關于應用OA系統來提升企業管理效率的思考

梁育燕

[摘要]21世紀是知識經濟時代，是數字化革命和信息化生存的時代，中國企業要想在激烈的國內外競爭中占有一席之地，除了要具備領先的科技和管理水平之外，更要具備領先的信息建設能力和運用能力。要提高中國企業的整體競爭實力，關鍵在于更新管理者的觀念和加強現代科學技術的運用，其中應用實施OA系統是提高企業管理效率的有效途徑。本文從OA系統的定義出發，重點闡述了OA系統的應用可以有效提升企業管理效率所體現的主要方面，并簡述了我們企業在應用和實施OA系統中所應注意的要點，以期對大家能有所幫助。

[關鍵詞]OA系統應用企業管理效率要點

一、前言

OA系統（Office Automation），是指利用電腦進行全自動的辦公，是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式，目的是提高效率。日常工作的所有內容都可以歸入OA處理的范疇，如工作流管理、文字處理、文件謄寫、傳真、申請審批、辦公用品、公文管理、會議管理、資料管理等，這些都是日常辦公工作的處理范圍。廣義講，對于提高日常工作效率的軟硬件系統，包括打印機、復印機以及辦公軟件都可以成為OA系統。狹義上講，OA系統是處理組織內部的事務性工作，輔助管理，提高辦公效率和管理手段的系統。

二、OA系統的應用可以有效提升企業管理效率主要體現在以下幾個方面

1.OA系統能有效提高企業辦公效率

現代企業每天都會有大量的文件需要處理，特別是企業的管理層，而這類日常的文件處理，絕大部分都可以在OA系統中進行管理、處置。OA系統可根據企業自身的要求自動對各類文件進行匯總、分類，大大縮短了傳統的人工收集、整理、分類的時間，提高文件處理的效率。同時，OA系統的開放性又能夠讓企業的管理層不論身處何處，只要有計算機網絡的接入，就可以登錄企業OA系統在線處理事務，實時了解企業的各項信息、員工的工作情況、以及整個企業的運行狀況，并在發現問題時，可以及時通過OA系統向各個相關部門處理并發布具體的改進通知，有效地提高了企業內的溝通效率。

2.OA系統有利于打破部門壁壘、打造出良好的協同平臺

對企業管理層來說，只要建立一個標準的公共辦公事務管理流程就可以在企業內部建立統一管理模式；對于企業員工來說有流程的規范化，就有了可以遵循的規范和學習范例，可以說，流程是對企業內部最佳運營的規范和固化。由于企業內部各部門職能不一樣，制度建設也存在差異，因此各部門的有效溝通與協調一致就成為企業管理亟待解決的問題。而OA系統的流程管理因其在企業內部使用統一的、標準的流程操作，使其可以有效地打破部門壁壘，打造出良好的內部協同平臺，有效地解決了企業內部的協調一致以及有效溝通難的問題。由此可見，企業應用實施OA系統，一方面可以使企業內部更加容易協調一致形成合力，另一方面可以更加高效的利用企業人力資源，進而能夠大大地提升企業的管理效率。

3.OA系統實現了流程和管理真正結合

企業需要的是高效運作，OA系統的全面應用，可快速有效提高管事流程。OA系統可以結合企業特點、特性對企業OA系統進行相關的功能的微調與完善，進而可以在企業內部建立一套科學、完善管理體系，便于對各項事務進行更為高效地管理。OA系統為企業所引入的一個全新管理流程帶動信息、物資和資金在企業內部無障礙地流轉，并可及時的知道各個部門流程、工作計劃安排，同時間協同辦公，任務清晰，讓每天的工作流程都非常清晰明了。同時，同事間也能夠在統一時間相互配合工作，營造出了一個工作愉快環境，有問題及時提出來，實現了高效的協同辦公。如此一來使得OA系統的應用和企業的管理真正結合起來有效地提高了企業的管理效率。

三、我們企業在應用OA系統來提升企業管理效率時所應注意的要點

1.建立健全規章制度，企業領導牽頭推廣，各部門協調配合

OA系統往往涉及單位各個部門及人員，涉及面較廣。其引入的新的管理理念和模式很大程度上改變了員工傳統的作業習慣。在推廣過程中，難免要遇到各種阻力，因此，要從制度和人員上加以保證。首先，通過將OA系統的實施制度化，制定OA系統運行的規定及一整套實施細則，明文要求強力推動系統的使用，尤其要切斷非必要的傳統紙質信息流轉形式；同時，在人員方面單位領導要帶頭堅持使用，不使系統卡在某些關鍵的審批環節，而各部門之間也要充分協調配合，利用OA的信息共享平臺，把行政管理和業務實施在OA平臺上開展起來，使之成為工作習慣，以促進系統迅速、切實地應用起來。

2.關注新舊數據的遷移與共享

信息系統建設中有一句老話：三分技術、七分管理、十二分數據。因此我們企業在OA系統建設過程中要打破傳統的信息孤島現象，對數據資源進行統一規劃，并制定統一的數據標準和建立整個OA系統共享的中心數據庫。如果不能對這些已有數據進行正確的整理和遷移，常常會讓新的OA系統成為空殼，無法支持業務的順利開展，也使企業寶貴的數據資產損失，更無法實現知識管理，同時整理數據的工作往往耗時費力。為此，在企業OA系統在實施推進過程中可成立專門的數據項目組，對舊系統遺留的歷史數據進行整合，做好新舊系統的無縫銜接，降低企業員工適應使用新系統的難度。OA系統作為日常辦公的基本業務平臺，允許用戶方便地自定義各種業務流程和表單和其他系統進行數據整合并生成各種統計報表，預留良好的接口，方便信息數據的導入導出，從而能最大限度地減少使用者的重復勞動，實現新舊數據無縫銜接。

3.充分運用人性化的設計與管理

OA系統調試和應用過程中可增加一些人性化的東西。比如領導工作繁忙，可將一些非關鍵的流程交由其他崗位掌握進度，在審批的界面可以設定一些常用的審批語言以供簡單點擊選擇，從而可以盡量簡化審批流程。在內部短信、郵件功能上可以設定自定義群組，實現短信、郵件有針對性地群發。隨著3G移動網絡的部署，大部分OA系統都設置了相關移動OA系統，因此可以利用移動OA系統將原有OA系統上的公文、通訊錄、日程、文件管理、通知公告等功能遷移到手機上，讓用戶可以隨時隨地進行掌上辦公，OA系統這些人性化的功能讓企業員工體會到信息化帶來的便利，從而更樂于接受企業新系統的應用。同時，可以在企業內部對OA系統進行分步實施，從易到難啟動各個功能模塊。先選擇一些最為常用的、且容易掌握的功能進行推廣，增加企業員工對OA系統的適應性。然后逐步地開放復雜一些的功能模塊，進而弱化員工對企業新系統的抵觸情緒，以確保OA系統的實施和推廣的效率。

4.要進行全面的用戶培訓

網絡化的OA系統使得幾乎人人都可能成為OA系統的使用者，對企業職工進行必要的OA系統應用培訓決定了今后企業員工對OA軟件的使用程度，因此對企業員工培訓是成功實施OA系統的重要因素。培訓方式上可采用授課和現場培訓的方式進行，針對不同的管理層級（高層管理人員、中層骨干管理者和普通用戶）和不同的用戶權限（系統管理、業務管理、行政管理）制定相應的培訓方案。一方面，通過對OA理論和OA軟件系統功能的使用操作、數據采集等方面的內容進行不同層次的培訓，使企業員工能懂得OA基本原理、相關管理知識和具體的OA系統操作方法，從而提高企業員工的技術水平。另一方面，通過培訓可以提高企業全員對實施OA系統根本意義的認識，提高他們的積極性和主動參與意識，以及提高和增強他們的信心和熱情，使所有員工都能盡快地進入角色。只有這樣才能充分地發揮OA系統的效用，提高企業的管理效率，為企業發展與壯大提供堅實的后盾。

四、結語

隨著市場經濟的發展，企業間的競爭日趨激烈，各個企業為了在激烈的市場競爭中占據有利地位通常會采取兩種措施：一是擴大市場，拓展新業務，采用新技術開發新產品；二是采用各種各樣的手段和措施加強和提高企業的管理效率，減少內部管理費用和企業運行成本。OA系統以其高效、快捷地的工作效率受到越來越多企業的青睞，已成為企業發展的必然趨勢，因此，建立適合企業發展的OA系統就顯得尤為重要。

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