企業應如何加強專項資金管理

朱勁松

摘要：在專項資金的管理中，存在的問題主要表現在預算編制不合理、支出管理混亂和固定資產監管不力等方面。管理體制不順、缺乏監督是根本原因。加強專項資金的管理，應實行動態管理和監督，各單位還應加強固定資產和外撥資金的管理，建立、健全項目會計核算體系。

關鍵詞：項目管理 科學預算 解決策略

中圖分類號：F275文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2012）11-244-02

這些年來，隨著我國經濟的蓬勃發展，為了扶持企業及社會公共事業的發展，政府投入的專項資金越來越多，許多中小企業、微利企業、科技創新企業都能申請到專項資金；另外企業在發展過程中，為了持續發展，企業也從利潤中按一定比例提取資金作為專項科研資金，研究或購入新技術。與此相對應的是，很多單位因為專項資金管理不規范，造成了專項資金不必要的浪費和損失，使有限的專項資金沒有得到合理的利用。因此，進一步規范和完善企業專項資金的管理和使用制度，提高專項資金的使用效率，成為企業管理者面臨的新課題。

一、專項資金管理存在的主要問題

1.專項資金預算編制不合理。所謂專項資金，是國家、有關部門、上級部門下撥的或企業自提的具有專門指定用途或特殊用途的資金。這種資金都會要求進行單獨核算，專款專用，不能挪作他用。有些單位在申請專項資金時，并不是由業務部門參加預算編報工作，而是由財務部門直接申報預算。但因為財務工作人員一般不參加具體項目的實施，不了解項目需要多少經費才能完成，在編制經費預算時，財務人員經常僅憑經驗估計，定一個有可能爭取到的專項資金金額，再將這些金額按比例分配到項目的各個科目中，這就常常造成預算編制的不合理。也有些項目申報者對預算編制的重要性不重視，隨意性比較大。這些行為都違背了預算是項目實施過程中支出的依據，結題時的決算、財務審計依據的原則。

2.專項經費支出管理混亂。單位的專項經費大多實行項目負責制，大家認為專項資金應由項目負責人管理，而項目負責人大多是單位或部門的負責人，這就造成了別人不便過多干涉專項資金的支出情況，這也導致很多專項資金沒能達到預期的使用效果。在資金使用過程中，有些項目負責人隨意支付、審批項目資金，再加上有些單位財務控制比較弱，只要在正規發票上有負責人和經辦人簽字就能報銷，經常出現購買實物但不附明細清單，單據不全，無法知道所購實物的具體明細，所以無法查明此實物是否真正用于該項目；開會缺少會議通知等現象，汽車所發生的費用更無法控制，這些問題的存在都造成了支出不真實，造成了專項經費的流失，也給財務、審計部門對經費使用的真實性、合理性進行審核帶來了困難。

3.固定資產監管不力。由于各個項目內容不同，設備購置也不相同；有些項目內容相近，又常常重復購置設備，造成資源浪費，利用率低。有的設備購置時是利用專項資金購買，購入時卻經常不直接計入固定資產賬戶，而且購置的圖書、照相機、打印機、電腦、移動硬盤等設備一般由項目組成員使用，致使有些物品長期存放在個人手中。部門在對專項進行結題時，也沒有辦理嚴格的資產交接手續，對專項資金所購買的資產盤盈、盤虧、報廢、毀損等后續處理工作缺失，使固定資產賬實不符。

二、專項資金管理存在問題的根本原因

1.管理體制不順，專項資金與財務管理脫節。在申請專項資金時，因為專項資金的配置決定權在項目主管單位，而許多項目主管單位在資金分配上常常實行平均主義，因此撥款數額與項目實際需要的預算往往相差甚遠，經常項目還沒結束，資金已經用完，只得重新立項再要資金或草草收尾，影響了項目的進度和質量。還有許多專項資金項目涉及部門多，溝通協調難，細化管理就更難了。由此造成了專項資金管理工作中部門間缺乏系統的配合、協調和溝通，專項資金項目的預算信息、進展信息和財務開支信息未能做到及時、全面共享，造成經費使用和管理的混亂。

2.專項資金的管理監督滯后。有些單位專項資金來源渠道廣，項目多。也有些單位經常一個專項資金項目要許多單位共同合作完成，涉及的單位多，在項目的執行過程中，溝通協調、細化管理很難，造成了項目實施過程中的人為割裂。這些都加大了專項資金的監督檢查難度。

專項資金的管理滯后具體表現為缺乏對資金支出的實時監督，管理、財務、審計等管理部門沒有發揮其事前、事中監督職能，多數項目只是在結題后才進行審計，不能及時發現經費開支的漏洞。報銷過程中由于財務部門監督力度不夠，對發票的要素及相應的附件審核不嚴，也沒考慮各項經費支出的合理性和科學性，造成專項資金報銷不真實。另外由于多數項目結題后才進行審計，造成了在項目資金的使用過程缺乏全程跟蹤監督，喪失了及時發現問題、解決問題的先機。

三、專項資金管理的措施

1.實行專項資金的動態管理。對專項資金要實行全過程、全方位的動態管理。預算是管理的起點，決算是管理的終點，日常管理是過程。財務管理、審計監督應貫穿項目管理始終，由事后管理轉變為事前、事中、事后全過程跟蹤管理。

專項資金管理的不同階段，側重點不同。項目申報階段，專項資金應以經費預算合理為重點。預算是項目執行時支出的依據，結題后決算、財務審計的依據，財務部門、業務部門應科學制訂預算，合理、充分地估計各項可能發生的費用支出。項目執行過程中，管理的重點應充分發揮預算約束功能，嚴格按照項目管理規定，嚴格按照預算的各個科目的金額執行，杜絕經費擠占、挪用、轉移、違規使用等問題的發生。專項結題后，項目組成員應和財務人員共同完成決算工作，要求做到賬表一致、賬實相符，從而推動項目的結題結賬工作順利進行。審計部門應定期或不定期對資金的使用情況進行檢查，對預算的執行情況進行分析，應做好每個項目的績效評估，

2.加強專項資金固定資產的管理。凡是通過專項資金購置的固定資產，單位必須納入固定資產統一管理，均屬于國有資產。對于設備購置，單位應健全一系列制度，例如預算、申報、審批、購置、驗收制度；資產管理部門對所購置設備應分類別管理，進行登記、核算、立賬和建卡，還要定期或不定期進行資產清查；對固定資產因工作需要進行調配轉移的要及時辦理相關手續，保證賬賬、賬卡、賬物相實。對固定資產賬實不符的，要及時查明原因，予以處理。在項目進行過程中有人員變動時，資產管理部門要及時辦理資產變更登記。當項目結題后，將資產移交由管理部門統一保管，并由專人負責，這樣在以后的相關項目中，可以避免重復購置，從而節約經費。單位應改變分項目購置固定資產的習慣，對通用設備應建立共享機制，提高資產的使用效益，降低經費支出。

3.加強專項資金會計核算管理。建立、健全企業專項資金項目會計核算體系，加強會計核算管理。將各部門撥入的專項資金全部納入專賬專戶，實行專項資金單獨報賬制。規范財務報銷審批流程、資金撥付程序，報銷時重點審核附件的真實性與合理性，使各部門之間能相互制約與監督。對各個項目應單獨核算收入和支出，從源頭上避免挪用和擠占，準確反映項目的各項成本支出。

除此之外，還應加強對外撥資金的管理。單位應建立可操作性強的內部規章制度和審批操作程序，杜絕經費非法外流。例如建立外撥資金的審批手續，由專門部門負責審批外撥資金的合同，審核通過后，財務部門憑批準通知單，辦理資金外撥。這樣可以避免借合作之名，將經費轉到其他相關單位挪做他用。對已經外撥的資金，應進行跟蹤監督，提高外撥資金的使用效益。

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（作者單位：江蘇眾興金屬材料有限公司 江蘇南京 210000）（責編：賈偉）