如何強化中職學校檔案室的服務功能

岳海紅

中職教育在我國教育體系中舉足輕重，擔負著向社會培養高素質勞動者的艱巨任務，而中職學校檔案是中職教育辦學的根基和重要的組成部分，反映了一個學校整體的辦學水平。由于受到觀念意識、軟硬件投入、人員素質等諸多因素影響，中職學校檔案室的服務功能沒有充分發揮出來，甚至成為被遺忘的“角落”，嚴重制約了中職教育的發展。所以，在新形勢下如何采取有效措施進一步強化中職學校檔案室的服務功能迫在眉睫。

一、制約中職學校檔案室服務功能發揮的幾點因素：

1.檔案室硬件建設投入不足，跟不上學校的發展步伐

中職教育歷經二三十年的發展逐漸得到重視，國家對中職學校的資金投入不斷加大，但由于中職學校普遍底子薄、基礎差，有限的資金首先被用于改善學校教學校舍，添置教學設備上，檔案室的硬件建設往往被放在最后，長期得不到重視，甚至成為了被學校遺忘的角落。設備長期得不到更新添置，影響了檔案室整體服務功能的發揮。

2.人員素質低，缺乏專業管理人員

由于長期得不到重視，管理人員大多配備不足或是人員超編人浮于事。人員構成大多是退居教學一線的老弱病殘教師或是不適合教學的人員，更有甚者為臨時聘用人員，缺乏具有檔案管理專業素質的人才，一些管理人員根本不能承擔檔案的收集、分類、編研等工作，至于檔案室里到底有哪些信息資源，管理人員沒數，有人利用時只能盲目地查找，即費時又耗力，檔案室的服務功能被廣大師生逐漸淡忘。

3.服務模式簡單落后，難以適應中職教育的特點

目前，大部分中職學校檔案室仍停留在傳統的服務模式，服務形式比較單一，服務層次比較低，服務模式比較落后，而且是被動和封閉的，滿足不了中職教育以堅持服務為宗旨、以市場為導向，走以質量取勝的內涵式發展道路的辦學要求。

4.信息化管理水平低，創新能力不足

由于資金投入不足，信息化程度水平比較低，沒有形成系統完整的信息化管理和信息化處理平臺，更無法實現信息資源的共享，某種程度上影響和局限了服務功能的創新。

二、強化中職學校檔案室服務功能的措施和辦法：

1.轉變思想，更新觀念，不斷強化硬件建設，適應學校發展需要

中職學校檔案室硬件建設方面不足，歸根到底還是主觀認識不夠造成的，要改變這一現狀，筆者認為學校的領導層首先要轉變思想、更新觀念，要把檔案室硬件建設當作一件關乎學校發展的大事來抓。當今社會，知識更新頻繁，信息量成倍增長，學校如果僅僅依靠課堂上的教學，已經遠遠不能適應時代的要求。作為學校的領導層應該充分認識到檔案室在學校教育、教學、科研體系中的重要作用，在檔案室硬件建設上要舍得花錢、舍得下力，在辦學資金有限條件下優先考慮檔案室硬件建設，逐步實現檔案室的現代化建設，使其充分發揮服務教學一線，提升師生綜合素質和綜合能力的強大作用，促進學校的辦學水平和辦學質量不斷提高。

2.提高檔案室人員素質，努力實現專業化、規范化、制度化管理

檔案室人員素質的高低，直接決定著檔案室的服務功能能否得到發揮。因此，要發揮好中職學校檔案室的服務功能，學校就應把懂專業、素質高的人員充實到檔案室，并應始終把提高人員素質當作長遠的戰略性措施來抓好。

一是要提高人員的思想素質和職業道德水平。學校應教育工作人員要樹立堅定、正確的政治方向，要熱愛本職工作，忠于事業，克盡職守，要有服務第一的工作態度和甘為人梯、無私奉獻的崇高理想和職業操守。

二是進一步提高工作人員的專業素質和文化素質。采取請進來、送出去的辦法，一方面引進高素質專業管理人才，一方面將品質好、素質高的工作人員送出去學習深造，實行持證上崗，使每一名工作人員成為檔案專業的行家里手。

三是進一步提高計算機知識和網絡應用的能力。作為一名檔案管理工作者，計算機知識和網絡應用能力必不可少，這樣才能熟練利用計算機完成檔案的分類、檢索、著錄等具體業務工作，實現信息資源的共享。

四是進一步提高工作人員的綜合能力和創新能力。作為一名檔案工作人員，要不斷提高自身綜合能力和創新能力，具體體現在能運用檔案管理專業和相關知識以及計算機信息網絡技術來處理業務的能力、技術，包括信息處理，網絡應用以及解答利用者各種咨詢等能力及一定的創新能力。

3.實行以人為本的人性化服務，突出中職教育服務特點

中職學校的辦學特點是圍繞專業課程，以學好專業知識和專業技術為主，注重培養學生的綜合素質和綜合能力，所以中職校的檔案室就應該緊緊圍繞這一中心任務，強化服務功能。

一是要以學校辦學專業為導向，有選擇的做好收集、整理、分類等工作，避免過去檔案室滿足不了師生的要求，真正讓廣大師生把檔案室當作他們學習專業知識，提高專業技能的資料庫。

二是以人為本作好宣傳工作，激發廣大師生利用檔案信息資源的興趣。中職學生與普通中學的學生相比，無論是從基礎知識、知識結構還是整體素質相比都比較薄弱，心理特征尚未定型，思想情趣不穩定，針對這些因素，要求我們必須善于引導和激發他們的興趣。

4.強化現代信息化網絡建設，不斷提高服務能力

加大中職學校檔案室的信息化網絡建設，是強化其服務功能的重大舉措。學校管理者應該首先提高認識，更新觀念，加大信息網絡建設投入，適應新時代發展的需要。

一要建立完善的檔案自動化集成管理系統，使師生通過計算機迅速查到所需要的資料的存放和借閱信息，大大提高工作效率。

二要利用網絡信息技術，建立信息數據庫，實現信息資源共享。當今社會網絡信息技術日漸成熟，廣大師生已經不僅僅滿足紙質信息來源，更多信息需要從網絡資源上獲取，所以中職學校檔案室發展也要向著電子化、網絡信息化方向上發展，要逐步建立起完善的信息數據庫資源，使信息數據庫與校園網、外網的數據連接，實現信息資源共享。

三要加大信息網絡人才的培養和使用。一方面要把掌握現代信息技術的信息人員充實到檔案管理中來，另一方面要大力加強對在職人員的培養，更新其知識結構，提高其業務水平，使他們盡快掌握信息網絡技術，使其將檔案管理的專業與信息網絡技術密切結合起來，為廣大師生提供豐富的信息資源和優質服務，促進檔案管理與服務全面走向現代化。