新時期企業檔案收集工作中存在的問題及對策

王淑改

企業檔案收集工作，是企業檔案工作的基礎，是企業檔案業務建設的起點。尤其在新時期，簡化檔案整理工作、強化檔案利用工作、加強檔案現代化工作的今天,檔案的收集工作的重要性已變得越來越突出。

一、新時期企業檔案收集工作存在的問題

1.領導重視不夠，檔案管理的規章制度不夠完善

我公司屬于國有大型煤炭企業，有三十余個下屬單位，近幾年，由于市場經濟的快速發展，有些單位的領導對企業檔案工作的認識不足，只注重抓企業的生產管理和經營效益，不了解生產、經營和科研材料歸檔的必要性，個別企業領導為了節省資金，認為根本沒有必要把精力和財力放在歸檔材料的形成上，如:有的單位在經營承包工作中，沒有規范的合同文本、記錄和憑證等，有的單位在某些經營管理活動中，沒有形成正規的原始記錄等，有的單位檔案管理的規章制度不夠完善，雖然建立了相應的檔案管理制度,但并不健全。有些單位歸檔范圍不清，不知道哪些材料該歸檔、哪些材料是不在歸檔范圍之列的,造成該歸檔的卻沒有收集、不在歸檔范圍內的反而收集齊全的不合理現象。

2.企業人員變動給檔案收集工作造成困難

近幾年，由于公司重組改制較為頻繁，有些單位分別進行了合并、撤消、重組等機構調整，人員變動較為頻繁，一些單位的專兼職檔案員也經常進行更換和變動，致使企業檔案人員思想不穩定，從而影響到企業檔案的收集工作，有的專兼職檔案人員工作調動時，未辦理文件材料的移交手續，只圖一己之便，把有重要保存價值的文件材料看作是個人私有財產，不去移交歸檔，造成文件材料的遺失，從而影響到企業相關工作的開展。

3.檔案材料的收集不能做到齊全和完整

主要體現在：一是檔案結構不合理。室藏案卷中大多數是上級來文，而涉及一些企業生產、科研和管理等重要的成果文件、報告、經濟合同等方面的材料，卻往往沒有歸檔或歸檔得不夠齊全、完整；二是沒有圍繞新時期企業工作的重點開展收集工作，如：對企業的科研項目、重點工程項目和新產品研制、生產、銷售等方面形成的檔案收集得較少；三是在新時期企業工作中形成的電子檔案、照片、音像等特殊載體檔案的收集不夠及時、不夠齊全和完整，且收集的質量也參差不齊。四是反映企業實際工作的各種會議記錄如黨委常委會記錄、經理辦公會議記錄等，大多數存放在企業的有關部門。

二、做好企業檔案的收集工作應采取的對策

1.依法制檔,健全歸檔制度

根據《中華人民共和國檔案法》規定“檔案工作實行統一領導,分級管理的原則,定期向本單位的檔案機構或檔案工作人員移交，進行集中管理,任何人不得據為己有”。因此，企業的每名員工都有向檔案部門移交檔案的義務。各單位可根據企業的實際情況，制定出相應的歸檔計劃和歸檔范圍。檔案部門可按照企業機構或人員的職能分工，制定內容較為具體和全面的歸檔計劃和歸檔范圍，一方面，使有關人員明確自己的歸檔職責,有利于歸檔材料的形成和積累，另一方面，由于是按機關內各組織機構人員的職能分工制定的，內容十分具體，同時,各機構或人員都有按照歸檔范圍所規定的內容積累和保管歸檔材料的義務，因此,也為保持一個企業內各種門類檔案的齊全和完整，提供了制度的保證，從而，提高了企業檔案材料收集的準確率和完整率。

2.加強檔案的宣傳教育,提高企業干部和職工的檔案意識

企業檔案部門，應加大檔案的宣傳教育工作，提高企業全員職工的檔案意識。可通過廣播、電視、出版宣傳欄、組織培訓、召開會議和開展檔案知識競賽等形式，開展檔案的宣傳教育工作，通過宣傳教育，一方面增強了企業干部和職工的檔案法制觀念，同時，也使企業檔案人員和全員職工更加重視檔案的收集工作，提高他們的歸檔意識，從而進一步促進企業檔案工作的開展。

3.根據企業實際，配備檔案人員并保持其工作的相對穩定

企業應根據檔案管理工作的實際，配備相應的檔案人員，保持檔案隊伍的相對穩定，這樣一是有利于企業檔案工作的長遠發展。檔案人員相應穩定性和連續性可以消除檔案管理人員的臨時思想，培養專業化檔案管理人才，激發檔案人員干事創業的主人翁精神，提高檔案人員責任心和使命感。二是有利于企業檔案人員業務素質和專業技能的提高。檔案管理是一門專業性較強的學科，一名檔案員從上崗培訓到熟悉業務，需要較長的時間，只有保持相對穩定，才能有效地發揮檔案人員作用，更好地服務于企業、服務于社會。

4.采取多種方式開展檔案的收集工作，確保檔案的齊全完整

（1）利用收集途徑的多渠道性,加強檔案收集工作

由于企業各門類的檔案材料專業性較強，且各種檔案材料的整理和立卷方法也有所不同,因而，需要由具備相應的專業知識和掌握該類檔案的形成規律的企業技術人員，才能承擔起檔案材料的收集、積累、立卷和歸檔工作。如果把企業各部門的檔案材料都交到企業檔案室去立卷和歸檔，這樣，既費工、又費力,且案卷質量也得不到保障；在采取部門立卷的同時，對于一些特殊部門或特殊的情況，檔案人員也可協助做好檔案材料的積累、收集、立卷和歸檔工作，這樣，企業檔案收集工作就形成了多渠道、多途徑的收集方式，從而確保檔案的齊全完整。

（2）經常深入科室和生產一線，開展廣泛的收集工作

為了做好平時收集工作，企業檔案部門應經常對業務部門的生產、科研檔案的形成、收集、歸檔等工作進行督促和檢查，對于其中存在的問題，要及時發現并提出整改意見。要加強與有關單位和技術科室的溝通和聯系，企業的科研和專業技術人員，對文件材料歸檔的認識不足，加之個人或部門工作需要留用某些資料等原因，單靠他們主動地、自覺地將形成的科研文件材料進行移交和歸檔還是有一定難度的。故企業檔案人員要及時主動地深入到科室及課題組，向他們宣傳檔案對企業發展所起的作用以及科研資料存檔的價值和重要性，增強企業科研人員的歸檔意識，并幫助他們將科研資料進行分類、整理歸檔。如我們公司在檔案收集工作中，為了及時了解企業前沿科技產品動態，掌握第一手資料，檔案人員經常深入到公司有關部室和下屬單位，參加企業產品鑒定和驗收會議，將重要的、有保存價值的檔案材料及時進行收集和整理，使公司檔案館隨時保存著企業最新的科技信息材料，為企業的生產發展和科技進步，提供著最有利的支持。

新時期，企業檔案部門只要牢牢地抓住檔案收集工作這個根本，進一步解放思想，開闊思路，突破收集工作的傳統模式，以全新的眼光發現檔案，用有效的方法收集檔案，就一定能夠實現企業經濟和檔案事業蓬勃發展的良好目標。