系統有一個異乎尋常的特性：它會把人名字段中的標點符號當作人名看待。因此，一個句號就是一個人名。沒過多久，該文員就找到方法在每次付薪期間為自己多開工資支票。

要命的是，經理們自以為一切盡在掌控中，他們對各種計算機系統古怪之處的了解，比不上天天使用這些系統的人。這正是風險所在。所以記住，市場聽取可信任的員工所反饋出的“系統漏洞”，就是你搭建“防火墻”的最好機會。

啟動人力資源 全面實施審計

通常，員工會盡力實現他們的業績指標，即使這需要有些許欺騙。公司里富有進取精神的銷售隊伍，就是例子之一。

銷售人員所取得的銷售業績，應該由數據錄入人員錄入到公司的銷售監控系統里。然而，在這個系統下，正是這些低級別的文員成為主要的控制點，以確保各種控制銷售業績如何取得和記錄的規則得到履行。

銷售人員通常都善于說服他人，他們找到那些支持其銷售的數據錄入人員，解釋說他們理解數據錄入人員工作量過大，接著說他們熟悉那個系統，并且表示只要得到密碼，他們就能自己輸入這些數據，而且經常是在他們去做銷售的路上錄入。他們解釋說，這樣大家都好過，因為在現有系統下，他們必須先記錄數據，然后再把它發給數據錄入人員，這些人員常常又不得不重新錄入這些數據，那樣就使工作量增加了一倍。

大多數銷售數據錄入人員都樂于這么做，因為這大大削減了其工作量。這樣的事情一旦發生，銷售數據完整性的控制點在很大程度上就消失了，大量錯誤或不一致的銷售業績被記錄，從而讓銷售人員達到銷售目標，賺取獎金。

當你在公司里發現一個問題，往往會扯出相關的其他問題。銷售數據一旦被詳細檢查，你就會發現同樣的銷售數據被記到兩個甚至三個人頭上，而且有些銷售數據還多次被記到同一個人頭上。

怎么會這樣呢？這樣的事情之所以發生，是因為銷售人員比公司更了解這個銷售監控系統。他們一旦直接進入銷售數據錄入系統，就能略微操縱銷售數據，以便多次記錄同一銷售數據或者和他們的朋友分享銷售數據，使同樣的數據記到每個人頭上。

這個例子的寓意是，人們一旦有業績指標，就會想方設法在規則的范圍內去達到這些指標。如果規則擋道，有些人就會繞道而行。他們的辦法有兩個，首先是通過說服他人或借助人脈來規避控制點，其次是比公司更了解銷售監控系統。

因此，全面審計應該從人力資源開始，仔細檢查員工的業績和公司的薪酬計劃。這往往可以在很大程度上，解釋公司各部門所呈交的數據。糟糕的或扭曲的數據既可能是“小”錯誤引起的，也可能是有人故意操縱。對公司的薪酬計劃和員工業績進行下比對吧，說不定你會發現潛伏已久的虛假欺詐。

應對財務欺詐 不要打草驚蛇

不管公司規模大小，財務欺詐是你最應該迎戰的另一個危機。在發現財務欺詐的最初24至48個小時，對你改進公司運作漏洞，或是從欺詐的員工口中套得重要信息，是一個特別關鍵的時段。

提供訴訟支持及全套會計服務的美國LLC公司的老板克里斯蒂安娜·貝贊伊斯認為：“調查財務欺詐是一件棘手的事情。在你沒有準備充分的情況下，不要打草驚蛇。”

一旦裝配好了攻擊對方的“武器”，你就可以接近那名問題員工或那群問題員工。在與他們進行談話之前，你應該先咨詢人力資源部門或首席財務官、審計委員會以及法律顧問的意見。在處理方式上，貝贊伊斯認為不應將這個懷疑對象立即開除，而應該對他采取停職留薪的處理辦法，并要求他簽訂一份保證書，保證如下內容：他不會轉移、銷毀或破壞某些文件與設備；會將公司財產如數歸還；在調查進行過程中，不會出于任何理由與競爭對手、員工、顧客、債權人以及供應商透露此事；他將全力配合調查的進行。任何背離或者違反該保證書的行為都將導致調查的終止。遵循這些方法，有助于調查人員趕在懷疑對象聘請法律顧問之前，至少與他進行一次至關重要的會談。

雖然你的第一本能，是把知曉此事的人的圈子盡量縮小，但是，你還必須快速考慮一下，公司的形象或者員工是不是正處于某種危險之中。經營媒體與演講培訓業務的凱文公司的老板凱倫·弗里德曼認為，在處理這種情況時，必須行動迅速。要問問自己，保持沉默會對公司的社會公信度，造成什么樣的潛在影響。這個時候，公司的聲譽固然重要，但肅清公司內部風氣，同樣意義重大。

除了發現財務欺詐并且處理好它所引起的短期影響外，你還需要認真反思一下這件事情是怎么發生的，這一點同樣重要。財務欺詐發生的原因可能有很多，包括：季度業績壓力過大，員工持股計劃結構松散。這些都是導致違規操作、內控不嚴或監督不力的誘因。

美國一家訴訟管理咨詢公司的總裁帕特里夏建議，時常反省“你公司的政策和流程中有哪些漏洞，使得員工敢于踩過界？”十分有必要，是防患于未然的好方法。

管理咨詢師南·安德魯斯·阿米什認為，對于冒進的企業而言，十分需要保持謹慎，防止“金玉其外敗絮其中”。在看似風光無限的企業現狀背后，務必提高警惕，如履薄冰是肯定不會錯的。