關于采購管理的幾點看法

郭永春

[摘 要]采購是指個人或單位在一定的條件下從供應市場獲取產品或服務作為自己的資源，為滿足自身需要保證生產、經營活動正常開展的一項經常活動。為了實現高效廉價質優的采購目標，采購管理中,采購人員的各項能力、采購知識和素質在采購工作中起著至關重要的作用。如：成本意識與價值分析能力、預測能力、表達能力、良好的人際溝通與協調能力、專業知識。采購員還應具有良好的品德：廉潔、敬業精神、虛心與耐心、遵守紀律等。

[關鍵詞]采購管理 監督 采購人員

采購是指企業在一定的條件下從供應市場獲取產品或服務作為企業資源，以保證企業生產及經營活動正常開展的一項企業經營活動。是指個人或單位在一定的條件下從供應市場獲取產品或服務作為自己的資源，為滿足自身需要保證生產、經營活動正常開展的一項經常活動。采購是商業性質的有機體為維持正常運轉而尋求從體外攝入的過程。

為了實現高效廉價質優的采購目標，進一步適應市場經濟條件下各行業日益激烈的競爭環境，建立統一集中有序的采購市場，完善物資采購機制，形成批量優勢，降低采購成本，規范采購行為，維護企業利益，確保供應質量，提高經濟效益。

一、采購過程的監督與管理

在日常工作中，單位采購監督管理部門忙于采購日常事務，往往忽視了監督和管理，這對采購工作發展是非常不利的，要做好采購工作必須重視采購監管的作用，把握好監管重點，服務于單位采購大局，確保采購工作的健康發展，從源頭上預防和遏止腐敗。

物資采購部門依據實際需要制定采購計劃（分月計劃、季度計劃、全年計劃、），遞交審計部門備案；對于特別重大的采購項目，須先到審計部信用風險管理室辦理審批手續。審計部信用風險管理室根據需要決定是否另行組織市場調查。

二、采購信息的整理、后期的分析

檔案保存好，采購信息應都留下來了。有不少管理者很早就意識到采購管理存在問題，但苦于無力改進或來不及改進，于是要求相關人員把所有和采購相關的記錄、文件統統存檔，以待具備條件時分析信息、改進工作。

物資采購應建立考評機制，因此，應將采購物資的計劃價格、實際價格、質量、供應商以及物資使用后的實際性價比等詳細記錄，整理規范，建立評價等級制度，以備采購管理者根據這些信息來進行更有利的決策。

可見，采購工作過程管理的改進和采購信息的收集是相互影響的，要改進采購管理還是要及早，想把資料先存下來等有條件了再談改進，往往是到了想起改進采購管理的時候，相關的信息缺失就已經很嚴重了。

三、采購人員具備的采購知識、能力和素質

采購管理中,采購人員的各項能力、采購知識和素質在采購工作中起著至關重要的作用。

采購人員必須具備的能力：成本意識與價值分析能力、預測能力、表達能力、良好的人際溝通與協調能力、專業知識。作為采購人員除具備這些能力外，還要具有制定合理的采購計劃，選擇合適的供應商，并加于管理，不斷提高。在不影響企業正常生產下，降低采購成本。

1.分析能力。由于采購員常常面臨許多不同策略的選擇與制定，假如物料規格、品種購買決策、何者為企業所能接受的價格、物料如何運輸與儲存、如果管理才能得到消費者的回應。因此，采購員應具備使用分析工具的技巧，并能針對分析結果制定有效的決策。首先，采購支出是構成企業制造成本的主要部分，因采購員必須具有成本意識，精打細算，錙銖必爭，不可“大而化之”其實必須具有“成本效益”觀念，所謂“一分錢一分貨”不可花一分冤枉錢，買品質不好或不具有使用價值的物品。隨時投入與回報加以比較。此外對報價單的內容，應有分析的技巧，不可以“總價”比較，必須在相同的基礎上，逐項加以剖析判斷。

2.預測能力。在現代動態經濟環境下，物料的采購價格與供應數量是經常調整變動的，采購員應能依據各種產銷資料，判斷貨源是否充裕；通過與供應商的接觸，從其“銷售”的態度，揣摩物料可能供應的情況；從物料價格的漲跌，推斷采購成本受影響的幅度有多大。總之，采購員必須開闊視野，具備“察言觀色”的能力，對物料未來供應的趨勢能有預測能力。

3.表達能力。采購員無論是用語言還是用文字與供應商溝通，都必須正確、清晰表達采購的各種條件，例如規格、數量、價格、交貨期限、付款方式等，避免語言含混，滋生誤解。面對忙碌的采購工作必須使采購人員具備“長話短說、言簡意賅”的表達能力，以免浪費時間。“曉之以理，動之以情”來爭取采購條件，更是采購人員必須鍛煉的表達技巧。

4.專業知識。采購員所具備專業知識應能符合采購工作的需要，無論是采購哪一種物料，都必須要對其所欲采購的標的物有基本的認識。一些采購員認為，采購員不是搞研究開發的，而且往往有本企業工程技術人員及物品管理人員的協助，故不需掌握太多的專業知識，這樣就會在與供應商溝通時因為專業不熟，而陷于被動。

四、采購員還應具有良好的品德

廉潔：采購員所處理的訂單與鈔票并無太大的差異，因此難免被唯利是圖的供應商所包圍。無論是威迫還是利誘，采購員都必須廉潔，維持“平常心”，“不動心”否則以犧牲公司權益，圖利他人或自己，終將誤人誤己。“重利忘義”的人，是難以勝任采購工作的。

敬業精神：“缺貨或斷貨”實為采購人員最大的失職。固然造成或短缺的原因很多，若采購人員能有“舍我其誰”的態度，高度負責采購所需的物料，則企業的損失將會大大減少。

虛心與耐心：采購員雖然在買賣方面較占上風，但對于供應商的態度，必須公平互惠，甚至不恥下問、虛心求教，不可趾高氣揚、傲慢無禮。與供應商談判或議價的過程，可能相當艱苦與復雜，采購員更需有忍耐、等待的修養，才能“欲擒故縱”，氣定神閑地進行工作。居于劣勢時，變能忍讓求全，不慍不火，克已奉公。

遵守紀律：采購員是外出執行采購的人員，他們的一言一行都代表著企業與外界打交道，他們的工作好壞不僅影響企業的效益，而且影響企業的聲譽，因此，企業對采購員規定了若干紀律，采購員必須自覺遵守，嚴格執行。

總之，搞管理要講科學發展觀，更要有科學合理的機構機制，只要機構機制科學合理才能使管理轉變為生產力。單位采購及管理是一項重要工作,良好的管理模式及方法能夠發揮最大效率,提高材料的利用率,減少由于管理不到位而產生的所購物品閑置,以上是我對采購管理的幾點想法及看法,提出來供大家參考。