新形勢下如何做好人事檔案工作分析研究

摘要：人事檔案是組織、人事、勞動（或人力資源管理）部門在人事管理活動中形成的，記述和反映人員經歷、德能勤績和工作表現的，以個人為單位集中保存備查的各種方式和載體的歷史記錄。文章從人事檔案工作的任務、人事檔案管理部門的職責、人事檔案工作的管理體制及人事檔案工作機構幾個方面對人事檔案工作進行全面探析，為做好人事檔案管理工作提供有益參考。

關鍵詞：人事檔案；管理體制；工作機構；檔案；任務；職責

人事檔案是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用職工的重要依據，是國家檔案的重要組成部分。人事檔案主要來源于一定單位的人事管理活動。人事檔案能夠真實客觀地反映一個人的工作和學習經歷、個人的思想品德、業績水平、還有每個人的個性特點、專長愛好等都有原始的記錄，通過這些記錄來確定選人和用人，同時對干部考核也起到一定的參考作用。比如說干部人事檔案中的登記表、履歷表以及自傳等，是干部個人經歷、思想演變、家庭與社會關系的集中反映；歷年的鑒定，記載著個人不同時期的表現和組織的評價；入黨、入團、提職、晉級等材料，是個人在黨和組織的教育培養下成長的佐證；所以說，人事檔案是個人情況的如實記載的歷史記錄。

一、人事檔案工作的基本任務和人事檔案管理部門的職責

人事檔案工作是用科學的原則和方法管理人事檔案，提供檔案信息為組織、人事、勞動（或人力資源管理）工作服務的一項工作。人事檔案工作是組織、人事、勞動工作的重要組成部分，也是國家檔案工作的組成部分。它是為貫徹執行人事工作路線、方針和政策，選賢舉能，知人善任，為社會主義現代化建設服務的。人事檔案管理部門的職責是：

（1）保管人事檔案，為國家積累檔案史料；（2）收集、鑒定和整理人事檔案材料；（3）辦理人事檔案的查詢、借用和傳遞；（4）登記員工的職務、工資和工作變動情況；（5）為組織、人事工作提供人才信息，為有關部門提供員工情況；（6）做好人事檔案的安全、保密、保護工作；（7）調查研究人事檔案工作情況，制定規章制度，搞好人事檔案的業務建設和業務指導。（8）推廣、應用人事檔案現代化管理技術。（9）定期向檔案館（室）移交死亡員工的檔案。（10）輸其他有關事項。

二、人事檔案工作的管理體制

人事檔案工作在對其進行管理時采用的是集中統一和分級負責二者相結合的管理體制。對于歷史活動的記錄進行人事檔案方面的必要管理，是做好人事工作的前提基礎和條件，人事檔案管理是對于人事工作進行調整的客觀需要，是各級組織部門和人事部門以及勞動部門的職責所在，因此，人事檔案應由各級組織部門、人事部門以及勞動部門進行統一的集中管理。工作檔案由所在單位的勞動（或人力資源管理）部門管理，學生檔案由所在學校的教務或學生工作部門管理，軍人檔案由各級政治（干部）部門管理，干部檔案則按干部管理權限集中統一管理，這是我國現行的人事檔案的管理體制。各級組織、人事部門有明確的管理權限，分管哪一級干部，就管哪一級干部的人事檔案，做到人檔統一。這一原則，在地（市）以上單位是完全適用的，但在縣以下的單位（包括縣委、縣政府直屬單位），管的干部少，大多只有幾十人，有的甚至只有幾個人。單位小，檔案少，無專人管理，不具備保管條件，嚴重影響了干部檔案的安全保密和業務建設。為此，《干部檔案工作條例》（以下簡稱《條例》）規定：縣以下機關、單位的干部檔案相對集中管理。不具備保管條件或檔案很少的單位，其干部檔案由上級單位管理。干部檔案被納入綜合檔案室管理的單位，其干部檔案要固定專人管理。

我國人事檔案工作目前仍實行分塊管理。干部檔案工作的領導與指導，由各級黨委的組織部門負責；企業職工檔案工作由所在企業的勞動職能機構負責，接受勞動主管部門的領導與指導；學生檔案工作由所在學校的有關部門負責，由教育主管部門領導與指導；軍人檔案工作由各級政府（干部）部門負責領導與管理。除軍人檔案工作外，上述三項檔案工作均已納入全國檔案工作管理體系，由各級檔案行政部門，按《中華人民共和國檔案法》等有關規定，進行宏觀管理和協調工作。

三、人事檔案工作機構

《條例》規定：縣以上（含縣）的具有檔案管理職能的部門，應建立相應檔案管理工作機構，對干部人事檔案進行管理。每管理1000人的檔案需要配備一名專職干部，有條件的單位可以配備相應的業務指導人員。1992年，勞動部、國家檔案局頒發的《企業職工檔案管理工作規定》指出：職工檔案由所在企業的勞動（組織人事）職能機構管理。實行檔案綜合管理的企業單位，檔案綜合管理部門應設專人管理職工檔案。依據以上規定中央各部委、省、地（市）、縣均建立了人事檔案部門除管好本身的人事檔案外，還擔負本系統和全省（市、自治區）人事檔案工作的檢查與指導任務，根據指導任務的實際需要，酌情配備業務指導人員。

二十世紀末，隨著我國市場經濟地迅猛發展，組織人事制度改革的不斷深化，人員流動大潮洶涌澎湃。為適應新形勢，1996年，中共中央組織部、人事部頒發了《流動人員人事檔案管理暫行規定》，確定了流動人員人事檔案管理遵循“集中統一，歸口管理”的原則，接受同級黨委組織部門、政府的監督檢查。“授權”流動人員人事檔案管理機構為縣以上（含縣）黨委組織部門和政府人事部門所屬的人才流動服務機構（以下簡稱“人才流動服務機構”），其他任何單位不得擅自管理流動人員人事檔案；嚴禁個人保管他人的檔案。從此，我國的流動人員人事檔案統一由人才流動服務機構（或稱人才流動服務中心）管理。這種新的管理模式是我人事檔案機構的創新，也是人事檔案工作與時俱進的體現。

（作者簡介：陳欣茹（1979-），女，漢族，吉林乾安人，中級，東青島市膠州市阜安街道辦事處，研究方向為人事檔案及資料檔案管理。）